blog

Help! Een WMS

Warehousing

Help! Een WMS
Het blijft altijd mensenwerk

Er wordt veel verwacht van geautomatiseerd magazijnbeheer. Terecht. Een goed WMS lost vrijwel alle voorraadregistratieproblemen op. Toch brengt zo’n softwarepakket bij aanvang vaak eerder verwarring dan gemak.

Er wordt een geweldig automatisch systeem geïnstalleerd, dat het magazijnbeheer gemakkelijker moet maken. De hele organisatie staat op scherp om ervoor te zorgen dat het systeem perfect zal gaan functioneren. Tenminste, dat zou je verwachten. Maar in de praktijk is het tegendeel vaak het geval. Een goede voorbereiding kost immers tijd en capaciteit, en die zijn schaars. Een serieuze voorbereiding schiet er dus bij in, met alle problemen van dien.

Een leverancier van high-tech producten liep daar vorig jaar ook tegenop. De goederenstroom van dat bedrijf was flink gegroeid. Daarbij lagen de artikelen verspreid over vier magazijnen en moest er steeds meer worden gewoekerd met de ruimte. Dat leek eenvoudig te kunnen worden opgelost. Er was alleen een groter dc nodig, met een WMS-pakket dat de werkzaamheden zou structureren. De technische implementatie van het systeem werd tot in de puntjes verzorgd. Na veertien maanden ging de knop om.

Toen begonnen de problemen pas goed. Artikelen raakten zoek, er ontstond een achterstand in de uitlevering en klanten hingen klagend aan de telefoon. De medewerkers konden het niet meer bolwerken. Logisch, want er werden onmogelijke prestaties van hen verlangd. Ze moesten onvoorbereid een groot aantal orders uitleveren in een nieuwe organisatievorm, in een nieuwe omgeving, met nieuwe systemen.

In de oude situatie kenden alle medewerkers hun eigen routines. Iedereen had aan een half woord genoeg om te weten wat er moest gebeuren. Maar plotseling vervielen alle koninkrijkjes en moesten al die mensen uit vier magazijnen onvoorbereid gaan samenwerken, met als gevolg allerlei wrijvingen.

Toch is juist in het begin de onderlinge samenwerking essentieel. Juist dan staat of valt alles bij een gestructureerde organisatie. Bij de aanvang zijn immers de parameters van het WMS nog niet goed ingesteld. Terwijl die instelling wel bepaalt waar bijvoorbeeld de artikelen komen te liggen. Niet meer volgens de oude logica. Zonder samenwerking kunnen de parameters nooit goed worden ingesteld.
Hoewel de techniek meestal alle aandacht krijgt, kan de invoering van een automatiseringssysteem dus pas een succes worden als de organisatie er klaar voor is.
Dat kan in drie stappen: Bepaal vooraf de functies in de nieuwe organisatie. Zorg voor een afdeling die de voortgang bewaakt van het orderverzamelproces, voorraadbetrouwbaarheid, doorlooptijd en assortimentsverdeling. En vooral: maak een gedetailleerde capaciteitsplanning. Dan blijkt vanzelf dat het voorbereidende werk er niet zomaar even bij kan worden gedaan. Want daar wringt meestal de schoen. Er moet eerst capaciteit worden vrijgemaakt om later capaciteit te creëren. Dat lost geen enkel automatiseringssysteem voor je op.

Dus is ook geautomatiseerd magazijnbeheer nog altijd mensenwerk. Het is belangrijk te blijven denken vanuit de goederenstroom. Wat moet er met die pallet gebeuren? Hoe komt een orderverzamelaar aan zijn informatie? Dat zijn de uitgangspunten bij de voorbereiding van de implementatie. Daarbij is het vaak beter om niet in één keer live te gaan, maar te kiezen voor een geleidelijke opstart. De nieuwe situatie heeft tijd nodig en moet dus tijd krijgen. Daar ontbreekt het meestal aan.

Reageer op dit artikel