artikel

Tweestrijd in transport

Distributie

Transport: de een wil er niks mee te maken hebben en besteedt alles uit, de ander ziet het als het verlengstuk van zijn bedrijf en bemoeit zich intensief met de planning. Dit heeft nogal wat gevolgen voor het benodigde transportmanagementsysteem.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 december 2001.

Transport: de een wil er niks mee te maken hebben en besteedt alles uit, de ander ziet het als het verlengstuk van zijn bedrijf en bemoeit zich intensief met de planning. Dit heeft nogal wat gevolgen voor het benodigde transportmanagementsysteem.

Vraag een productiebedrijf, een logistiek dienstverlener en een softwarebouwer wat hij onder een transportmanagementsysteem (TMS) verstaat, en je krijgt drie verschillende antwoorden. Dit varieert van ‘een ERP-achtig systeem om transportkosten te registeren’ tot ‘een optimaliseringstool waarmee je Nederlandse files kunt voorkomen’. Ook de routeplanner op de PC wordt soms getypeerd als een vorm van TMS.

            

Chauffeur als verlengstuk

De helft van alle Nederlandse bedrijven besteedt zijn vervoer geheel of gedeeltelijk uit. Dat blijkt uit cijfers van de belangenvereniging EVO, die zich richt op bedrijven die transport niet als hun kernactiviteit zien. Van de 34.000 EVO-leden besteedt veertig procent het vervoer van producten geheel of gedeeltelijk uit aan een derde partij, terwijl zestig procent beschikt over eigen vervoersmiddelen. De eerste categorie, de opdrachtgevers, worden in logistieke kringen ook verladers genoemd, de tweede groep zijn eigen vervoerders.

      

Het percentage bedrijven dat zijn transport uitbesteedt volgt een golfbeweging, constateert Jops Robroeks, directeur van EVO Informatietechnologie, de verzelfstandigde IT-tak van de EVO. ‘Het is op de eerste plaats een kostenvraagstuk. Een logistiek dienstverlener kan vrachten combineren en daardoor zijn vervoerscapaciteit beter benutten. Een eigen vervoerder heeft alleen zijn eigen producten te vervoeren en is hierdoor vaak duurder uit.’

        

Toch zijn er redenen genoeg te bedenken om als productie- of handelsbedrijf het transport in eigen hand te houden. Robroeks denkt hierbij aan de rol van de chauffeur. ‘Soms wordt zo iemand beschouwd als het verlengstuk van de organisatie, degene die bij de klant over vloer komt en naast chauffeur ook als een soort vertegenwoordiger optreedt. Bovendien moeten sommige producten nog geïnstalleerd worden, in dat geval is de chauffeur tegelijkertijd een soort technisch medewerker.’ Het zijn sectoren als de horeca, bouwmarkten en meubels waar veel voornamelijk handelsbedrijven zelf het transport doen.

      

Er zijn ook bedrijven die de verantwoordelijkheid over het transport niet bij een ander willen neerleggen, omdat producten op een specifieke manier moeten worden vervoerd. Dit speelt bijvoorbeeld bij producten waar de veiligheid van de omgeving in het geding is, of bij producten die tijdens transport speciaal moeten worden behandeld zoals bij betonmortel. Ook gedetailleerde afspraken over levertijden die de leverancier absoluut wil nakomen, kunnen een reden zijn om zelf de transportfunctie te vervullen.

  

‘Match’ op internet

De mate waarin een productie- of handelsbedrijf het belangrijk vindt om zich met het transport te bemoeien, is bepalend voor de software die hiervoor nodig is. Maar om wat voor software gaat het dan eigenlijk, want zoals gezegd is TMS allesbehalve een eenduidig begrip. Volgens analistenbureau ARC zijn er grofweg drie toepassingsgebieden van TMS: inkoop van transportcapaciteit, planning en optimalisatie, en ten slotte de afhandeling van het daadwerkelijke vervoer: de execution.

