blog

Bepaal de optimale locatie van een magazijn

Warehousing

Hoe wordt de optimale locatie voor een magazijn bepaald? En welke parameters kunnen hiervoor gebruikt worden? Marco Verstappen en Mark van Lieverloo, beiden werkzaam bij Coppa Consultancy, trachten daar een antwoord op te geven in dit artikel.

Bepaal de optimale locatie van een magazijn
Bepaal de optimale locatie voor een magazijn

Over het algemeen wordt gesteld dat reductie van het aantal vierkante meters en reductie van het aantal magazijnen leidt tot reductie van totale kosten. In specifieke gevallen kan juist het uitbreiden van het aantal magazijnen leiden tot kostenreductie.

 

Functie magazijn

Vrijwel alle organisaties hebben op één of andere manier te maken met magazijnen. In veel gevallen kan de functie van een magazijn gezien worden als een buffer, in de tijd, tussen het leveren en uitgifte van goederen. Functioneel verandert er niets aan de goederen welke opgeslagen liggen in een magazijn. Een magazijn is geen op zichzelf staand iets maar maakt onderdeel uit van een hele keten. In het verleden werden magazijnen vaak gezien als een los onderdeel van de organisatie: alles wat ‘over’ was werd opgeslagen in het magazijn.

 

Tegenwoordig zijn magazijnen steeds vaker een actief onderdeel binnen een keten en dragen zij bij aan efficiënt ingerichte logistieke stromen. De locatiekeuze van een magazijn is dus van directe invloed op de mate van efficiëntie. Organisaties zijn zich hiervan bewust en in de markt zie je steeds vaker de kentering van een magazijnlocatie op de plek waar de organisatie gevestigd is naar één of meerdere magazijnlocaties dichtbij (de) klant(en); waarbij deze decentrale locaties centraal aangestuurd worden.

 

Voorbeeld

Een specifiek geval kennen we bijvoorbeeld bij het onderhoud van productiemachines. Deze voornamelijk kapitaalintensieve machines, moeten een beschikbaarheidgarantie van 100 procent naderen. Vaak bestaat de overeenkomst die wordt aangegaan uit een levering van apparatuur en een onderhoudscontract waarbij servicelevels (onder andere beschikbaarheid) worden afgesproken met bijbehorende bonus/ malus regelingen. Het reduceren van downtime (de periode dat een systeem offline of niet beschikbaar is) kan dan een van de belangrijkste taken van de serviceorganisatie worden. Door een intelligente locatiekeuze voor de magazijnen, kunnen transporttijden van onderdelen naar de klant worden verkort en daardoor kan de downtime geminimaliseerd worden.

 

Er zijn echter meerdere parameters van toepassing. Hieronder wordt beschreven hoe een optimale locatiekeuze bepaald kan worden en welke parameters de meeste invloed hierop uitoefenen.

 

Wat bepaalt nu de optimale locatie?

De optimale locatie wordt bepaald door het meeste gunstige samenspel van de relevante parameters. Om tot een optimale oplossing te komen, kan gebruik gemaakt worden van het wiskundige proces niet lineair programmeren (NLP). In dit proces wordt een bepaalde functie, de doelfunctie, geminimaliseerd (of gemaximaliseerd afhankelijk van de toepassing) door het oplossen van een set vergelijkingen, door middel van het variëren van een aantal (onbekende) variabelen.

 

In de situatie waarbij gekeken wordt naar een optimale locatie voor magazijnen kan de doelfunctie bijvoorbeeld beschreven worden als de totale kosten (TCO); kunnen de variabelen beschreven worden als de locatie (gps-coördinaten) van één of meerdere magazijnlocaties en kunnen vergelijkingen opgesteld worden om de randvoorwaarden te beschrijven.

 

Meest gangbare parameters

In deze paragraaf worden de meest gangbare parameters benoemd en toegelicht welke opgenomen dienen te worden in het model om tot een optimale oplossing te komen. Kanttekening hierbij is dat ieder probleem opnieuw, in termen van doelfunctie en vergelijkingen, beschreven dient te worden. Derhalve kan gesteld worden dat er niet één alles omvattend model ontwikkeld kan worden om in alle voorkomende situaties te komen tot een optimale oplossing. Parameters die worden onderscheiden:

  • Logistieke parameter
  • Klantbehoefte parameter
  • Huisvestings parameter
  • Geinvesteerd vermogensparameter
  • Personele parameter

 

Logistieke parameter

De logistieke parameter kan gezien worden als de geografische parameter. Met deze parameter wordt beschreven waar de verschillende klanten zich bevinden. Dit kan gedaan worden door de gps-coördinaten van de eindpunten van de transportbeweging (magazijn – installed base) vast te stellen, bijvoorbeeld door de webapplicatie www.gpscoordinaten.nl/. Door de locatie van het magazijn (gps-coördinaten) te variëren wordt de totale som van de afstanden geminimaliseerd: de geografisch optimale oplossing is vastgesteld. Met het minimaliseren van de totale afstand wordt ook de transporttijd geminimaliseerd. Dit resulteert in kortere downtime hetgeen van belang is bij een bonus / malus regeling.

