artikel

Fresh Freight koppelt douanesoftware aan luchtvrachtapplicatie

Distributie Premium

In bepaalde sectoren is het gebruik van douane–software niet meer weg te denken. De markt voor aan bederf onderhevige waren (perishables) is zo’n sector. Goederenstromen staan er onder een gigantische tijdsdruk en een snelle afhandeling van zowel douane- als keuringsformaliteiten is meer en meer een must.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 8 februari 2008.

De markt waarin luchtvrachtexpediteur Fresh Freight op Schiphol actief is, stelt hoge eisen. Snelheid en efficiency staan onder druk en klanten hebben vaker behoefte aan actuele informatie over de zendingstatus. “Als gevolg van die veranderingen en de invoering van het Cliënt-systeem wordt douane- en keuringsafhandeling meer een specialisme. Onze toenmalige expediteur had moeite aan de strengere markteisen te voldoen en wij besloten zelf douaneagent te worden”, legt logistiek manager Loek Vink uit. Het Cliënt-systeem is een overkoepelend systeem van het Ministerie van Landbouw waarop alle binnenkomende zendingen aangemeld moeten worden en van waaruit de verschillende keurings–instanties worden aangestuurd.

      

Voor blok gezet

Mede omdat de eigen douaneafdeling nog maar net was opgestart, koos Fresh Freight voor een applicatie die op een centraal punt wordt beheerd en die via internet toegankelijk is: het systeem van Minihouse. “Dat werkte perfect, totdat we door de Douane en de PD (Plantenziektekundige Dienst) voor het blok werden gezet met de invoering van het Cliënt-systeem”, legt Vink uit.

         

Fresh Freight klaart ondermeer veel bloemen in voor diverse bloemenveilingen in Nederland en kon volstaan met één aangifte per veiling per week. Door de invoering van Cliënt moest er per zending aangifte worden gedaan, waardoor het aantal aangiften per veiling per dag explosief steeg tot ongeveer 160. Bovendien is er de nodige overlap bij de douaneaangiften en de aangiften voor de PD. Fresh Freight moest nood–gedwongen op zoek naar een manier om een hogere productie aangiftes te genereren.

        

Enorme tijdwinst

Samen met Minhouse werd een systeem ontwikkeld met als uitgangspunt een eenmalige invoer van gegevens. Het systeem maakt gebruik van één dossier voor zowel invoeraangifte als Cliënt-aangifte. Alle retourinformatie wordt automatisch aan het dossier bijgevoegd.

         

Basis voor het nieuwe systeem is de applicatie Sprinter 2000 van CDS Software, die al draaide bij Fresh Freight. Sprinter 2000 wordt gebruikt voor het maken van luchtvrachtdossiers met behulp van een dossiergerichte database. Doordat de database geschikt is gemaakt voor luchtvracht kan ook logistieke restdata, zoals vluchtnummers en tariefstellingen, in het dossier worden opgenomen.

         

Veel invoergegevens voor Sprinter 2000 zouden eveneens ingegeven moeten worden in Minihouse. Doordat de applicatie nu is omgebouwd, kan Fresh Freight volstaan met een eenmalige invoer van álle data. De tijdwinst per zending is enorm; waar eerder per dossier ongeveer 40 minuten nodig was, wordt nu volstaan met 6 tot 7 minuten. “Bovendien hebben we nu een extra controleslag achter de hand, doordat Minihouse de informatie altijd controleert. Als er iets niet klopt, krijgen we automatisch een foutmelding retour”, vult Vink aan.

        

Ook retourinformatie van Douane en PD worden automatisch toegevoegd aan het dossier, zowel in Minihouse als in Sprinter 2000. Vink beschikt zo over een dubbele databeveiliging. Doordat de informatie lokaal (op Sprinter 2000) beschikbaar is, kan deze tevens worden gekoppeld aan bijvoorbeeld een facturatie; inclusief de bijbehorende bescheiden. “We kunnen onze klanten echt van alle gewenste informatie voorzien zonder dat daaraan extra werk is verbonden”, weet Vink.

         

Kader bij artikel:

INTERNATIONALISERING

Fresh Freight is sinds een jaar ook actief in België (Luik). Daar worden binnenkort papierloos de douaneaangiftes verzorgd. Dat gebeurt op basis van de Nederlandse software, zodat medewerkers vanuit Schiphol aangifte kunnen doen in België. Fresh Freight speelt daarmee een pioniersrol bij de verwachte internationalisering van douaneaangiftes, de komende jaren.

Reageer op dit artikel