artikel

Wat is Guidance on Supply Chain Responsability?

Distributie

In december 2008 deed de Sociaal-Economische Raad (SER) een oproep tot maatschappelijk verantwoord ketenbeheer. Daarbij verwees de SER naar een beleidsnota van de Internationale Kamer van Koophandel. Deze beleidsnota is eind 2007 gepresenteerd onder de titel ‘Guidance on Supply Chain Responsability’. In 2008 zijn de praktische aanbevelingen uitgewerkt in een zes-stappenplan met de titel ‘Guide to Responsible Sourcing’.

De International Chamber of Commerce (ICC) of Internationale Kamer van Koophandel zet zich sinds 1919 in voor een vrij internationaal handels- en investeringssysteem en bescherming van intellectueel eigendom. De ICC vertegenwoordigd ondernemingen uit vele sectoren in130 landen. Een belangrijke taak is het opstellen van codes en standaards voor het internationale bedrijfsleven.

 

Waarom is een richtlijn nodig?

De verwachtingen die de maatschappij heeft, beperken zich steeds minder tot alleen de activiteiten van internationale ondernemingen zelf. Zeker in sectoren waarin bedrijven delen van het productieproces uitbesteden aan derden, richten maatschappelijke verwachtingen zich in toenemende mate ook op het internationale ketenbeheer vanondernemingen.

 

In veel landen laat de nationale wetgeving en het toezicht immers te wensen over. Daarom kan een bedrijf niet verwachten dat alle lokale bedrijven voldoen aan acceptabele standaards.

De ICC heeft met de Guidance on Supply Chain Responsability een aantal aanbevelingen voor maatschappelijk verantwoord ketenbeheer willen doen. Instrumenten die daarbij kunnen helpen, zijn informatieverstrekking, training, audits, gedragscodes en monitoring van prestaties.

 

Wat is verantwoord ketenbeheer?

De ICC definieert ketenbeheer als een vrijwillig committment van bedrijven om op verantwoorde wijze invulling te geven aan hun relaties met toeleveranciers. Deze verantwoorde wijze slaat zowel op sociale prestaties (bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden) als op milieuaspecten.

 

Omdat een bedrijf honderden en soms zelfs duizenden toeleveranciers heeft, kan het bedrijf moeilijk verantwoordelijk worden gehouden voor alles wat er in de keten gebeurt. Maar wat volgens de ICC wel van bedrijven mag worden verwacht, is dat zij constructief met de leveranciers in hun keten samenwerken om sociale en milieuprestaties te verbeteren. Overigens gaat verantwoord ketenbeheer in feite niet alleen over het upstream-, maar ook over het downstream-deel van de keten.

 

Wat is de richtlijn voor verantwoord inkopen?

Verantwoord inkopen betekent dat sociale en milieuaspecten door bedrijven vrijwillig in aanmerking worden genomen in hun beleid ten aanzien van toeleveranciers. De ervaring leert dat één incident bij één toeleveranciers een onevenredige hoeveelheid negatieve publiciteit kan opleveren met alle schadelijke gevolgen van dien. Daarom zijn steeds meer bedrijven zich gaan bezighouden met verantwoord inkopen.

 

Op basis van de Guidance on Supply Chain Responsability heeft de ICC een Guide to Responsible Sourcing ofwel richtlijn voor verantwoord inkopen opgesteld. Dit is een set concrete aanbevelingen in de vorm van een zes-stappenplan:

  1. Zorgvuldig selecteren van toeleveranciers
  2. Communicatie van verwachtingen van de toeleverancier over voldoen aan toepasselijke wetgeving
  3. Integratie van duurzaamheidscriteria in inkoopproces
  4. Helpen van leveranciers bij het vaststellen van hun eigen standaarden
  5. Monitoren van compliance van de leverancier
  6. Managen verwachtingen van stakeholders en rapportage over ketenbeheer

 

Stap 1: Een toeleverancier kiezen

Zorgvuldig te werk gaan bij het kiezen van toeleveranciers is één van de beste manieren om te zorgen voor continuïteit en blijvende efficiency in de internationale toeleveringsketen, en voor langdurige merkentrouw.

 

Bij het kiezen van een toeleverancier tellen niet alleen de kosten, maar ook andere criteria:

  • productkwaliteit en productveiligheid;
  • continuïteit en snelheid van levering;
  • bescherming van intellectuele eigendom.

 

Ook andere normen moeten hierin worden meegenomen:

  • arbeidsomstandigheden;
  • milieu- en veiligheidsnormen;
  • mensenrechtenbeleid.

 

Wie wil inkopen in lage-lonenlanden moet vooraf een risico-analyse maken, zodat arbeids- en milieuomstandigheden in een vroeg stadium aan het licht komen. Om te beginnen moeten bedrijven zich verdiepen in de sociale en milieuwetgeving en de kwaliteit van de handhaving daarvan in het productieland.

 

Stap 2: Wees duidelijk over de naleving van wet- en regelgeving

Bij het afsluiten van een contract moet een bedrijf aan zijn toeleveranciers duidelijk maken dat ze zich aan alle nationale wet- en regelgeving moeten houden.

