blog

Scan met mate

Warehousing

Scan met mate
Barcode of alarmcode

De techniek heeft ons de mogelijkheid van barcodescanning gegeven. Daar maken we dus grif gebruik van. Scanning zorgt er immers voor dat het logistieke proces veel efficiënter verloopt. Of niet?

Elke logistiek manager kent minstens twee uitdagingen: een perfecte voorraadregistratie en een foutloze uitlevering. Wijkt de voorraad af van de registratie, dan levert dat al snel boze klanten op doordat orders niet op tijd worden uitgeleverd. Verkeerde leveringen leiden zelfs tot zowel ontevreden klanten als extra kosten. De goederen moeten tenslotte worden teruggehaald en vervangen.

Gelukkig is er een middel waarmee de logistiek manager dit soort problemen kan voorkomen: scanning! Elke verplaatsing van de goederen kan door scanning worden gevolgd. Bovendien kunnen alle activiteiten van de medewerkers worden aangestuurd met handterminals en barcodescanners. Zo is voortdurend bekend waar alles staat. Perfect! Althans, dat zou het kunnen zijn…

Een fabrikant van huishoudelijke artikelen installeerde vorig jaar ook een scanningsysteem. Na een lange technische voorbereiding ging het papieren tijdperk in één keer over in het digitale tijdperk. En toen? De responsetijden van handterminals liepen op tot tientallen seconden. Gescande barcodes werden niet herkend. Dat de terminal foutmeldingen gaf, die alleen waren op te lossen door opnieuw op te starten, kwam de efficiency evenmin ten goede. Toen vervolgens ook nog de barcodelabels op de pallet loslieten, wist niemand nog wat ermee moest gebeuren. De goederenstroom kwam tot stilstand. En dit was eigenlijk van tevoren al te voorzien.

Alleen al omdat het technisch mogelijk is elke verplaatsing te controleren, kiest een logistiek manager snel voor een grootse aanpak met veel scanning. Maar zou hij dat ook doen als hij vooraf goed was geïnformeerd? Scans voor controleberekeningen leiden tot intensief dataverkeer en daardoor tot vertraging van de responstijden. Daarbij moeten de barcodes een bepaalde kwaliteit hebben, anders zijn ze niet snel vanuit diverse hoeken af te lezen. Alleen wanneer je zoiets van tevoren weet, kun je daar rekening mee houden. Zo niet, dan leer je het wel – in de praktijk.

Bij de fabrikant namen na verloop van tijd de responsetijden wel weer af tot een acceptabel niveau. Er waren inmiddels een aantal aanpassingen doorgevoerd. Sommige scanopdrachten waren verwijderd uit het logistieke proces. De medewerkers ondervonden dat je van bepaalde producten beter de alfanumerieke code kunt invullen, in plaats van de barcode te scannen. Ook werd er een zwaardere server geïnstalleerd en werden de terminalprocedures vereenvoudigd. Hierbij kregen de handterminals minder mogelijkheden en werden complexe procedures via de pc opgelost. Uiteindelijk kwam het dus wel weer goed. Jammer alleen dat wat eerst technisch hoogstaand en complex was opgebouwd, weer moest worden afgebouwd tot een eenvoudige, maar praktische werkwijze met handmatige procedures voor de uitzonderingen.

Ga daarom nooit alleen uit van wat technisch mogelijk is. Bekijk liever hoe barcodescanning op een logische manier leidt tot een betrouwbaar logistiek proces. Analyseer dat proces. Bepaal waar scanning werkelijk toegevoegde waarde heeft. Check of de toekomstige gebruikers daarmee een goed werkbare oplossing krijgen. Neem ook niet aan dat de randvoorwaarden vanzelf worden vervuld: zorg er bijvoorbeeld voor dat er altijd eenduidige en goed leesbare barcodes beschikbaar zijn. Maar het belangrijkste is misschien nog wel: start gefaseerd op! Splits het proces in deelprocessen en voer er één tegelijk door. Alleen dan blijft de implementatie beheersbaar. Zo kan de barcode inderdaad een wondermiddel zijn dat steeds vertelt dat alles volgens planning verloopt.

Reageer op dit artikel