artikel

Leuker kan het niet, wel efficiënter

Distributie Premium

Inklaren, zuiveren, douaneverband, NTCS, domiciliëring, wie begrijpt het jargon van de douane? En áls je het al begrijpt, welke software kan je dan helpen om op een efficiënte manier aangifte te doen? Logistiek vroeg een aantal bedrijven naar hun ervaringen.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 28 april 2006.

De Europese Unie vormt douane-technisch één land. Daarbinnen mag je vrijelijk goederen transporteren. Zodra je echter producten de EU in- of uitvoert, dan moet je daarvan terstond aangifte doen. Voordat de goede-ren mogen worden verhandeld, moeten namelijk eerst de invoerheffingen, de omzetbelasting en de eventuele accijnzen worden betaald.

        

Overleg

Marc Burger is douane-manager bij Adidas Logistics Services in Moerdijk. “Als bedrijf wil je zaken doen, terwijl douane-inspecteurs belasting willen innen”, vertelt hij. “Door veel te overleggen kun je echter komen tot een oplossing die naar beider tevredenheid is.”

Vaak blijken er verschillende opties te zijn. Het is dan belangrijk om alle voors en tegens daarvan goed tegen elkaar af te wegen. “De douane geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid, om goederen van buiten de EU op te slaan in een door hen gecontroleerd douane-entrepot. De invoerheffingen hoef je dan pas te betalen als de goederen het entrepot verlaten. Dat lijkt gunstig, maar het opzetten van zo’n magazijn kost ook geld. De warehouse management software en het daaraan gekoppelde aangiftesysteem moeten bijvoorbeeld aan strenge eisen voldoen. Wij hebben berekend dat zo’n douanedepot pas uit kan als de goede-ren er tenminste drie maanden in liggen. Bij ons is dat niet het geval.”

          

Verre Oosten

Het hoofdkantoor van Adidas bevindt zich in Duitsland. Bestel-lingen uit de verschillende EU-landen worden hier toegewezen aan de toeleveranciers. Meestal zijn dat schoenen- of kledingfabrieken in het Verre Oosten. Een deel van de bestellingen wordt rechtstreeks afgeleverd bij de klanten, maar het leeuwendeel arriveert in containerschepen bij het Europese distributiecentrum in Moerdijk. Burger: “Zodra er een schip van buiten de EU bin-nenkomt, dan meldt de rederij dit alvast bij de douane, door het overleggen van het scheepsmanifest. De containers worden ver-volgens gelost bij een container-overslagbedrijf zoals ECT. De douane kan daarbij een deel van de containers komen controleren. Ze checken dan of de goederen overeenkomen met de omschrijving in het scheepsmanifest.” De financiële afhandeling gebeurt pas later. “Normaliter zou het inklaren voor elke partij apart moeten gebeuren, via het elektronische aangiftesysteem Sagitta. Adidas heeft echter een vergunning om de domiciliëringsprocedure te volgen. Dat houdt in dat we de aangifte eens per maand mogen doen. Sagitta ondersteunt dat nog niet, daarom sturen we een floppy naar de belastingdienst.”

           

Code-systeem

Adidas gebruikt SAP als ERP-systeem, maar de douane-aangifte wordt daarmee niet ondersteund. Burger: “Je hebt speciale software nodig, die kan omgaan met het ingewikkelde codesysteem van de belastingdienst. Elk type product, zoals een T-shirt of een sportschoen, heeft een specifieke code, en elk land heeft dat ook. Bovendien moet de aangifte voldoen aan de regels van de belastingdienst. Alleen als de software gecertificeerd is, dan weet je dat dat het geval is.”

De EU past de douanewetgeving regelmatig aan, hetgeen de softwarefabrikanten geen windeieren legt. Adidas Logistics Services te Moerdijk gebruikte tot voor kort het Duitse pakket DMU Moser. Om te voldoen aan de jongste Europese en Nederlandse wetgeving is dit systeem op 1 januari vervangen door een nieuw softwarepakket, te weten Customs World Wide (CWW) van KSD Software.

     

“SAP kun je uitbreiden met een douanemodule, genaamd Global Trade Services, maar daarmee konden we de aangifte van onze producten onvoldoende ondersteunen. Een voordeel van CWW is bijvoorbeeld, dat dit systeem één artikelnummer kan vertalen naar verschillende douanecodes voor kinder- en volwassenen-maten.”

        

Uitbesteden

Hans Maessen is directeur van Maco Douane Service. Dit bedrijf verzorgt in opdracht van derden douane-aangiften, met behulp van software van Gateway. “Inderdaad, op dezelfde manier zoals je de aangifte inkomstenbelasting kunt uitbesteden. Hewlett Packard heeft bijvoorbeeld de aangiften rond de invoer van printers uit Israël aan ons toevertrouwd. HP geeft ons daartoe inzicht in de betreffende facturatiegegevens, en die vertalen wij dan in gegevens voor de douane.”

