blog

Material handling systeem aanschaffen? zo voorkom je verrassingen

Warehousing 666

Material handling projecten gaan vaak niet mis op de scope van een logistiek systeem zelf, maar op de afstemming daarvan met de omgeving. Breng de gevolgen voor de omgeving in kaart. Zo voorkom je dat een project met een  prachtige business case uiteindelijk ontspoort.

Material handling systeem aanschaffen? zo voorkom je verrassingen
Ewout Raap (Box Logistics)

Kern hiervan is dat de prestaties van het nieuw aan te kopen logistieke systeem moeten aansluiten bij de doelstellingen van het totale project. Hierbij is het van belang om prioriteiten te stellen en prestaties SMART te maken. Dus eisen zoals ‘het systeem moet ergonomisch zijn en flexibel zijn’ zijn hierbij niet genoeg. Aan het opstellen van project doelstellingen en vertaling daarvan in relevante (en meetbare) KPI’s voor een logistiek systeem zal ik in een apart artikel aandacht geven.

Definieer scope

Als de doelstellingen helder zijn kan de scope van het project gedefinieerd worden. Het totale project heeft naast het nieuw aan te schaffen logistieke systeem ook aspecten die raken aan allerlei andere onderdelen in het bedrijf. Hoe die afhankelijkheden precies in elkaar zitten is op dat moment vaak nog niet duidelijk, maar dat betekent niet dat ze kunnen worden genegeerd. Het gaat later helpen om in deze fase overzicht te krijgen en de stakeholders reeds aan boord te krijgen.

 

 

material-handling

 

Definieer interfaces

De volgende stap is het definiëren van kraakheldere interfaces. Het ontbreken hiervan zijn vaak de oorzaak van problemen en daarmee discussies tijdens projecten. Hoe deze interfaces er uit zien kan voor een deel vooraf bepaald worden bij de aanvraag richting leverancier. Voor een deel zijn deze echter afhankelijk van het door de leverancier aangeboden systeem. Hiermee heeft een leverancier ook een belangrijke verantwoordelijkheid om deze duidelijk vast te leggen. Ik noem een aantal voorbeelden van interfaces tussen systeem en omgeving:

1.       Logistieke profielen

Logistieke profielen zijn bijvoorbeeld het aantal artikelen per levering, voorraad per artikel en items per order. Deze profielen zijn vaak zeer bepalend voor de uiteindelijke prestatie van het systeem. Daarmee is het belangrijk dit soort kengetallen vast te leggen, niet alleen als gemiddelde maar ook met een bandbreedte. Omdat de werkelijkheid er bij de oplevering van een systeem waarschijnlijk anders uit zal zien ten opzichte van het moment van contracteren (hier zit al gauw 1 tot 2 jaar tussen) kan dit bij finale testen van het systeem in de live situatie tot discussie leiden. Een manier om hier mee om te gaan is door een simulatie te gebruiken voor het verklaren van een eventueel verschil in prestatie.

 

Lees ook
Let op de omgeving bij automatisering magazijnen

 

 

2.       Product

De kenmerken van de te verwerken producten kunnen zeer bepalend zijn voor de prestaties van het systeem, zoals bijvoorbeeld de beschikbaarheid. Hiermee is het belangrijk deze duidelijk vast te leggen. Ook het dynamisch gedrag van producten op logistieke systemen kan problemen opleveren, bijvoorbeeld in de vorm van vastlopende bakken. Om dit te ondervangen zie ik soms in contracten van leveranciers gedefinieerd staan dat items in een bak niet mogen bewegen. Dit is een onzinnige eis voor een logistieke operatie. Het is dan beter hier open over te zijn en in het ontwerp van het systeem hier rekening mee te houden (liefst vanuit de oplossing zelf, maar ook in de beschikbaarheid).