 

Klantbehoefte parameter

Met de klantbehoefte parameter kan worden vastgesteld wat de afnamebehoefte van de verschillende klanten onderling is. Zo kunnen bepaalde typen machines een grotere onderhoudsbehoefte hebben dan een kleiner type machine. De locatie van een klant met veel afname zal dan ook ‘zwaarder’ meetellen in het model ter bepaling van een optimale locatie dan een klant welke een lage afname genereert.

 

Huisvestingsparameter

De hoogte van de huisvestingskosten wordt bepaald door het aantal vierkante meter oppervlak en de kosten per vierkante meter. Ieder in te richten magazijn heeft een aantal vaste vierkante meter; zo zal er altijd ruimte moeten zijn voor goederenontvangst, kantoorgedeelte etc. Het optimaliseren louter volgens de huisvestingparameter zal dus resulteren in één locatie. Het inrichten van meerdere magazijnen zal altijd duurder uitvallen dan het inrichten van één centraal magazijn (vanuit huisvestingsparameter).

 

Geïnvesteerd vermogensparameter

In een normale situatie zal een organisatie altijd trachten het geïnvesteerde vermogen, in de vorm van voorraad, te reduceren. Renteverlies en risico wenst men tot een minimum te beperken. Het inrichten van meerdere magazijnen leidt vaak tot een verhoging van de totale voorraad, omdat simpelweg doublures in artikelen zullen optreden. Ook deze parameter zal ertoe tenderen dat er één magazijn wordt ingericht.

 

Personele parameter

Tot slot onderscheiden we nog de personele parameter. Iedere artikelnummer op voorraad in een magazijn heeft onderhoud nodig. Hierbij kan gedacht worden aan het inventariseren van aantallen, bestellen etc. Het optimaliseren louter zal dus ook resulteren in één locatie, het inrichten van meerdere magazijnen kost dus wederom extra geld.

 

Naast bovengenoemde parameters is het van belang niet alleen de huidige situatie in ogenschouw te nemen maar de situatie op middellange termijn (minimaal 3-5 jaar). Wijzigingen in locaties van magazijnen zijn, in de tijd, zeker geen dynamisch proces. Met name in die situaties waarbij naast (of in plaats van) huren, geïnvesteerd dient te worden. Verschuiving van de klantbehoefte, (in geografische zin, onderhoudsvraag etc) dient te worden meegenomen in het model. Hiervoor kan de sales forecast gebruikt worden.

Dit alles maakt dat de locatiekeuze van een magazijn in grote mate bepalend is voor de logistieke efficiëntie op middellange termijn.

 

Verschillende scenario’s

Door de hierboven beschreven parameters uit het model zo waarheidsgetrouw mogelijk vast te stellen, kan een optimale locatie voor een magazijn vastgesteld worden. Naast de uitkomst van de optimale locatie is het minstens zo interessant na te gaan wat de uitkomst is indien een aantal andere scenario’s bekeken wordt. Hierbij kan gedacht aan de invloed van het gebruik van één of meerdere magazijnlocaties (centraal magazijn versus satelliet vestigingen).

 

Door gebruik te maken van satelliet locaties is het duidelijk voor te stellen dat kosten als gevolg van downtime zullen dalen (logistieke parameter) en dat de kosten voor bijvoorbeeld de huisvestingsparameter zullen stijgen (meer vierkante meter). Gesteld kan worden dat bij het gebruik van meerdere satelliet locaties de kosten van de logistieke parameter zullen dalen en dat de kosten van de huisvestingsparameter en personele parameter hoger zullen worden. Dit duidt erop dat een bepaalde oplossing zal resulteren in een optimale oplossing; minimale TCO.

 

Wat levert een goede locatiekeuze op?

Iedere parameter is omgezet in kosten welke resulteren in een TCO. Door de bovengenoemde parameters in te voeren in een model, is de optimale verhouding berekend tussen de verschillende parameters. Uit een onderzoek uitgevoerd door Coppa Consultancy in juli 2007 blijkt dat de totale jaarlijkse kosten van de ‘optimale’ locatiekeuze kan resulteren in een significante kostenbesparing. Deze besparingen worden voornamelijk behaald door het sterk verminderen van de (dure) kosten als gevolg van niet te plannen reistijd (downtime), het op ad hoc basis afroepen van transport etc.

 

Verder komt uit het onderzoek naar voren dat de huisvestingskosten in een optimale uitkomst een significant deel uitmaken van de totale kosten. Bij het contracteren van een aanbieder van magazijnruimte verdient het de voorkeur erg kritisch naar de kosten per vierkante meter te kijken.

 

 

De uitkomst van het model gegeven een bepaalde uitgangssituatie

Reageer op dit artikel