artikel

4.1 Hardware kosten

Distributie

De kosten van een TMS zijn niet eenduidig te vangen in een simpel rekenvoorbeeld. Een uitgangspunt is een kostenpost van 4.000 euro per werkplek. Maar voor kleinere of grotere bedrijven gelden afwijkende cijfers. We noemen hier de kostencomponenten.

U heeft servers nodig om een TMS op te draaien.

 

Rekenvoorbeeld:

Stel dat u met 10 medewerkers op kantoor werkt: 2 directie, 2 order-entry, 3 planners, 1 facturatie en 1 administratieve ondersteuning. U heeft dan ongeveer nodig:

  • 1 server voor de applicatie
  • 1 server voor de database

 

De kosten voor een dubbele server met operating systemen bedragen:

Quad Xeon server met Windows Server + gespiegelde schijven + voldoende geheugen

€ 12.000,- 
Databasesoftware      €   2.000,-
Windowsserver-software    €   4.000,-.
Inrichten server   €   1.250,-
Totaal  € 19.250,-

 

Opmerking:

Als uw leverancier Linux gebruikt zijn de softwarelicenties goedkoper. Als uw leverancier Sun of IBM-AS400 hardware gebruikt zijn de kosten vaak hoger.

 

4.1.1  Garanties

Let erop dat uw leverancier exact opgeeft wat u nodig heeft. Duizend euro besparen door wat minder geheugen te plaatsen geeft veel ergernis als de server spoedig traag wordt. Laat uw leverancier een garantie geven dat het systeem minimaal 3 jaar goed kan draaien zonder noemenswaardige groei van het bedrijf.

 

Soms is het aantrekkelijker de hardware van een andere leverancier te betrekken dan uw TMS-leverancier. Pas ervoor op dat u niet in een traject terecht komt waarin uw TMS-leverancier de fouten afschuift op de hardwareleverancier. Liever houdt u het in één hand en is uw TMS-leverancier overal voor verantwoordelijk. U kunt wel een andere hardwareleverancier nemen maar laat de integratie dan regelen door uw TMS-leverancier. Een regionale leverancier kan vaak sneller reageren bij hardware problemen.

 

4.1.2  Backup

Regel een goede backup op tape. Laat iedere dag een volledig backup van alles maken en bewaar regelmatig een tape langere tijd. Bewaar de tapes elders door bijvoorbeeld een planner deze mee naar huis te laten nemen. Zo kunt u bij brand toch nog achteraf bij uw gegevens.

 

Daarnaast is het zinvol na te denken over een calamiteitenscenario. Een server begeeft het en wat doet u dan? Praat hierover met uw leverancier. Door een noodprocedure te implementeren kunt u bijvoorbeeld met een beperkt aantal medewerkers direct verderwerken. Veelal zult u de planning online willen houden om de auto’s te kunnen blijven aansturen. Neem dit bij de implementatie mee, al kunt u het als een latere stap implementeren. Als het ingericht is, laat uw leverancier het ook testen!

 

4.1.3  Remote beheer

Veel leveranciers vragen toegang op afstand tot uw systeem. Bij een probleem of zelf pro-actief kunnen zij in uw systeem kijken hoe het loopt. Bij problemen kunnen zij op afstand meekijken en waar nodig ingrijpen. Bespreek dit met uw leverancier: is het mogelijk, welke tijden gelden hiervoor en wat kost het?

 

4.1.4  Overige hardwarekosten

Vaak zijn er op kantoor verouderde PC’s aanwezig. Als u het TMS vervangt, kijkt u meestal ook naar nieuwe PC’s. Houd dan rekening met het volgende:

  • Haal alle fratsen van uw PC’s: deze gaan sneller kapot en zijn niet nodig. Let wel op voldoende geheugen etc.
  • Kies zoveel mogelijk dezelfde hardware, dat is makkelijk voor het onderhoud.
  • Kies voor de planning een dubbel scherm.

 

Denk bij het gebruik van Microsoft servers ook eens aan thin clients. Dit zijn kleine kastjes waarop u uw scherm, muis en toetsenbord aansluit. De kastjes maken het mogelijk allemaal centraal op de server te werken. Erg makkelijk in onderhoud en de kastjes gaan niet snel defect. Ook nemen ze maar weinig ruimte in. Een ander voordeel is het feit dat de kastjes erg zuinig zijn en u dus minder warmte op kantoor heeft. Een nadeel is wel dat wanneer de server plat gaat, niemand meer kan werken. Zorg dus voor een backup.

 

4.1.5  Hosting

Diverse TMS-aanbieders, maar ook externe partijen zoals UltimIT bieden de mogelijkheid de hardware en het beheer daarvan uit te besteden. Uw software draait dan op een – meestal zwaar beveiligde – server van de aanbieder en u heeft qua hardware op kantoor alleen nog een snelle internetverbinding en PC’s of thin clients nodig. Met een eigen login maakt u via internet gebruik van de software die u nodig heeft. De aanbieder verzorgt het systeembeheer en onderhoud aan hard- en software, zoals het vervangen van hardwarecomponenten, het installeren van het TMS of een update en het maken van backups.

Voor deze service, die hosting wordt genoemd, betaalt u een vast bedrag per gebruiker, meestal per maand. Hierbij behoort de aanbieder die de hardware beheert garanties af te geven over de ‘uptime’ van het systeem, de tijd waarop het systeem in de lucht is. Ook moet worden vastgelegd wanneer updates worden geïnstalleerd en wat er gebeurt in geval van calamiteiten.

Reageer op dit artikel