       

Tot vorig jaar waren bedrijven zoals Maco verantwoordelijk voor de inhoudelijke correctheid van de aangiften. “Tegenwoordig maken wij gebruik van de nieu-we mogelijkheid om op te treden als directe vertegenwoordiger voor onze klanten. Zij blijven dan aansprakelijk. Dat scheelt ons een heel dure verzekering. Vroeger betaalden we daarvoor vijf procent van onze omzet.’ Dankzij de elektronische aangiften en het codesysteem kan de belastingdienst tegenwoordig veel gemakkelijker controles uitvoeren dan voorheen. Maessen: “Vroeger berustte die controle op Fingerspitzengefühl van de betreffende douane-ambtenaar. Tegenwoordig gaat er bij invoering van holle boomstammen uit Colombia meteen een elektronisch alarm af.”

“Negentig procent van de goederen die we willen inklaren, wordt direct vrijgegeven. Bij acht procent moeten we eerst extra documentatie verstrekken. In twee procent van de gevallen beslist de douane dat ze de goederen fysiek willen komen controleren. Daarom zie je nu zo veel douane-auto’s rondrijden. Vroeger kwam je met de goederen naar een douanekantoor, maar sinds het elektronische tijdperk komt de belastingdienst naar jou toe.” Voor bedrijven zoals Maco is er de laatste jaren veel veranderd. “In 1992, toen de Europese grenzen open gingen, verloren wij 95 procent van onze markt. Dankzij de komst van de elektronische aangifte kunnen wij nu klanten werven in heel Nederland. Vroe-ger opereerden wij nog vanuit kantoortjes bij de grens.”

         

Niet leuker

“In opdracht van onze klanten brengen wij goederen op hun bestemming én handelen we alle douaneformaliteiten af ”, legt Jaap van der Reijden uit. Hij is directeur van het internationale expeditiebedrijf MEVI. Accijnsbelaste goederen zijn de specialiteit van dit bedrijf. MEVI is namelijk erkend door de belastingdienst, om artikelen zoals sterke drank en sigaretten te mogen transporteren en opslaan.

“Feitelijk treden wij daarbij op in naam van de douane, maar helaas zien zij dat zelf niet zo. De douane wil toch alle goederenbewegingen controleren, en ze bepalen zelfs steeds meer wat je doet. Dat perkt onze handelsvrijheid steeds verder in.” Hierdoor wordt het volgens Van der Reijden steeds moeilijker om je te onderscheiden in de markt.

“Leuker maken ze het niet, wel complexer. Tot de millenniumwisseling kon je nog snel even iets inklaren als een klant om aflevering zat te springen. Nu kan dat niet meer. Zodra je ook maar een paar flessen extra wilt laden, dan moet je daarvoor eerst toestemming vragen. Je operatie-marge is daardoor letterlijk nul. Ons werk wordt dus steeds bureaucratischer.”

         

Al vijftien jaar worden alle logistieke processen bij MEVI onder-steund met een transport management systeem (TMS) van Catlogic. “Sinds 1 april 2005 communiceren wij met de douane via een interface naar een webbased softwareoplossing van Minihouse. Die oplossing is gecertificeerd door de belastingdienst. Wij huren het gebruik van dat systeem, de software draait bij Minihouse. Daardoor hoeven wij niet zelf upgrades uit te voeren, als de douane weer eens met nieuwe regels komt.”

         

Doorgeefluik

De software van Minihouse fun-geert slechts als doorgeefluik, het systeem vertaalt de gegevens naar het ambachtelijke jargon van de douane. Van der Reijden geeft een voorbeeld: “Stel, we krijgen opdracht om een partij niet-ingeklaarde Russische wodka op te halen bij containeroverslagbedrijf ECT. Dan maken wij eerst een Transito-document aan met Catlogic. Dit T1-document geven wij als bewijs mee aan de chauffeur, die wij vragen om de partij op te halen. Wij blijven echter verantwoordelijk, het is dus alsof je aan iemand anders je paspoort meegeeft.”

          

De douane houdt een boekhouding bij van alle niet-ingeklaarde goederen. “Vergelijk dit met het debet-credit systeem, maar vervang die termen dan door vertrek en aankomst. Via het Minihouse-systeem geven wij door wanneer de partij wordt opgehaald, en wanneer die partij in ons eigen magazijn aankomt. Wij hebben een vergunning voor een douane-gecontroleerd depot type C. Wel zijn wij verplicht om in Catlogic direct een dossiernummer aan te maken, waarin staat wat de goederen zijn en waar ze precies liggen.’

           

Hierna gebeurt er niets, totdat de opdrachtgever verzoekt om bij-voorbeeld driehonderd dozen met wodka uit te leveren aan een groothandel. “We melden dan via het Minihouse-systeem de gewenste afleverhoeveelheid aan bij Sagitta, het inklaringsysteem van de douane. Gaan zij akkoord, dan wordt de partij vrijgegeven voor transport. Wij ontvangen vervolgens automa-tisch een factuur voor het beta-len van de invoerrechten en de accijnzen.”