       

Onder de eerste categorie TMS-applicaties, inkoop van transportcapaciteit, schaart ARC allerlei instrumenten die een bedrijf kunnen helpen bij het selecteren van de juiste vervoerders of logistiek dienstverleners. Het bureau noemt hierbij dezelfde tools als die gebruikt worden bij het faciliteren van een elektronische aanbesteding op het internet. Het afstemmen van vraag en aanbod van transportcapaciteit leent zich kennelijk prima voor een e-marktplaats, gezien de vele initiatieven die er in Nederland op dit vlak al zijn geweest. Nedcargo en Logigo zijn hier voorbeelden van, al is deze laatste transportveiling inmiddels failliet.

        

Toch gaat het selecteren van de juiste vervoerders verder dan het ad hoc toewijzen van een vrachtje op basis van een ‘match’ op internet. Meestal doen bedrijven die transport uitbesteden zaken met een aantal vaste vervoerders, en die worden op andere criteria geselecteerd dan alleen het beschikbaar hebben van capaciteit. ‘Wij beoordelen onze transporteurs jaarlijks op een groot aantal kenmerken’, vertelt Christel Camps, charteringmanager bij DSM Hydrocarbons. ‘Voor onze producten is veiligheid het belangrijkste, maar natuurlijk ook de leverbetrouwbaarheid en de prijs.’

   

Het chemiebedrijf DSM, dat transport uitbesteedt, maakt voor het selecteren en beoordelen van transporteurs gebruik van het softwarepakket Desysion van leverancier Decidewise. Hierin kunnen alle criteria voor een vervoerder worden ondergebracht in een soort ‘beslissingsboom’ waarmee iedere afdeling de beste transporteurs kan selecteren. ‘Per afdeling verschilt de zwaarte waarop de criteria moeten worden gewogen. Dit hangt bijvoorbeeld ook van het product af, soms is dit vloeibaar soms is het droge bulk’, aldus Camps van DSM.

      

Fileproblematiek opgelost

Het tweede toepassingsgebied van TMS is planning. Dit speelt zich af op uiteenlopende niveaus, afhankelijk van wat een bedrijf als gegeven en wat als variabel beschouwt. Op strategisch niveau liggen bijvoorbeeld de modaliteiten niets eens vast, terwijl je het op operationeel niveau hebt over de kortste route van A naar B. Want ook dat is optimaliseren.

          

Bedrijven die software leveren voor transportplanning op strategisch niveau zijn bijvoorbeeld Baan, Manugistics en Quintiq. ‘Mensen snappen vaak niet waarom ons product dertigduizend dollar moet kosten, terwijl je voor duizend dollar ook een routeplanner hebt’, zegt Michiel Verbeek van Baan. ‘Maar dit heeft alles te maken met dat de software van Caps Logistics veel breder is en kan omgaan met allerlei restricties. Als je duizenden orders moet transporteren, en je kunt per order verschillende modaliteiten gebruiken, en je hebt als productiebedrijf een eigen vloot die je eerst vol wilt plannen voordat je gaat uitbesteden, zoiets is echt niet in één formule te berekenen. Het gaat dan niet meer om plannen, maar om het optimaliseren van alle beschikbare resources op basis van de vraag.’

         

Alleen bedrijven die transport als een absoluut strategische functie beschouwen, zullen zich producten als die van Baan/Caps veroorloven. Een voorbeeld is automobielfabrikant Daimler Chrysler. Toch is het raar dat niet veel meer bedrijven op dit niveau naar transport kijken, vindt Verbeek, omdat er wel twintig tot dertig procent van de transportkosten mee te besparen zijn.

       

Het wordt volgens Verbeek nog lucratiever als bedrijven de handen ineenslaan en ketenbreed hun transport gaan optimaliseren. Zo was hij onlangs betrokken bij een onderzoek waarin werd gekeken in hoeverre er kosten te besparen zijn bij transport in Europa van auto’s in de automobielindustrie. ‘Hieruit bleek dat als fabrikanten samen met de transporteurs tot één plan zouden komen, ze zo’n kwart van de distributiekosten zouden kunnen besparen. Omdat zulke bedrijven dan in principe ook een stuk minder vrachtauto’s hoeven in te zetten, zeggen we wel eens gekscherend dat door het gebruik van strategische software meteen een deel van de fileproblematiek zou kunnen worden opgelost.’

