artikel

Douaneautomatisering biedt grenzeloze mogelijkheden

Distributie

De Europese Commissie werkt toe naar één centraal douanesysteem voor het in- en uitklaren van goederen. Automatisering van zoveel mogelijk, liefst alle, handelingen bespaart vooral bij de douane veel mankracht. Maar maakt dat de keuze voor een leverancier van douanesystemen eenvoudiger?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 8 februari 2008.

Veel bedrijven stappen over naar het Overheids Transactie Poort (OTP) systeem. Dit is nodig voor de digitale uitwisseling van gegevens met de douane. OTP is wel eens omschreven als een tunnel met tweerichtingsverkeer. Het systeem verwerkt centraal van verschillende overheidsinstanties het berichtenverkeer met bedrijfs–leven. Ook de douane maakt gebruik van OTP. Veel bedrijven stappen over van DigiAccess/X25 op communicatie via OTP (SMTP) voor de elektronische uitwisseling van data met de overheid. De gegevens die een bedrijf erin stopt, kunnen er alleen bij de douane uitkomen. Deze zal dan toestemming moeten verlenen, zodat de goederen daadwerkelijk verzonden kunnen worden. Veiligheid van deze ‘tunnelverbinding’ is gegarandeerd en vereiste nummer één wil het een succes worden. De overstap van DigiAccess naar OTP is volgens Remmet van Luttervelt van Dataficiency Software & Advies een logische. “OTP is een soort beveiligde mail–verbinding die je met de douane legt, voor het versturen van grote hoeveelheden berichten naar de douane. Zodoende werkt elk bedrijf straks via hetzelfde systeem.”

 

Veranderende regels

Douaneregels veranderen regelmatig. Het is voor logistiek dienstverleners en verladers zaak bij te blijven. De Europese Commissie is de initiator van deze veranderende regels en streeft naar één Europees douanesysteem, waarbij de douane met zo min mogelijk mankracht en vooral aan de buitengrenzen van de EU opereert. Vanuit Europa wordt daarom aangestuurd op een vergaande douaneautomatisering, zodat de ‘handjes’ van de douane zich alleen bezig hoeven te houden met de echt dringende zaken. Voor bedrijven levert het investeren in goede douaneoplossingen ook nog eens een voordeel op in de vorm van minder vertraging omdat minder douanecontroles plaatsvinden. Ronald de Vries van Minihouse, leverancier van douanesoftware en douaneconsultancy, hierover: “Hoe beter je als bedrijf je zaakjes op orde hebt en hoe beter geautomatiseerd je goederen aangeeft, des te meer vertrouwen kweek je bij de douane. Die laat je vervolgens graag met rust zich meer bezig te houden met de ‘echte’ problemen aan de buitenrand van de Europese Unie.”

 

Eens per maand aangifte

Er zijn verschillende manieren om aangifte te doen. Kodak bijvoorbeeld koos ervoor om een vergunning te krijgen om eens per maand aangifte te doen. Zo wilde het EDC in Bunschoten graag zelf de inklaring van films uit Mexico regelen. De ERP-oplossing was, zoals zoveel ERP-oplossingen, niet uitgerust met een up-to-date douanefunctie. Kodak vroeg leverancier van supply chain oplossingen RedPrairie om haar DLx Duty Management te koppelen aan het ERP-systeem. Voor het maken van een handboek waarin staat hoe Kodak berichten moet aanleveren bij de douane nam Kodak de consultancyclub Ernst & Young in de arm. Ook verzorgde Ernst & Young voor de benodigde certificaten voor douane-entrepot type E. Er zitten meer voordelen aan het goed uitdenken van douaneoplossingen. Financieel gezien kan het interessant zijn om goede systemen aan te schaffen die voor transparantie in de werkzaamheden zorgen. Kodak verdiende de implementatie van het duty management systeem in vier maanden terug door de toegenomen mogelijkheden. Het bedrijf heeft nu een vergunning voor een douane-entrepot E. Over de goederen die het bedrijf doorvoert naar niet EU-landen betaalt het bedrijf geen invoerrechten meer. En over de goederen die binnen de EU blijven, betaalt het bedrijf de invoerrechten pas bij uiteindelijke verzending, bevestigt Remmet van Luttervelt: “Inderdaad bieden steeds meer logistiek dienstverleners douaneactiviteiten aan. Doorloopsnelheid is van groot belang. Tussen het verzenden van de gegevens en het inklaren zit soms minder dan een minuut tijd. Bedrijven met een AEO-status worden door de douane meer vertrouwd en de aangever zal minder worden gecontroleerd. Maar veel angst voor fraude hoeft de douane niet te hebben, de boetes zijn hoog en het te grabbel gooien van je goede naam is niet te becijferen! Door goede automatisering worden fouten in aangiften voorkomen.” 

 

Jaarlijk tussen vier en zeven miljoen besparing

JVC in het Belgische Boom is recent live gegaan met een WMS-oplossing (MLS) voorzien van een douaneoplossing van de Nederlandse softwareleverancier Davanti. Jaarlijks bespaart JVC tussen de vier en de zeven miljoen euro door tijdens het eerste invoicing proces slimmer met douaneregels om te gaan, een werkwijze die overigens pas mogelijk werd sinds de invoering van het WMS gekoppeld aan de douanesoftware oplossing (zie ook case op pagina 19).