           

Veranderingen

Over een paar jaar kunnen grote bedrijven hun hele supply chain laten screenen door de belastingdienst, met de bedoeling om door hen te worden geautori-seerd als marktdeelnemer. “Die bedrijven krijgen daarna een grote vrijheid van handelen, de douane zal ze in principe alleen achteraf gaan controleren”, verklaart Frank Heijmann, senior beleidsmedewerker bij de douane.

Er komen nog meer veranderingen aan. “In de nabije toekomst moet het mogelijk om goederen, bestemd voor elk EU-land, elektronisch aan te geven vanaf een willekeurige plaats in Europa. En er komen aanvullende maatregelen, mede in het kader van de terrorismebestrijding. Rond 2008 wordt onder meer het elektronisch verstrekken van pre-arrival en pre-departure informatie ver-plicht gesteld. Bedrijven moeten dan korte tijd van te voren aangeven welke goederen ze de EU willen gaan invoeren.”

Het spreekt vanzelf dat de aangiftesoftware bij elke verandering zal moeten worden aangepast. Hierdoor lijkt een eigen elektronisch aangiftesysteem, nog meer dan voorheen, een luxe te worden die alleen echt grote bedrijven zich kunnen permitteren.

Huren van de software is een mogelijkheid om de uitgaven aan steeds nieuwe software te beperken. “Ook dan moet je echter wel de kennis over de douaneregels zelf in huis hebben”, waarschuwt Heijmann. “Kleine bedrijven en ondernemingen, die voor het eerst te maken krijgen met de douane, kunnen daarom de aan-gifte volgens mij het beste volledig uitbesteden.”

        

OP WEG NAAR ÉÉN SYSTEEM VOOR IN-EN UITVOER

De Nederlandse douane kent elektroni- sche systemen voor het inklaren (Sagitta Invoer), voor het uitklaren (Sagitta Uitvoer) en voor het (alvast) melden van de aankomst van artikelen van buiten de EU (Sagitta Binnenbrengen). Nederland heeft als handelsnatie een voortrekkersrol in de EU bij het ontwikkelen van elektronische aangiftesystemen. Uiteindelijk moet er één Europees systeem komen, maar dit zal de komende vijf jaar zeker nog niet worden gerealiseerd.

      

Elektronisch aangifte doen is niet verplicht, maar wordt wel gestimuleerd. Van de in- en uitvoeraangiften komt 95 procent inmiddels elektronisch binnen. Goederen de EU uitvoeren, kost niets. Integendeel, als het om bepaalde landbouwartikelen gaat zoals melkpoeder, dan kun je zelfs geld toe krijgen.Worden echter producten ingevoerd, dan moeten er vaak invoerrechten, accijnzen en/of omzetbelasting worden betaald. Pas als de belastingdienst akkoord gaat met de aangifte,dan worden de goederen vrijgegeven voor het handelsverkeer. Zelfs vrijelijk verplaatsen mag tot die tijd niet.

          

Niet-ingeklaard

Het is niet verplicht om goederen afkomstig van buiten de EU direct in te klaren. Ze kunnen ook ‘onder douane-verband’ (d.w.z.gecontroleerd door de douane) worden verplaatst en/of opgeslagen. Tenzij de goederen later weer de EU worden uitgevoerd,gaat het om een uit- gestelde vorm van belastingbetaling. Degene die de producten vervoert of opslaat,staat daarbij garant totdat de producten alsnog worden ingeklaard of overgedragen aan een ander.

Voor het verplaatsen van niet-ingeklaarde goederen moet elektronisch toestemming worden gevraagd aan de douane, door het indienen van een Transito-document (T1-document). Daarna moeten alle bewegingen van de goederen,en de overdracht daarvan tussen verzenders en ontvangers worden doorgegeven, zodat de douane te allen tijden weet waar de goederen zich bevinden. Voor het verstrekken van die informatie bestaat er,dit in tegenstelling tot het afhandelen van de in- en uitklaringen, al wel een Europa-breed elektronisch systeem. Dit systeem heet Transit, of voluit: New Computerised Transit System (NCTS). Sinds 1 juli 2005 is het verplicht om dit systeem te gebruiken.

        

Verplaatsen

Goederen onder douane-verband verplaatsen gebeurt vaak,omdat nog niet bekend is welke eindbestemming de goederen hebben. De invoerrechten zijn overal in de EU gelijk, maar de accijnzen en de omzetbelasting variëren per land. Daarom kan het praktisch zijn om goederen, die bijvoorbeeld in Polen binnenkomen maar bestemd zijn voor de Nederlandse markt, pas bij aankomst hier in te klaren.

Inklaren in een land met een gunstig belastingregime en daarna de goederen verhandelen in een ander EU-land kan echter niet. Integendeel: dan moet je zelfs twee keer omzetbelasting betalen, tenzij je de reeds betaalde belasting terugvraagt. Het komt ook regelmatig voor dat partijen niet-ingeklaarde goederen worden verplaatst binnen Nederland. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor een ontvangende partij zoals Nedcar in Limburg. Dergelijke bedrijven hebben vaak een vergunning om alle inklaringsaangiftes op te sparen en daarvan maandelijks aangifte te doen.

 

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

 

Reageer op dit artikel