blog

5 douanevalkuilen voor logistieke dienstverleners

Distributie

Slordige artikelomschrijvingen, verkeerde tariefbepaling, onvolledige adresgegevens of incomplete oorsprongsbewijzen: in het internationale douaneplichtige goederenverkeer zitten valkuilen die hoge kosten en veel tijdverlies tot gevolg kunnen hebben. Herhaaldelijk voorkomende fouten wekken bovendien de argwaan van douane-instanties over de gebruikte software, bijbehorende processen en foutvermijdingsstrategieën. Herman Strijtveen, product manager bij Kewill noemt de meest voorkomende valkuilen en geeft aan hoe logistieke dienstverleners douaneprocessen soepel kunnen doorstaan.

5 douanevalkuilen voor logistieke dienstverleners

 

  1. Verkeerde tariefbepaling
    De handelsrekening is bij de in- en uitvoer van goederen de basis voor de douaneaangifte. Met het oog op een eenduidige tariefbepaling moet de handelsrekening daarom een volledige beschrijving van de goederen bevatten. De importeurs moeten daarom heldere afspraken maken met de leveranciers. Een goederenomschrijving is volledig als voor elk ingevoerd artikel informatie is opgenomen over gebruiksdoel, materiaal en kwaliteit op basis waarvan een douanetariefnummer kan worden toegekend.De ervaring leert dat het handig is als de leverancier het artikelnummer van de importeur opneemt in zijn rekening. Als niet duidelijk is in welke categorie een artikel thuishoort, kunnen verkeerde tarieven uiteindelijk resulteren in naheffingen of te hoge invoertarieven. Om veel tijd te besparen bij elke in- en uitvoer, is het verstandig een database aan te leggen van alle gangbare artikelen, met basisgegevens en de relevante douanetariefnummers.
  2. Naheffingen en te hoge douanetarieven
    Bij de tariefbepaling wordt een product ingedeeld in het elektronische douanetarief en krijgt het een douanetariefnummer. Als de goederen bij de invoer onder een verkeerd tariefnummer worden aangegeven, worden alleen de invoerrechten gerekend die bij deze code horen. Dat leidt tot te hoge of te lage douanetarieven.Verkeerde tariefbepalingen zijn lastig omdat de douane de goederen zelden bekijkt. Slechts ongeveer 1,5 procent van de ingevoerde goederen wordt daadwerkelijk gezien. Fouten in de douaneaangifte kunnen daardoor jarenlang onopgemerkt blijven. Als de douane dan toch een controle uitvoert, kan dit tot een naheffing leiden. Voorkom naheffingen en te hoge douanetarieven door basisgegevens altijd up-to-date te houden.
  3. Verkeerde gegevens
    Douaneaangiften met onvolledige of verkeerde gegevens behoren tot de meest voorkomende oorzaken van vragen en vertragingen. Zo worden douaneaangiften met onjuiste informatie over het aantal stuks door de douane geweigerd. Het douaneprogramma van de logistieke dienstverleners moet daarom de aangiften al controleren en op tijd alarm slaan. Daarbij kan bijvoorbeeld de combinatie van het aantal stuks en het gewicht de basis vormen voor een geautomatiseerde waarschijnlijkheidscontrole.Ook het totaalbedrag van de invoer is van belang voor douane-instanties. Dit moet op de rekening staan om de volledigheid van documenten met meerdere pagina’s te kunnen controleren. Omdat de douanewaarde in de regel omgerekend moet worden naar euro’s, is het ook nodig om aan te geven in welke valuta de rekening is opgemaakt.
  4. Verkeerde oorsprongsverklaringen
    Zonder geldige oorsprongsverklaring is de oorsprong van een artikel niet aangetoond. Dat leidt tot vertragingen en naheffingen. Als de autoriteiten betwijfelen of de oorsprong klopt, kan het voorkomen dat oorsprongsverklaringen na de invoer ongeldig worden verklaard. Daarnaast kan er voor hetzelfde product in ieder invoerland een andere oorsprongsverklaring nodig zijn en kunnen bij de uitvoer verschillende regels gelden voor re-export.Het is daarom essentieel dat logistieke partijen op de hoogte zijn welke oorsprongsverklaringen vereist zijn in het betreffende land, en dat verklaringen nauwkeurig worden gecontroleerd en onderzocht voordat artikelen worden geëxporteerd.
  5. Medeplichtigheid
    Volgens het Europees Douanewetboek zijn alle bij de invoer betrokken partijen invoerrechtenplichtig totdat de invoeraangifte is afgehandeld of de goederen de EU weer verlaten hebben. Met betrekking tot valse bewijzen van preferentiële oorsprong, is het denkbaar dat ook voor indirecte betrokkenheid bij belastingontduiking of belastingfraude strafmaatregelen of boetes van toepassing zijn. Bij lange leveringsketens is de kans op medeplichtigheid groter. Controleer daarom altijd nauwkeurig op fouten met een geautomatiseerde waarschijnlijkheidscontrole.

“Bij import en export bestaan allerlei valkuilen”, zegt Herman Strijtveen, Product Manager Customs Benelux bij Kewill. “Vaak komen ze pas na jaren aan het licht. Partijen die betrokken zijn bij het invoeren van goederen moeten niet vergeten dat een douaneaangifte even belangrijk is als een belastingaangifte, en dat valse aangiften strafrechtelijke gevolgen kunnen hebben. Reden te meer dus om te controleren of aangiften juist zijn en processen waterdicht.”