blog

Kostenbeheersing in het magazijn: beheers ook de omgeving

Warehousing

Veel bedrijven die de kosten in het magazijn willen beheersen, maken de fout alleen te kijken naar het magazijn zelf. Maar de grootste winst valt juist te boeken in de omgeving van het magazijn. Beheers de omgeving, en de kosten van het magazijn nemen drastisch af. Kees van Oostrum zet die omgeving uiteen.

Om de kosten goed te kunnen beheersen, moeten deze bekend zijn en moet ook bekend zijn wie deze veroorzaken. Primair zijn de veroorzakers van de kosten de activiteiten die moeten worden uitgevoerd zoals de orders die moeten worden verzameld. De kosten worden dan misschien wel gemaakt in het magazijn, maar de veroorzakers liggen daar veelal buiten. Door deze veroorzakers te beheersen, kunnen ook de kosten in het magazijn worden beheerst.

 

De kosten van een magazijn zijn globaal te verdelen in:

·         kosten van het gebouw en de inrichting

·         kosten van hulpmiddelen

·         voorraadkosten

·         personeelskosten

 

Gebouw en inrichting

De kosten van het gebouw en de inrichting zijn over het algemeen redelijk vast en niet afhankelijk van de werkzaamheden die er worden verricht. De kosten van het gebouw en de stellingen veranderen bijvoorbeeld niet met de hoeveelheid pallets die worden opgeslagen. Wel is het zo dat keuzes die bij de bouw en inrichting van een magazijn gemaakt worden invloed hebben op de exploitatiekosten van een magazijn. De keuze voor een gasblussysteem maakt een gebouw veelal duurder, maar de jaarlijkse kosten voor het brandbestrijdingssysteem lager. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor isolatie van het gebouw, het aanbrengen van aanrijdbeveiligingen en de kwaliteit van de vloer. Vaak blijkt achteraf dat een ‘goedkope’ bouw later meer herstel- en onderhoudskosten veroorzaakt. De gebouw en inrichtingskosten zijn dus zeker beheersbaar waarbij een belangrijk moment ligt bij de bouw en inrichting van het magazijn.

 

Hulpmiddelen

Onder de kosten van hulpmiddelen vallen de kosten voor hef- en reachtrucks, wikkelaars, magazijnkarren, tilhulpen et cetera. Deze kosten zijn deels vast en voor een deel afhankelijk van de werkzaamheden en de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Kijkend naar de kosten van het bijvoorbeeld intern transportmaterieel, dan zijn de kosten van aanschaf vast en de kosten voor gebruik en onderhoud variabel. De variabele kosten zijn onder andere beïnvloedbaar door de wijze waarop het materieel wordt gebruikt. Worden de accu’s op tijd gecontroleerd en goed geladen, wordt er normaal gereden met de machines, worden de machines niet overbelast? Bij verschillende onderzoeken bij bedrijven die te maken hadden met hoge onderhoudskosten was een belangrijke oorzaak het verkeerd gebruik van de machines. Enerzijds omdat de machines niet geschikt waren voor de uit te voeren werkzaamheden en anderzijds omdat de machines verkeerd werden gebruikt. Dit fenomeen treedt ook op bij het gebruik van andere hulpmiddelen. Om de kosten van deze middelen goed te kunnen beheersen, is het in eerste instantie van belang dat bij de aanschaf materiaal wordt aangeschaft dat geschikt is voor de uit te voeren werkzaamheden. Vervolgens is het van belang het materiaal goed te onderhouden en de medewerkers te instrueren hoe er met het materiaal moet worden omgegaan.

 

Voorraadkosten

De voorraadkosten zijn klassiek te verdelen in rente, ruimte en risico. Praktijk is vaak dat het inzicht in deze kosten beperkt is tot de rentekosten omdat de waarde van de voorraad veelal bekend is. De toewijzing van de ruimtekosten is vaak niet inzichtelijk, laat staan de handlingkosten. Met het beheren van de voorraad worden echter op meerdere fronten kosten beheerd. Op grond van ervaring van een groot aantal voorraadanalyses blijkt dat bij veel ondernemingen de voorraad lager kan zonder dat dit nadelig effect heeft op de leverbetrouwbaarheid. Veiligheid op veiligheid en het niet onderhouden van de leveringsvoorwaarden veroorzaken een hogere voorraad dan noodzakelijk. De gevolgen van een te hoge voorraad vertalen zich niet alleen in hogere voorraadkosten, maar ook in een groter magazijn en vaak ook in langere loop- of rijafstanden voor de magazijnmedewerkers. Wanneer een magazijn daarnaast ook nog eens te vol is, veroorzaakt dit ook nog eens onnodige handling. Deze indirecte kosten worden veelal niet meegenomen, terwijl ze al snel hoog kunnen oplopen. Het beheersen van de voorraad is dus niet alleen vanuit het oogpunt van de directe voorraadkosten van belang, maar misschien nog wel belangrijker vanuit het oogpunt van de indirecte kosten. ICT-systemen kunnen een goed voorraadbeheer ondersteunen en door middel van analyses de kosten van de voorraad inzichtelijk maken.

