artikel

Voedselbank Oldenzaal gevoed met logistieke kennis

Distributie Premium

Voedselbank Oldenzaal gevoed met logistieke kennis

Logistics Engineer David Otto besteedde zijn vijf bijzonder-verlofdagen aan de Voedselbank in Oldenzaal. De opdracht: stroomlijnen van de goederenstromen, de operationele processen en de uitgifte van de voedselpakketten op vrijdag. Een persoonlijk verhaal uit de praktijk…

Tekst is aangeleverd door Yacht

Ik ben in dienst als Logistics Engineer bij detacheringsbureau Yacht, momenteel gedetacheerd bij Apollo Vredestein in Enschede. Jaarlijks mag ik vanuit het detacheringsbureau in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) vijf bijzonder-verlofdagen besteden aan een maatschappelijke opdracht.

Dit jaar koos ik voor de lokale Voedselbank in mijn woonplaats Oldenzaal. Een logische keuze door eerdere contacten en donaties in het recente verleden. Bovendien verplaatst mijn interesse zich steeds meer naar de logistiek van maatschappelijke ondernemingen en humanitaire organisaties. Logistiek ten goede van een samenleving. Een prachtkans om daar iets in te mogen betekenen. En wie weet een opstapje naar meer op dit gebied, wellicht zelfs internationaal.

Van opdracht tot eindproduct in vijf dagen

De opdracht vanuit de Voedselbank kwam op het volgende neer: observeren van de goederenstromen, de operationele processen en de uitgifte van de voedselpakketten op vrijdag. Fokke van der Veer, landelijk bestuur Logistiek Voedselbanken Nederland, adviseerde me te beperken tot praktische adviezen. Dit gezien de weinige beschikbare tijd. De kunst van eenvoud, structureren en denken in besparingen is me gelukkig gegeven.

In de vijf beschikbare dagen voor deze opdracht heb ik:

  • meegekeken in de operatie
  • gesprekken gevoerd met de verschillende commissies, coördinatoren, inpakkers, chauffeurs
  • collega-voedselbanken in de regio bezocht en gesproken
  • het adviesrapport geschreven en binnen het bestuur gepresenteerd.

Mijn bevindingen heb ik verwerkt tot een advies voor standaardisatie van werkzaamheden en een rapport met bevindingen en oplossingsrichtingen. Enkele adviezen zijn direct geïmplementeerd, andere zaken zijn besproken of worden nog ten uitvoer gebracht.

Voedselbank, zo werkt het

Voedselbanken Nederland is de landelijke koepelorganisatie waarbij bijna 160 voedselbanken en 8 distributiecentra aangesloten zijn. Zowel bij de landelijke vereniging als lokale voedselbanken werken uitsluitend vrijwilligers. Ze streven naar armoedebestrijding, verdwijnen van voedseloverschotten en minder belasting van het milieu.
De Stichting Voedselbank Oost Twente is in maart 2008 opgericht. De voedselbank is werkzaam in de gemeenten Oldenzaal en Dinkelland.

Kans: locatie regionaal distributiecentrum

“Let eens op wat we meekrijgen in Deventer tegenover het ingezette materieel.” De eerste dag bij de Voedselbank Oost Twente in VoedselbankenOldenzaal begon met bovenstaande quote van het Hoofd Transport. Tijdens de eerste dag mocht ik meteen mee naar het regionale distributiecentrum (RDC) in Deventer. Gezien de functie van dit RDC was een tweede besparing ook zichtbaar: brandstof en afschrijving.
Deventer voorziet Twente, Salland en rand Veluwe van voedsel. Het geografische middelpunt daarvan ligt in Rijssen, waar een bestaande voedselbank gevestigd is. Ruw geschatte regionale besparingsmogelijkheid bij verhuizing van het RDC naar Rijssen, zonder rekening te houden met een zwaartepuntanalyse: 160 kilometer per week, 8.500 kilometer per jaar.