JVC heeft door het WMS met ingebouwde douanefunctionaliteit de mogelijkheid om rapportages, inklaring, etc., zelf te verrichten. Maar ook staan alle gegevens in één database in plaats van op verschillende plaatsen waarbij een interface als bindmiddel dient. Wel moet JVC extra goed allerlei zaken rondom inklaring bijhouden, het bedrijf moet kunnen bewijzen op welke invoicing de goederen binnen zijn gekomen. Het moet de douane inzage in de geschiedenis van goederen kunnen geven.

Zowel Kodak als JVC hebben besloten om de douaneaangelegenheden zelf uit te voeren. Dat is een keuze die veel kleinere bedrijven niet maken. Sterker nog, volgens Dominique Willems van Maco, een leverancier van douanediensten, kiezen de meeste bedrijven ervoor deze uit te besteden omdat ze simpelweg de kennis dan wel de mankracht missen. Vereist vanuit de douane is dat er binnen een bedrijf twee personen op de hoogte zijn van de douanehandelingen en dus kennis hebben van de software waarmee ze moeten werken. Maar volledige uitbesteding is volgens Willems niet altijd rendabel voor kleine mkb’ers. Dat is ook de reden dat Willems met zijn bedrijf in het gat tussen beide keuzes is gesprongen. Volgens de algemeen manager van Maco hebben de kleine mkb-ondernemers vaak behoefte aan een partij die ze bijstaat in het geval van vragen over douanezaken. “Ook kunnen we veel bedrijven een dienst verlenen door garant voor ze te staan in het geval dat ze niet over alle vereiste vergunningen beschikken.” Door de koppeling van de douaneoplossing met ERP en WMS-oplossingen, in de laatste versie van de Maco-oplossing, is het bovendien eenvoudiger om aangiftes van de mkb’er via het systeem van de dienstverlener naar de douane te verzenden.

 

Koppelingen

Het koppelen van douaneoplossingen aan reeds bestaande softwareoplossingen binnen een bedrijf, zoals ERP en WMS-oplossingen, is iets dat langzaam meer prioriteit krijgt. Kees Westerhuis, directeur bij KSD Software International: “Bij mijn weten is er maar één ERP-leverancier die iets van een douaneoplossing in huis heeft, SAP. En ook WMS-leveranciers hebben geen eigen oplossing in handen, hooguit door een overname van een douanespecialist. En als een WMS-leverancier wél een douaneoplossing heeft, dan is het vaak voor een of enkele landen, terwijl elk land eigen douane–regels heeft. Data-uitwisselen tussen landen kun je dan als bedrijf wel, maar op het vlak van regels blijf je achter.” Leveranciers merken ook dat bedrijven steeds vaker zoeken naar douanesystemen, ook een eenvoudige integratie van het ene systeem met het andere wordt belangrijker gevonden. Leveranciers proberen daar natuurlijk op in te spelen, zo zorgen ze ervoor dat hun eigen oplossingen te koppelen zijn met bijvoorbeeld een ERP van een bekende leverancier. Ronald de Vries van Minihouse noemt de huidige markt voor douaneoplossingen een vervangingsmarkt. “Ook vandaag de dag nog worden er allerlei softwareapplicaties gebruikt voor het afhandelen van douanezaken. Die moeten worden gekoppeld aan andere bedrijfssystemen. Met de vervanging van de oude oplossingen door nieuwe oplossingen zie je ook dat de pakketten meer naar elkaar toegroeien. Bedrijven werken echt naar een uniform e-customs markt toe. Het is aan ons de taak om ervoor te zorgen dat er goede koppelingen worden aangebracht tussen die verschillende oplossingen.” En juist voor het leggen van die koppelingen zijn de laatste jaren meer mogelijkheden gekomen.

 

Kader bij artikel:

AEO CERTIFICERING GEWILD

Dienstverleners zien brood in het AEO-certificaat (Authorized Economic Operator) en willen het zo snel mogelijk behalen.

Leveranciers van douanesoftware stellen zich wat voorzichtiger op en vinden dat goed geautomatiseerde aangiftes al veel douanebezoeken voorkomen. Uiteraard is AEO meer dan alleen douanesoftware. 4PL-er Meerendonk was één van de eerste die een AEO-certificering aanvroeg. Door toekenning van het certificaat aan bepaalde ketens is douaneafhandeling voor bedrijven met AEO-status eenvoudiger.

Logistiek dienstverlener Rotra Forwarding startte met de implementatie van een nieuw douane aangifte systeem van Fiton uit Dordrecht. De aangiften voor ECS, NCTS en Sagitta worden via het elektronische postkantoor van de overheid verwerkt. Rotra wil in mei 2008 volledig live zijn met alle modules, inclusief aansluiting op het DGVS-systeem. Dit verwerkt gegevens tot een rapportage voor gebruikers en douane instanties. De kantoren Doesburg, Rotter–dam en Schiphol zullen op het systeem gelijktijdig hun aangiftes verzorgen.

Reageer op dit artikel