 

Personeelskosten

Een grote kostenpost is de post personeelskosten en daarmee zeer belangrijk om goed te beheersen. De personeelskosten worden onder andere beïnvloed door de wijze waarop de werkzaamheden worden verricht en de hoeveelheid werk. Vaak wordt gezegd: hoe meer werk, hoe meer personeel. Hierbij treedt echter op een gegeven moment een verzadigingspunt op. Elke nieuwe medewerker zal vanaf een bepaald moment steeds minder productief worden. Gevolg is dat de kosten per geleverde prestatie zullen toenemen. Vanuit het oogpunt van kostenbeheersing is dit een ongewenste situatie. Om die reden is het van belang om steeds kritisch te blijven kijken naar de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Is de routing nog wel de meest logische, staat het magazijn niet te vol waardoor er steeds goederen verplaatst moeten worden, zijn de artikelen goed herkenbaar, is het locatiesysteem nog wel afdoende.

Daarnaast is het goed om ook de afweging te maken of verdergaande automatisering en/of mechanisatie een optie is. In een conventioneel magazijn wordt circa 60 procent van tijd van de magazijnmedewerkers besteed aan lopen. Mechanisatie waarbij de goederen naar de medewerker komen, zal dit percentage drastisch verlagen. Ook de implementatie van barcodescanning is een mogelijkheid om de kosten te beheersen. Het voordeel hiervan ligt met name bij de controle en de administratieve verwerking die al tijdens het scannen wordt gedaan.

 

Omgeving van het magazijn

Een belangrijke kostenveroorzaker waar het magazijn zelf minder grip op heeft, is de omgeving van het magazijn. Acties, onvolledige orders, vasthouden van orders en als groep vrijgeven in verband met targets, spoedleveringen, inkoop van grote volumes, afhalers; elk magazijn heeft hiermee te maken. Vanuit tal van oogpunten vast goed om te doen, maar vanuit het oogpunt van het magazijn extra kosten. Alles wordt in het werk gezet om aan de vraag te voldoen waardoor het reguliere werk onder druk komt te staan. Het aantal fouten neemt toe met nog meer werk tot gevolg. Er ontstaat een vicieuze cirkel waar nog maar moeilijk uit te komen is. Zeker als de oplossing hiervan uitsluitend binnen het magazijn wordt gezocht. Om kosten goed te kunnen beheersen moet daarom zeker gekeken worden naar de omgeving van het magazijn. Deze bepaalt voor een groot deel de mate waarin de kosten kunnen worden beheerst.

 

Kosteninzicht

Een methode om een goed kosteninzicht te krijgen in Activity Based Costing. Met deze methodiek worden de kosten (middelen) via de activiteiten (orderverzamelen, inslag) gekoppeld aan kostendragers (klanten, orders). Vaak wordt hier tegenop gezien vanwege de beschikbaarheid van data, maar met de huidige ICT-systemen zijn deze data steeds beter beschikbaar. Ook zijn er speciale pakketten waarin een ABC-model kan worden opgebouwd. Voordeel van deze methodiek is dat er enerzijds een goed kosteninzicht ontstaat, maar ook inzichtelijk wordt waardoor de kosten worden veroorzaakt. Alle ingrediënten voor een goede kostenbeheersing zijn daarmee voorhanden.

 

Kostenbeheersing bij magazijnen

Kostenbeheersing bij magazijnen vindt plaats op verschillende momenten en op verschillende gebieden. Belangrijk hierbij is het creëren van een goed kosteninzicht en in de veroorzakers van de kosten. Daarmee kunnen gerichte beheersmaatregelen worden genomen. Kijk hierbij niet alleen naar de maatregelen die binnen het magazijn kunnen worden genomen, maar kijk ook naar de maatregelen die in de omgeving van het magazijn kunnen worden genomen. De grootste veroorzaker van kosten is de omgeving van het magazijn. Beheers deze omgeving, dan worden ook de kosten in het magazijn beheerd.

Reageer op dit artikel