artikel

R. Nagel profiteert van integraal personeel- en ritplanningsysteem

Distributie Premium

R. Nagel profiteert van integraal personeel- en ritplanningsysteem

De groei die Transportbedrijf R. Nagel uit Oude Meer de afgelopen jaren meemaakte had als nadeel dat de personeelsplanning in combinatie met de rit-en routeplanning steeds ingewikkelder werd. De oplossing werd gevonden door het personeelsplanningsysteem Harmony te koppelen aan de rit- en routeplanning Ortec TD. “Met deze oplossing willen we meer overzicht creëren in onze planning”, zegt projectleider Gerrit-Jan Laseur van R. Nagel.

De groei die Transportbedrijf R. Nagel uit Oude Meer de afgelopen jaren meemaakte had als nadeel dat de personeelsplanning in combinatie met de rit-en routeplanning steeds ingewikkelder werd. De oplossing werd gevonden door het personeelsplanningsysteem Harmony te koppelen aan de rit- en routeplanning Ortec TD. “Met deze oplossing willen we meer overzicht creëren in onze planning”, zegt projectleider Gerrit-Jan Laseur van R. Nagel.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: R.Nagel   Leverancier/dienstverlener: Ortec
Plaats: Oude Meer  
Branche: logistiek & transport   Bedrijfsgrootte: middelgroot: 100 – 399 werknemers
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam: Harmony en Ortec Transport & Distribution  

Tot voor kort maakte het transportbedrijf, dat zich vooral bezighoudt met de distributie van gepalletiseerde luchtvrachtzendingen vanaf Schiphol en de regionale distributie van levensmiddelen, gebruik van maar liefst twintig verschillende Excel sheets voor de roosterplanning van het personeel. “Alle planningen tot en met de vakanties werden apart door ons geregistreerd in meerdere pakketten. Het gevolg was: veel dubbele handelingen vanuit ons Transport Management Systeem (TMS) met daarbinnen veel correcties op het laatste moment. Erg lastig als je te maken hebt met een complexe distributie van hoogwaardige goederen die een hoge snelheid vereisen. Gevolg van deze werkwijze was dat de personeelsplanning steeds lastiger werd”, schetst Laseur.

De oplossing om de gehele planning onder te brengen in het TMS viel al snel af. “De planningsmogelijkheden in TMS bleken voor ons vrij beperkt te zijn”, aldus Laseur.

 

Grotere flexibiliteit

Toch diende er snel een oplossing te komen voor dit planningsprobleem want Nagel groeit hard en de klant eist een steeds grotere flexibiliteit in de levertijden. Daarbij komt dat de invoering van de 48-urige werkweek in de recente CAO voor het beroepsgoederenvervoer R. Nagel dwingt om, net als collega transportbedrijven, na te denken over een andere invulling van de personeelsplanning. Laseur: “We hebben in dit proces softwareleverancier Ortec benaderd of ze een oplossing konden bieden voor ons in de vorm van een personeelsplanningsoplossing en een rit- en routeplansysteem.”

 

Koppeling applicaties

De softwareleverancier uit Gouda kwam vervolgens met het Harmony-pakket voor de personeelsplanning en Ortec Transport & Distribution (Ortec TD) bedoeld voor de rit- en routeplanning. Binnen dat proces kwam het idee naar voren om beide applicaties met elkaar te koppelen, waardoor R. Nagel de personeelsplanning en rit- en routeplanning in een systeem kan uitvoeren, wat veel tijd bespaart in het planningsproces. Laseur: “Het komt er op neer dat we in dit systeem onze drie belangrijkste planprocessen onderbrengen. In Harmony staat de personeelsplanning en –beschikbaarheid op lange termijn en in Ortec TD het transportproces van de volgende dag (‘Next Day’) en de zelfde dag (‘Same Day’).”

 

Cylisch rooster

Bij het opmaken van de planning in de rit- en routeplanning kan de planner ook gelijk vanuit Harmony de gegevens inzien over de beschikbaarheid van personeel. Die gegevens stuurt hij door naar Ortec TD, waarmee hij vervolgens de chauffeurs kan koppelen aan trucks en materieel.

Laseur: “Het hele systeem is een cyclisch rooster waarin beide systemen elkaar voorzien van informatie over bijvoorbeeld het aantal uren dat een chauffeur op een dag heeft gedraaid. Als bijvoorbeeld een chauffeur in Ortec TD staat ingepland voor 27 uur en er zijn nog 23 uur over voor hem dan geeft Harmony een seintje van let op: dat is niet mogelijk omdat hij dan over de 48 uur heen gaat, die in de CAO is vastgelegd. Bijkomend voordeel is verder dat we nu goed zicht hebben of een chauffeur op een werkdag niet meer dan negen uur werkt en dat hij ook goed uitgerust op het juiste tijdstip weer begint. Want er moet negen uur rust gehouden worden tussen twee werkdagen.”

 

Magazijnpersoneel

De integrale oplossing die R. Nagel met Ortec implementeert wordt naast de chauffeurs ook ingezet bij de planning voor het magazijn- en kantoorpersoneel. “Zo kunnen we bij piekmomenten vanuit het Ortec TD in combinatie met Harmony snel zien of we extra mensen beschikbaar hebben. Meestal zetten we een aantal van onze bestelwagenchauffeurs in die op dat moment volgens de informatie uit het personeelplanningssysteem direct beschikbaar zijn.”

 

Betere randvoorwaarden

Laseur heeft goede verwachtingen van de totaaloplossing die zich de komende maanden moet bewijzen. “We hebben met de koppeling van beide systemen betere randvoorwaarden geschapen in de organisatie van onze personeelsplanning die vroeger nogal chaotisch was. Grootste voordeel is bovendien dat we de roostergegevens niet meer dubbel hoeven in te voeren en bij te houden, want nu krijgt het personeel één uitdraai vanuit Harmony met daarop gelijk de roosterplanning voor langere tijd.”

 

Mensenwerk

Daarnaast voorspelt de projectleider dat de Ortec-oplossing er op termijn toe leidt dat de kwaliteit van de complete planning met sprongen vooruit gaat. “Als we de hele roosterplanning in dit systeem hebben ondergebracht, dan krijgen de planners ook meer tijd en ruimte voor het zoeken van oplossingen als bijvoorbeeld plotseling mensen ziek zijn of uit dienst gaan, want dit soort dingen zijn en blijven toch een kwestie van mensenwerk.”

 

Standaardoplossing

De koppeling tussen de twee planningssystemen, die voor het eerst wordt toegepast bij R. Nagel, zal in de toekomst ook standaard beschikbaar komen voor transport- en logistiek bedrijven. Laseur: “Deze oplossing is vooral interessant voor bedrijven met meer dan 120 man personeel, met verschillende soorten diensten, bijvoorbeeld dag- en nachtdiensten in combinatie met een gevarieerd wagenpark, zoals bus, bakwagen en trekker-trailer.”

 

Lees ook:

 

Reageer op dit artikel