blog

Hoe gezond is je magazijn?

Warehousing

Moderne centrale magazijnen zijn complexe entiteiten die moeilijk op waarde zijn te schatten, en als gevolg daarvan ook moeilijk te optimaliseren. Eén van Europa’s belangrijkste experts op het gebied van warehousing, de Nederlandse hoogleraar René de Koster, onthult een snelle en gemakkelijke methode om een gekwalificeerd oordeel over de conditie van het magazijn te vellen. Deze methode is gebaseerd op een visuele inspectie en een vragenlijst.

Hoe gezond is je magazijn?

 

Dit artikel is gebaseerd op een Engelstalig artikel van Poul Breil-Hansen nav een interview met Rene de Koster.

Vertaald voor Logistiek.nl door Marcel te Lindert.

 

Steeds meer productie wordt verplaatst naar Oost-Europa en Azië, terwijl de consumptie in West-Europa slechts één kant opgaat, en dat is omhoog. Deze ontwikkeling zet de distributie- en warehouse-managementfuncties van bedrijven onder druk. Veel bedrijven proberen daarom de druk van de ketel te halen door minder, maar erg grote centrale magazijnen neer te zetten die grotere gebieden afdekken. Het is een enorme en complexe uitdaging om deze magazijnen zodanig te managen dat de juiste prestaties op het gebied van efficiëntie en service tegen de juiste kosten worden geleverd. Daarom is er een groeiende behoefte aan tools waarmee de prestaties van magazijnen kunnen worden beoordeeld en met elkaar worden vergeleken.

 

 

Beoordelen blijft tricky

"Het beoordelen van de prestaties van een magazijn is en blijft tricky. In de loop der tijd heb ik heel wat magazijnen bezocht. Het is nog steeds moeilijk voor mij om te oordelen of een magazijn eerste klas, gemiddeld of gewoon slecht presteert", vertelt De Koster, waarna hij vervolgt: "Voor een getraind oog is het echter mogelijk om veel informatie en details over de conditie van een magazijn te vergaren, ook met een korte tour door het magazijn."

 

 

Een oordeel in enkele uren

Voor dit doel heeft De Koster een simpele en eenvoudige beoordelingsmethode ontwikkeld, waarbij direct na bezoek aan een magazijn een vragenlijst moet worden ingevuld. Deze methode neemt slechts enkele uren in beslag, en je hoeft geen diepgaande kennis over warehousemanagement te bezitten. De beoordelingsmethode is gebaseerd op wat je tijdens een bezoek aan een magazijn ziet en op de antwoorden op een aantal vragen direct na het bezoek. Er zijn geen ingewikkelde calculaties, zoektochten door enorme databases of dure consultants nodig. De klus kan worden geklaard met een paar ogen en pen en papier.

 

De methode bestaat uit het toekennen van een waarde aan in totaal elf aspecten op een schaal met zes stappen. De schaal gaat van slecht (1) tot uitstekend (9), met een extra categorie ‘best in class’ (11) die aangeeft dat de prestatie van dit magazijn op dat punt niet kan worden verbeterd. Tussen 1 en 9 telt de schaal de waarden 3, 5 en 7.

 

 

Elf aspecten van een magazijn

De elf aspecten die worden onderscheiden, zijn: 

  1. klanttevredenheid;
  2. orde, netheid, milieu, ergonomie, veiligheid en hygiëne;
  3. gebruik van ruimte, toestand van het gebouw en de technische installaties;
  4. toestand en technisch niveau van het materieel voor de handling van goederen;
  5. samenwerking, management en motivatie;
  6. opslagmethoden en –strategieën;
  7. orderpickmethoden en –strategieën;
  8. supply-chaincoördinatie;
  9. niveau en gebruik van IT;
  10. houding ten opzichte van kwaliteit;
  11. omgang met efficiëntie en flexibiliteit als functie van volume, omvang en diversiteit van het assortiment.

Voor elk aspect heeft De Koster een korte toelichting gemaakt, die de persoon die de beoordeling doet, kan gebruiken om zich de methode eigen te maken. Deze toelichting is echter allesbehalve ingewikkeld en voornamelijk een kwestie van gezond logistiek verstand.

 

 

Methode getest

"We hebben de methode getest met verschillende groepen managers en studenten, in totaal 96 mensen uit 22 landen. Sommigen hadden ervaring met warehousemanagement, anderen niet. Het resultaat laat een duidelijk onderscheid zien tussen magazijnen die hoog scoren en magazijnen die laag scoren. De magazijnen die laag scoren, krijgen bijna altijd een ‘nee’ als antwoord op vraag 21: Zou je zelf willen werken in dit magazijn? Omgekeerd krijgen alle magazijnen met een hoge score bijna altijd een ‘ja’ op deze vraag", vertelt De Koster.

