artikel

Van Oort optimaliseert ritplanning en service

Distributie Premium

Van Oort optimaliseert ritplanning en service

“Consumenten accepteren geen lange levertijden meer, zelfs niet bij producten waarbij dat gangbaar was. De druk om alles sneller te doen wordt steeds groter”, constateert Franklin Roodnat, ICT-manager bij logistiek dienstverlener Van Oort. “Dit betekent dat ook wij minder tijd krijgen om ons werk te doen.” Met de inzet van het ritplanningssysteem PTV Smartour houdt Van Oort dit onder controle.

– tekst van leverancier-

Van Oort uit Eck en Wiel bestaat uit drie divisies: transport, verhuizingen en verhuur van bedrijfswagens. “Transport doen we deels dedicated voor onze opdrachtgevers, met hun logo op de auto’s en chauffeurs in hun bedrijfskleding”, vertelt Roodnat. “En onder de naam TS Meubeltransport verzorgen we groupage van meubels.” Ook vervoert Van Oort verpakkingsmaterialen en grondstoffen voor koffieautomaten.

“Onze service gaat een stap verder dan alleen een pallet afleveren aan de deur”, zegt Roodnat. “Wij zorgen er bijvoorbeeld ook voor dat koffie, bekertjes, melk en suiker in de kantine op de tweede verdieping netjes in de juiste kast worden gezet. Dat functioneert alleen in een situatie van vertrouwen tussen de klant en onze medewerkers.”

Een integraal onderdeel van Van Oorts dienstverlening is ook de actuele informatievoorziening aan klanten. Roodnat: “Naast kosten besparen was dat voor ons de belangrijkste reden om de ritplanning met PTV Smartour te automatiseren en optimaliseren.”

Automatisch plannen

Dagelijks heeft Van Oort zo’n 80 auto’s op de weg die tussen de 500 en 2.000 orders uitleveren in de Benelux. Tot eind 2012 werden die deels handmatig gepland in het transportmanagementsysteem (TMS), terwijl de transportplanning voor de verpakkingsmaterialen door de klant werd aangeleverd. Sinds de implementatie van PTV Smartour in februari 2013 doet Van Oort de planning van alle orders zelf.

De overstap naar een geautomatiseerde ritplanning heeft de logistiek dienstverlener gedegen aangepakt. “Eerst hebben we een WMS geïmplementeerd plus een upgrade van ons TMS, beide van TANS. Ook is gezorgd voor een goed werkende interface tussen het TMS en het ERP-systeem MS Dynamics AX van onze klant”, licht Roodnat toe. “Daarna zijn we begonnen met PTV Smartour.”

Van Oort koos voor een geleidelijke overgang naar automatisch plannen. “Om de planners te laten wennen aan het systeem zijn we gestart met handmatig plannen in PTV Smartour”, legt Roodnat uit. Nu is Van Oort bezig met automatisch plannen. “Samen met PTV hebben we de software zo ingericht dat PTV Smartour in het begin al 80% van de planning precies zo weergaf als de planner wilde zien. Dat zorgde voor een goede acceptatie.”

Tijdig informeren

Elke middag stelt Van Oort een ritplanning samen voor overmorgen. “Daar was één planner voorheen vijf à zes uur bezig. Met PTV Smartour is dat binnen twee maanden teruggebracht tot twee uur”, vertelt Roodnat. Als het systeem helemaal is ingericht verwacht hij dat het planproces nog maar één uur per dag in beslag neemt.

Dankzij deze tijdwinst verbeterde Van Oort de service aan haar klanten. “We beschikken nu veel eerder over de ritinformatie dan voorheen en kunnen klanten altijd tijdig informeren over wanneer we langskomen.” Dit gebeurt grotendeels automatisch, via het TMS. Roodnat: “PTV Smartour gebruiken we waarvoor het bedoeld is: de ritoptimalisatie. Verder is het TMS voor ons leidend.” Alle orders komen vanuit het TMS binnen in PTV Smartour, dat op haar beurt de geplande ritten terugstuurt naar het TMS. Dit zorgt er vervolgens voor dat opdrachtgevers en hun klanten een e-mail ontvangen met de verwachte aankomsttijd.

Optimale beladingsgraad

Optimalisatie van de planning betekent voor Van Oort naast tijdwinst niet zozeer minder kilometers rijden. “Voor ons is een optimale beladingsgraad veel belangrijker”, stelt Roodnat. “Bij meubels maakt een goede benutting van de laatste één à twee kuub vaak het verschil tussen winst of verlies op een rit.”

Om de belading via PTV Smartour zo optimaal mogelijk te plannen is een correcte input cruciaal. “Zaken als het juiste volume van lading en laadruimte of de juiste venstertijden bij het ontvangstadres luisteren heel nauw”, is de ervaring van Roodnat. Daarom legt Van Oort deze informatie nauwkeurig vast in het TMS en WMS. Zo worden de exacte afmetingen van de lading door het magazijnpersoneel ingevoerd in het WMS. Dat geeft ze door aan het TMS, waarna ze met de order worden meegestuurd naar PTV Smartour.

Multi-user

Bij Van Oort is dagelijks één planner aan het werk met PTV Smartour. Ondanks dat heeft Van Oort toch behoefte aan een multi-user oplossing. “Ook het hoofd transport en de teamleiders werken met het plansysteem, onder meer om de geplande en werkelijk gerealiseerde ritten met elkaar te vergelijken”, licht Roodnat toe.

Belangrijk vindt hij ook dat PTV Smartour niet alleen met meerdere depots kan plannen, maar ook met vele verschillende ordersoorten. “We hebben meerdere depots, vier in Nederland en één in België, en elke transportsoort kent zijn eigen ordertypes”, zegt Roodnat, die goed te spreken is over PTV Smartour. Zijn motto is dat je waar mogelijk ICT moet inzetten om slimmer te werken en zo kosten te besparen en de service aan klanten te verbeteren. “Daar past PTV Smartour naadloos in.”

Reageer op dit artikel