        

Koppeling boordcomputer

Een meer operationele vorm van transportoptimalisatie, in tegenstelling tot de bovengenoemde toepassingen, is rit- en routeplanning. Bekende leveranciers van zulke systemen in Nederland zijn AKB-Ores, Ortec en PTV-Ordis. Een bedrijf heeft een aantal uitleverorders die met een soort Distribution Requirement Planning (DRP) moeten worden verdeeld over de beschikbare transportmiddelen, en elk transportmiddel moet een zo efficient mogelijke route krijgen. Zo’n rit kan vervolgens worden uitgeprint, maar er kan bijvoorbeeld ook een koppeling worden gemaakt met een boordcomputer die de chauffeur meeneemt in zijn vrachtauto. Het verschilt per leverancier hoe geavanceerd er met de planningspakketten kan worden gepland.

      

Een bedrijf dat verschillende optimaliseringstools voor transportplanning levert is Descartes. ‘In de VS gebruikt Ahold onze software voor de transportplanning van hun internetverkoop’, vertelt Marc McGillavry van Descartes. ‘Een klant kan via de website aangeven in welke tijdsperiode hij geleverd wil worden, maar er zijn natuurlijk restricties. Als er geen optimale routes kunnen worden gereden, gaan de kosten van het transport omhoog. Met onze software kan Ahold voor een klant inzichtelijk maken wat de extra kosten zijn als deze voor een bepaald aflevertijd kiest, een soort integratie tussen ordermanagement en transportplanning.’

         

Wat bedrijven als Baan en Descartes aan optimalisering bieden is vrij geavanceerd. Een deel van de bedrijven die iets aan transport doen, kunnen ook met eenvoudiger oplossingen toe. Optimaliseren betekent in de meeste gevallen gewoon het aggregeren van orders op klant of regio. Als het niet om al te veel afleverpunten gaat, hoeft het bepalen van de route vervolgens ook niet veel problemen op te leveren. Voor dit soort optimalisering hoeft een bedrijf ook geen speciaal planningspakket te kopen, het maakt vaak onderdeel uit van het administratief transportsysteem, het derde niveau van TMS.

Achterhaald begrip

Dit derde toepassingsgebied van TMS, na inkoop en planning, is de execution oftewel de ondersteuning van het uitvoerende proces. De hiervoor benodigde software is vergelijkbaar met een pakket voor Enterprise Resource Planning (ERP), maar dan toegesneden op transport. De meeste echte ERP-pakketten bieden overigens ook wel basale transportfunctionaliteit maar er zijn pakketten die hier speciaal voor zijn bedoeld. Bekende namen in deze zijn DCS, Groeneveld, Heyde en Interchain.

    

Wat de pakketten van deze leveranciers ondersteunen zijn eigenlijk de klassieke TMS-functies, zoals ordermanagement, kostenberekening, facturering, rittenadministratie, wagenparkbeheer, douaneafhandeling en EDI-koppelingen. Ook tracking & tracing hoort hier bij, een functionaliteit die met de komst van internet en mobiele hardware een hoge vlucht heeft genomen. Voor veel logistiek dienstverleners is tracking & tracing een service die ze aanbieden aan verladers, die willen weten hoe ver hun producten zijn gevorderd in de logistieke keten.

        

Tracking & tracing is echter alweer een achterhaald begrip aan het worden, vindt Hans Keijzers, directeur van softwarebedrijf Interchain. ‘Een verlader wil eigenlijk helemaal niet weten waar zijn goederen zich bevinden. Die wil alleen worden geïnformeerd als er iets fout dreigt te gaan, en wat hij ook wil weten is wat de logistiek dienstverlener hier aan gaat doen.’ Keijzers heeft wat dit betreft hoge verwachtingen van Interchain’s nieuwe softwareproduct, de Navigator, die bedrijven deze mogelijkheid van Supply Chain Event Management biedt.

       

Route maakt niet uit

Wat een productie- of handelsbedrijf aan TMS-software nodig heeft, hangt af van de mate waarin het zijn transport uitbesteed. Neem Texas Instruments, hightech-producent van onder andere halfgeleiders en zakrekenmachines. Dit Amerikaanse bedrijf heeft in Utrecht een groot Europees distributiecentra staan van waaruit het logistiek dienstverleners de producten naar de afnemers laat vervoeren.