 

De Koster heeft de methode gevalideerd op drie verschillende manieren, en heeft geconcludeerd dat de methode volledig consistent is met alternatieve en ingewikkeldere beoordelingsmethoden. We kunnen dus zonder meer stellen dat de methode vrij goed werkt. De hoeveelheid statistische informatie is volgens De Koster echter beperkt, wat aanleiding tot enige terughoudendheid kan zijn. 

 

"Na elke beoordeling van een magazijn hebben we de betreffende manager van dat magazijn geconfronteerd met het resultaat van de beoordeling. In bijna alle gevallen kon hij of zij zich vinden in het eindoordeel. Warehousemanagers zijn zich meestal wel bewust van de zwakke punten in hun magazijn; het is alleen vaak niet gemakkelijk om die zwakke punten te verbeteren. Een slechte lay-out van het magazijn is bijvoorbeeld ingewikkeld en kostbaar om te veranderen, aangezien vaak aanpassingen aan het gebouw of systemen nodig zijn", zegt De Koster.

 

 

Een snelle methode

De Koster beschouwt de methode als een snelle manier om inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van een magazijn. De methode is een aanvulling op bestaande methodes die meer kwantitatief van aard zijn, zoals een financiële analyse.

 

"Ik ben ervan overtuigd dat een magazijn dat hoog scoort op basis van deze methode, daadwerkelijk een goed functionerend magazijn is. Als het slecht scoort, dan is er ruimte voor verbetering, vooral op die punten waarop slecht is gescoord", verklaart De Koster.

 

 

Vragenlijst

Het totale aantal ‘ja’s’ in onderstaande vragenlijst is een indicatie voor de algemene prestatie van een magazijn. Hoe meer ja’s, hoe beter de prestatie. Een vraag moet alleen met ja worden beantwoord als het zichtbaar duidelijk is dat het magazijn aan de vraagstelling voldoet. In geval van twijfel, antwoord dan nee.

 

 

 

 Categorie Vraag  Ja   Nee
 1  Worden bezoekers welkom geheten en krijgen ze informatie over de operatie in het magazijn, de klanten en de producten?    
 2a  Is het gebouw schoon, veilig, opgeruimd en goed verlicht? Is de luchtkwaliteit goed en het geluidsniveau laag?    
 2b  Is de omgeving aantrekkelijk om in te werken?    
 3  Zijn de werkprocessen ergonomisch gezien goed doordacht?    
 4  Zijn de medewerkers gedreven om kwaliteit te leveren?    
 5a  Is het magazijn uitgelegd in een U-vorm in plaats van een I-vorm?    
 5b  Zorgt de lay-out ervoor dat kruisende stromen worden voorkomen?    
 6a  Worden de goederen getransporteerd over de kortst mogelijke afstanden?    
 6b  Worden dubbele handelingen voorkomen en worden geschikte ladingdragers gebruikt?    
 7a  Worden de producten opgeslagen op de juiste locaties? Leiden de opslagstrategieën tot een efficiënte operatie?    
 7b  Worden de opslaglocaties dynamisch gebruikt?    
 8  Is het aantal verschillende opslagystemen (met verschillende typen stellingen, material-handlingsystemen en opslagstrategieën) gerechtvaardigd?    
 9a  s een passende opsplitsing (of geen opsplitsing) van de voorraad in bulk- en pickvoorraad toegepast?    
 9b  Is er een effectief proces ingericht voor het introduceren van nieuwe artikelen, verwijderen van non-movers en interne verplaatsingen?    
 10  Is de organisatie van het pickproces goed ontworpen zonder duidelijke verbeterpunten?     
 11a  Worden opslag- en ontvangstprocessen online gecontroleerd?    
 11b  Wordt er direct gereageerd op fouten en vergissingen?    
 12  Zijn de teams getraind in en betrokken bij het oplossen van problemen en het voortdurend verbeteren van processen? Zijn ze gemotiveerd op dit punt?    
 13  Worden actuele doelen en prestatie-indicatoren met betrekking tot deze doelen prominent getoond?    
 14  Worden scores voor klanttevredenheid en uitleverfouten getoond?    
 15  Zijn de gebouwen, vloeren en technische installaties in goede conditie en worden ze goed onderhouden?    
 16  Zijn de gebruikte material-handlingsystemen, stellingen en ladingdragers in goede staat en worden ze goed onderhouden?    
 17  Is de voorraadbetrouwbaarheid goed?    
 18  Is er een goede balans gevonden tussen klantspecifieke activiteiten, flexibiliteit in het proces en efficiëntie?    
 19   Worden ontvangst- en verzendingsprocessen en voorraadniveaus afgestemd met leveranciers en afnemers?    
 20  Is het niveau van IT-, opslag- en orderverzamelsystemen geschikt voor de operatie?    
 21  Is dit een magazijn waar je zelf zou willen werken?    
 totaal  aantal malen ja/nee    

 

 

 

Reageer op dit artikel