Kans: onderlinge samenwerking en brengservice

Via onderlinge samenwerking kan het bovenstaande met een factor 1,5 vergroot worden. Iedere voedselbank rijdt nu afzonderlijk naar Deventer. Dus bijvoorbeeld ook Losser, Oldenzaal, Hengelo, Enschede, Almelo. En ze rijden niet altijd vol. Ik zie mogelijkheden.

Dit staat dan nog los van het laten brengen van de goederen (kans), in plaats van zelf ophalen met veel inzet van mens en middelen. Enkele gedoneerde kubieke meters per week per Voedselbank moeten toch haalbaar zijn voor een logistiek dienstverlener met een gemiddelde bezettingsgraad van niet meer dan 70% op binnenlandse distributie?1 Dus óf laten brengen óf samenwerken óf de functie van RDC overhevelen naar Rijssen (en alsnog samenwerken of laten brengen).

Kans: verbeteringen in ergonomie

Naast de bevindingen op het gebied van transport viel in de interne logistiek op dat ze slim omgaan met de weinige ruimte voor ontvangst, opslag, verwerking in kratten, koeling en uitgifte. Met name op vrijdag is het een georganiseerde chaos waarbij het tijdig kunnen aanbieden van de pakketten het hoofddoel is. Echter, een kenmerk van de vrijwilligers is de gemiddelde (gepensioneerde) leeftijd. Het lossen gaat verre van mechanisch, ofwel een kans op gebied van ergonomie.

Inmiddels is een elektrische palletstapelaar aangeschaft. Openstaande kansen: operationele afspraken om zoveel mogelijk op pallets aangeleverd te krijgen of in kratten tot een maximaal gewicht, evenals de aanschaf van een korte rollerbaan voor stukgoed, van de losplaats naar de werkvloer.

Kans: juiste informatie op juiste moment

Organisatorisch valt winst te behalen op het verzamelen en delen van de juiste informatie op het juiste moment en het (deels) standaardiseren van werk. Weten wat precies klaarstaat bij het RDC op vrijdag, de uitgiftedag, voorkomt dat met teveel materieel heen en weer gereden wordt. Daarnaast wordt voor de vele werkzaamheden voor de coördinatoren geen gebruik gemaakt van een al bestaande maar nooit gedeelde werkomschrijving. Een voorbeeld van onbewuste verspilling van kennis.

Kans: kennisdeling met regionale voedselbanken

Naast kansen voor interne communicatie en samenwerking ligt er een kans voor meer samenwerking en kennisdeling met collega-voedselbanken in de regio. Dit onder meer op gebied van transport, informatievoorziening, voorraadbeheer, voedselwerving en manier van werken. Dat hier mogelijkheden (en wensen) liggen bleek eens te meer uit een bezoek aan Voedselbank Enschede en telefonisch contact met Arnhem.

Tot slot: LEAN en SQDCC

Ik twijfel in hoeverre ik basiselementen van LEAN-management kon aandragen zonder de organisatie te vermoeien met bedrijfsjargon en daarmee het vrijwillige karakter teniet te doen. Toch wil ik benadrukken dat logistiek het doel van de gewenste servicegraad dient richting de cliënten, tegenover de laagst mogelijke interne kosten. Oftewel bedrijfsmatig bezien de focus op SQDCC:

  • Safety = persoonlijke veiligheid
  • Quality = kwaliteit van pakketten en processen
  • Delivery = tijdig gereed voor uitgifte
  • Costs = interne kosten om de uitgifte tot stand te brengen
  • Cash = liquide middelen voor de bedrijfsvoering

Tips hiervoor? Graag! Dan kan ik volgend jaar een vervolg geven aan de eerste vijf dagen. En tot slot: ook van betekenis zijn voor de Voedselbank? Informeer bij een Voedselbank bij jou in de buurt.

Auteur David Otto

1) Bron: TLN Transport in cijfers 2014, pag. 143, grafiek 188

Reageer op dit artikel