 

Ook relevante internationale verdragen, die soms verder gaan dan nationale wetgeving, kunnen hierin worden meegenomen. Voorbeelden daarvan zijn:

  • Verklaring inzake de Fundamentele Principes en Rechten op het Werk
  • Universele Verklaring van de Rechten van de Mens

 

Bedrijven kunnen ook zelf een gedragscode opstellen of aansluiten bij een branchevereniging die een gezamenlijke gedragscode heeft opgesteld. Voorbeelden daarvan zijn:

  • Business Social Compliance Initiative
  • Electronics Industry Citizenship Coalition
  • International Council of Toy Industries CARE Foundation

 

Stap 3: Integreer verantwoord inkopen in het inkoopbeleid

Bedrijven moeten verantwoord inkopen in het inkoopbeleid integreren. Doen ze dat niet, dan kunnen ze het hun toeleveranciers erg lastig of zelfs onmogelijk maken om de sociale en milieunormen na te leven. Denk aan spoedopdrachten, last-minute-wijzigingen of bestellingen die de capaciteit van de toeleverancier overschrijden. Dat kan leiden tot extreem overwerk en andere excessen.

 

Er zijn twee manieren waarop bedrijven hiermee kunnen omgaan:

  • Door hun inkopers beter bewust te maken van de gevolgen van hun beslissingen op productieniveau
  • Door bij de productieplanning te zorgen voor een betere afstemming tussen de eigen inkopers, de verkopers van de toeleverancier en de productieafdelingen.

 

Stap 4: Help toeleveranciers om eigen bedrijfsnormen vast te stellen

Het is beter om toeleveranciers te stimuleren zelf een verantwoorde werkwijze te ontwikkelen dan domweg verplichtingen op te leggen. Essentieel daarbij is om te benadrukken dat een verantwoorde bedrijfsvoering commerciële voordelen oplevert op het gebied van kwaliteit, productiviteit, contractverlenging en minder personeelsverloop.

 

Een belangrijke stap is om de toeleveranciers direct te betrekken bij het opstellen van prestatiedoelen. Eventueel kan een bedrijf ook trainingen aan zijn toeleveranciers aanbieden. Directie en personeel kunnen bijvoorbeeld getraind worden om te leren toezicht uit te oefenen, beter om te gaan met het milieu en meer rekening te houden met gezondheid en veiligheid.

 

Stap 5: Controleren

Bedrijven kunnen hun toeleveranciers vragen om uitgebreide informatie over hun sociale- en milieubeleid te verstrekken. Ook kunnen ze ter plaatse gaan controleren in hoeverre aan de prestatiedoelen wordt voldaan.

 

Om prestatiecontroles daadwerkelijk effectief te maken, zouden de directie en het personeel erbij betrokken moeten worden. Zij zouden bijvoorbeeld training en instrumenten kunnen krijgen om hun eigen controlesysteem te ontwikkelen. Als het aantal toeleveranciers te groot is, kan het nuttig zijn om alleen de belangrijkste productieprocessen van de meest risicovolle toeleveranciers te controleren.

 

Stap 6: Verwachtingen van belanghebbenden en verslaglegging

Om het vertrouwen van klanten te winnen, kunnen bedrijven informatie verzamelen over de prestaties van hun toeleveranciers en die in een jaarverslag of andere vorm presenteren. Zo’n verslag moet worden gebruik om prestaties te meten en verbeterpunten te signaleren.

 

Omgaan met tegenvallende prestaties

Bedrijven moeten er rekening mee houden dat sommige schakels in de keten zich niet altijd aan de afspraak houden. In dat geval moeten met de leverancier afspraken worden gemaakt over een realistisch tijdpad om verbeteringen door te voeren.

 

Als het niet lukt om verbeteringen door te voeren, moet serieus worden nagedacht over beëindiging van de samenwerking. Dat mag echter alleen een laatste redmiddels zijn. Het gevolg kan immers zijn dat voor de leverancier de middelen wegvallen om de bedrijfsvoering te verbeteren, met als gevolg dat de omstandigheden alleen nog maar verder verslechteren.

 

Checklist

De onderstaande checklist bevat een aantal belangrijke stappen die bedrijven kunnen zetten bij het aangaan van relaties met toeleveranciers:

  • Verdiep u in de sociale en milieuwetgeving in de productielanden van de toeleveranciers en ga na hoe het zit met handhaving
  • Controleer of de beoogde toeleverancier in aanmerking komt voor onafhankelijke certificering betreffende sociale en milieunormen.
  • Vertel uw toeleveranciers duidelijk wat u van hen verwacht, en maak duidelijk dat ze minimaal aan de wetgeving moeten voldoen.
  • Onderzoek potentiële risico’s en maak afspraken over de gewenste prestaties. Maak zo nodig gebruik van een gedragscode. Zorg dat de eisen worden opgenomen in commerciële contracten.
  • Maak uw inkoopmedewerkers ervan bewust welke gevolgen hun inkoopbeleid kan hebben op het functioneren van de toeleverancier.
  • Beoordeel de voorzieningen en werkwijzen van toeleveranciers, onder meer door onafhankelijke controle-instanties in te schakelen of ter plaatse te gaan kijken.
  • Ga na of er branchegebonden initiatieven zijn die nuttig kunnen zijn om beoordelingen uit te voeren en om informatie en training over verantwoorde bedrijfsvoering te verstrekken.

 

Bron: Verklaring Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO), SER, december 2008.

Reageer op dit artikel