 

 

 

3.       Medewerkers

Een nieuw systeem heeft vaak grote gevolgen voor de werkzaamheden van de medewerkers (zowel in de operatie als bij  het onderhoudspersoneel). Een goed ontwerp houdt hier rekening mee door de beleving van de gebruiker mee te nemen bij het samenstellen van de lay out. Het is hierbij raadzaam om hiervoor bij de aanvraag reeds duidelijke uitgangspunten vast te leggen, zoals bijvoorbeeld gelijkvloerse toegang tot werkplekken, een gemaximaliseerde ergonomische belasting en het maximaal toelaatbare  geluidsniveau (het is hierbij niet voldoende aan te geven dat een systeem moet voldoen aan de Arborichtlijn omdat deze nog te veel ruimte openlaat). Deze extra maatregelen kunnen tot hogere investeringen leiden maar zullen zich uiteindelijk terugbetalen.

4.       Planning

Een leverancier rekent vaak een technische uurcapaciteit van een systeem, terwijl een operatie te maken heeft met een dag-, week- en seizoenspatroon van te verwerken orders. De vertaling tussen beiden moet scherp zijn om teleurstellingen later te voorkomen.

 

Zie ook
Checklist: hoe past automatisering naadloos in magazijnomgeving?

 

 

5.       Bestaande equipment

Koppeling van een nieuw systeem aan bestaande equipment kan leiden tot onverwachte situaties. De opdrachtgever wordt hiermee namelijk ‘fabrikant’ van het geïntegreerde systeem, en is daarmee verantwoordelijk voor de CE certificering van het totale systeem. Geen ramp, maar vereist wel een aantal maatregelen. Ook de wijze van integreren van noodstop circuits tussen nieuw en bestaand moet worden gedefinieerd met betrokken partijen.

6.       IT

Het is meestal wel duidelijk dat er een koppeling moet komen met een bovenliggend IT systeem, maar hoe deze interface er precies uit komt te zien is tijdens een aanvraag vaak nog niet duidelijk. Dit kan worden ontvangen door afspraken te maken over kosten per interface, ook voor eventuele wijzigingen later in het project.

7.       Gebouw en installaties

Meestal worden het gebouw en het logistieke systeem daarin apart ingekocht. Bij nieuwbouw kan het gebouw vaak pas definitief ontworpen worden als het logistieke systeem bekend is. Voor het gebouw ontwerp is daarbij veel informatie nodig, zoals bijvoorbeeld gewicht van de equipment, gevraagde vlakheid en stijfheid van de vloer en gevraagd elektrisch vermogen. In een sales fase ligt de focus van een logistiek leverancier echter vooral op de logistieke oplossing, en niet op het bepalen van dit soort randzaken. Dit levert een spanningsveld op, omdat bij de meeste projecten het gereedkomen van het gebouw voor de start van de logistieke inrichting op het kritieke pad ligt. Gevolg is dat een leverancier ‘veilig’ zal gaan zitten en marge zal inbouwen in de opgaves die hij richting het bouwteam doet. Hiermee wordt een gebouw en daarmee het totale project vaak onnodig duur. Mogelijk is dit te ondervangen door de leverancier een incentive te geven bij de opgaves die hij doet. In het salestraject door de opgaves mee te nemen bij de beoordeling van de leveranciers, na contracteren door besparingen hierin te belonen.

 

8.       Fasering/ Uitbreidbaarheid

Bij het inkopen van een logistiek systeem kan een fasering overwogen worden. Naast het uitsmeren van de investeringen geeft dit ook de mogelijkheid te leren van een reeds opgeleverd deel en nieuwe technische ontwikkelingen mee te nemen in een volgende fase. Daarnaast is het anticiperen op uitbreidbaarheid altijd verstandig. Dit kan zijn door het reserveren van ruimte rond het systeem, bijvoorbeeld om later extra werkplekken toe te voegen. Het helpt hierbij om een masterplan op te stellen met aannames voor de verdere toekomst.

 

 

material-handling-systemen

 

Conclusie

De tijd die van tevoren gestopt wordt in het scherp krijgen van de projectdoelstellingen, de scope en de interfaces zal zich uiteindelijk terugverdienen. Het herstellen van gaps die later in het project naar boven komen of juist het overdimensioneren van onderdelen van de totale oplossing leiden tot onnodige kosten en vertraging in het project.

Auteur Ewout Raap (Box Logistics) is zelfstandig consultant en gespecialiseerd in design en realisatie van logistieke oplossingen in magazijnen en productielocaties.

Reageer op dit artikel