artikel

Deurwaarders werken efficiënter met nieuwe ritplanning

Distributie Premium

Deurwaarders werken efficiënter met nieuwe ritplanning

De gerechtsdeurwaarders van Groenewegen + Partners (G+P) leggen dagelijks honderden huisbezoeken af. De ritplanning hiervan wordt nu centraal opgesteld in ritplanningssysteem PTV Smartour, dat de routes daarna doorgeeft aan de TomToms van de deurwaarders. “Zo kunnen we snel schakelen voor een optimale service en toch efficiënt werken.”

Tekst komt van PTV Smartour

“Overzicht. Dat is het belangrijkste voordeel van de planning in Smartour. Op basis daarvan kunnen we snel beslissingen nemen zonder concessies te hoeven doen aan de efficiency”, zeggen manager Deurwaardersdivisie Teo van de Mheen en planner Richard Mouton. G+P is vanuit 11 vestigingen in ons land actief voor een brede klantenkring, die varieert van advocatuur tot woningcorporaties en het MKB.

“Voorheen werden de dossiers op elke vestiging per wijk gegroepeerd. Op basis daarvan bepaalden de deurwaarders zelf welke route ze gingen rijden”, vertelt Van de Mheen. “Dat kostte hen zo’n 1,5 à 2 uur per dag. Ook was het vaak lastig wijzigingen door te voeren omdat overzicht over de uitvoering van het werk ontbrak.” Daarom besloot G+P in 2008 de planning te centraliseren en automatiseren met PTV Smartour.

Prioriteit springt in het oog

G+P maakt alle exploten en andere stukken digitaal aan in haar informatiesysteem Otho. Daarbij wordt vastgelegd op of voor welke datum een stuk uitgebracht moet worden. Is dat morgen of de nabije toekomst, dan exporteert Otho de opdracht naar PTV Smartour dat draait op het hoofdkantoor in Utrecht. Met deze opdrachten gaan dagelijks twee planners aan de slag.

“Onze eerste focus zijn de prioriteiten. Die springen eruit op het planscherm van Smartour”, zegt Mouton. “We zien meteen welke opdrachten vanwege een wettelijke termijn uiterlijk de volgende dag of volgens afspraak met de klant voor een bepaalde datum afgehandeld moeten worden. Ook oudere opdrachten waarvoor we zelf een deadline bepalen, zijn zichtbaar.”

Dit heeft volgens Mouton meerdere voordelen. “We worden als planner geholpen om de wettelijke bepalingen in de gaten te houden: die worden vanuit Otho meegegeven aan Smartour. En terwijl we bezig zijn met het inplannen van de huisbezoeken die echt afgehandeld moeten worden, verdwijnen de andere opdrachten niet naar de achtergrond. Dat maakt het eenvoudig om beide met elkaar te combineren. Daarmee hebben we de doorlooptijd van de opdrachten zonder wettelijke of afgesproken deadline kunnen verkorten.”

Ritplanning: altijd overzicht

Naast de prioriteit heeft G+P een aantal andere filters aangemaakt in PTV Smartour, met name om snel zicht te hebben op de hoeveelheid werk en de locatie daarvan. Zo kan de planning de huisbezoeken per vestiging of per wijk bekijken. “Alle informatie wordt gevisualiseerd op een kaart”, zegt Mouton. “Daardoor heb je direct zicht op wat je wilt weten en zijn knelpunten meteen duidelijk.”

’s Morgens rond 6.00 uur komt automatisch de eerste import van opdrachten uit Otho binnen in PTV Smartour. “Rond 11.00 uur doen we een extra upload om uitval en nieuw werk nog mee te kunnen nemen”, aldus Mouton.

Hij geeft aan dat elke ochtend de routes worden gepland voor de volgende werkdag, zowel voor de deurwaarders als de moneycollectors. Voor beide groepen maakt G+P een aparte planning. “Dat is nodig omdat moneycollectors geen opdrachten mogen doen voor deurwaarders. Andersom is wel mogelijk”, legt Mouton uit. “In Smartour kunnen we gemakkelijk switchen tussen beide planningen en huisbezoeken van moneycollectors doorzetten naar de deurwaarders.”

Directe interface met TomTom

De planners wijzen de opdrachten op het planscherm van PTV Smartour zelf toe aan een deurwaarder of moneycollector. Daarna optimaliseert de plansoftware de volgorde binnen de route. “Hierbij houdt het systeem rekening met specifieke eisen die we aan opdrachten stellen”, vertelt Mouton. “Bijvoorbeeld dat ze op of voor een bepaald tijdstip uitgevoerd moeten zijn.”

Aan het begin van de middag worden de routes voor de volgende dag doorgegeven aan Otho zodat ze zichtbaar zijn voor de deurwaarders en moneycollectors. Mouton: “Zo hebben ze voldoende tijd om de stukken te controleren en printen.”

Ook stuurt PTV Smartour de geplande routes naar de TomTom navigatiesystemen van de betreffende deurwaarders en moneycollectors. “Zij krijgen de opdrachten in de juiste volgorde te zien op hun TomTom”, licht Mouton toe. “Als ze een opdracht selecteren, start de navigatie automatisch op. Ze hoeven dus geen adressen meer in te voeren.”

Efficiency en servicegraad verhoogd

“Sinds de deurwaarders en moneycollectors geen omkijken meer hebben naar het inplannen van de opdrachten, hebben ze meer tijd om deze uit te voeren”, vertelt Van de Mheen. “Bovendien kunnen we efficiënter plannen en hebben we door een snellere afhandeling van opdrachten onze service verder kunnen verbeteren.”

Positief aan PTV Smartour vinden Van de Mheen en Mouton ook dat het ritplanningssysteem stabiel draait en goed is af te stemmen op de eigen organisatie. “Samen met PTV hebben we Smartour helemaal kunnen finetunen op ons eigen werk. Dat maakt het systeem heel gebruiksvriendelijk.”

 

Reageer op dit artikel