       

‘We hebben divisies die met verschillende ERP-systemen werken, van Oracle en van SAP’, schetst logistiek manager Wim Groeneveld de situatie. De orders uit de diverse ERP-systemen worden doorgesluisd naar het TMS-pakket eChainware van Interchain die deze combineert en toewijst aan een logistiek dienstverlener. Dit laatste is afhankelijk van de opdrachtgever (welke regio) en van de gevraagde dienst, bijvoorbeeld 24-uurs service. ‘Deze schakelfunctie tussen ons en de verschillende vervoerders hebben we er speciaal laten inbouwen’, zegt Groeneveld.

             

Als de transportopdrachten in eChainware zijn aangemaakt worden deze via EDI naar de vervoerders gestuurd. Voor op de lading worden er specifieke labels met barcode uitgeprint. Door deze labels gedurende de rest van logistieke proces (magazijn, pallet, dozen in vrachtauto) regelmatig met een barcodescanners in te lezen, kan in eChainware nauwkeurig de status worden bijgehouden.

        

Hoe de vijf tot tien vervoerders van Texas Instruments de producten precies naar de betreffende afnemers transporteren, interesseert Wim Groeneveld hoegenaamd niets. ‘Het maakt voor ons niets uit wat voor routes er worden gereden. De logistiek dienstverlener heeft ook andere klanten en we betalen toch per verzending.’ Een speciaal pakket dat in detail de ritten en routes optimaliseert heeft Texas Instruments dan ook niet nodig. Het ‘optimaal’ toewijzen van orders aan de juiste logistiek dienstverlener is wat dit betreft voldoende, hoe die dit verder afhandelt is zijn zaak.

       

Eigen keuze maken

Ook meel- en bloemproducent Meneba Meel in Rotterdam besteedt zijn transport steeds vaker uit. ‘We hebben nog wel eigen vrachtauto’s maar externe vervoerders zijn meestal toch goedkoper’, zegt logistiek manager Arno van Vliet. In tegenstelling tot Texas Instruments bemoeit Meneba zich juist wel intensief met de te rijden routes. ‘Tijdens het bepalen van het transport is er veel overleg met productie en met de verkoopafdeling, het zou erg onhandig zijn als we dat planningsproces zouden uitbesteden’, aldus Van Vliet.

        

De vier vestigingen van Meneba draaien op een zelf ontwikkeld ERP-systeem. Voor de transportplanning is dit systeem gekoppeld aan het rit- en routeplanningspakket Shortrec van leverancier Ortec. Dit pakket houdt rekening met allerlei restricties, zoals vrachtauto’s met verschillende compartimenten waarin de bulkproducten slechts in een bepaalde volgorde mogen worden vervoerd. Voor de rest heeft Meneba geen apart systeem voor bijvoorbeeld het aanmaken van documenten of voor tracking & tracing.

    

Ieder bedrijf moet kortom zijn eigen keuze maken in het gedetailleerd plannen dan wel controleren van zijn transport. Bedrijven met eigen vervoer zullen uiteraard beide facetten moeten afdekken, maar bij uitbesteding is het de vraag of een bedrijf de regie zelf in handen wil houden of dat het de detailplanning aan de vervoerder overlaat. In dat geval kan een ERP-systeem met eventueel aanvullende transportmodules ook volstaan en kan er bijvoorbeeld via internet aan het tracking & tracing-systeem van de vervoerder worden gekoppeld.

Kader bij artikel:

WAT IS TMS?

1. Inkoop

• logistieke e-marktplaats

• selectie van vervoerders

2. Planning

• transportplanning

• rit- en routeplanning

3. Uitvoering

• transportadministratie

• tracking & tracing

Baan is gevestigd in Barneveld, tel.: (0342) 42 88 88, www.baan.com

EVO is gevestigd in Zoetermeer, tel.: (079) 346 73 46, www.evo.nl

Decidewise is gevestigd in Amsterdam, tel.: (020) 691 26 99, www.decidewise.com

 

Reageer op dit artikel