artikel

UHF stroomlijnt uitleen van 1,4 miljoen boeken

Warehousing Premium

UHF stroomlijnt uitleen van 1,4 miljoen boeken

Met een geavanceerd UHF-systeem (Ultra High Frequency) kunnen studenten in de bibliotheek van de Vrije Universiteit in Amsterdam aan zichzelf boeken uitlenen, zonder tussenkomst van een bibliotheekmedewerker. Het systeem bespaart kosten, verhoogt de service en biedt mogelijkheden om in de toekomst met je mobieltje op zoek te gaan naar het juiste boek.

Met een geavanceerd UHF-systeem (Ultra High Frequency) kunnen studenten in de bibliotheek van de Vrije Universiteit in Amsterdam aan zichzelf boeken uitlenen, zonder tussenkomst van een bibliotheekmedewerker. Het systeem bespaart kosten, verhoogt de service en biedt mogelijkheden om in de toekomst met je mobieltje op zoek te gaan naar het juiste boek.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Universiteitsbibliotheek VU   Leverancier/dienstverlener: Improvement-IT
Plaats: Amsterdam  
Branche: logistiek & transport   Bedrijfsgrootte: klein: 20 – 99 werknemers
Bedrijfstype: Service   Datum ingebruikname:
Productnaam:  

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in DataCollect oktober 2009   

 

Zelfs de grootste niet-lezer vindt zijn weg in een boekhandel. Een openbare bibliotheek is al wat lastiger en een universiteitsbibliotheek is nog een graadje erger. Als student vind je probleemloos op internet het juiste boek in de catalogus van de bibliotheek, maar in de fysieke bibliotheek wordt het meestal even zoeken. Vooral als het boek niet op de juiste plaats staat, terwijl de bibliotheekmedewerker in het systeem kan zien ‘dat het boek er wel is.’ Maar waar? Per ongeluk drie boeken verder neergezet is geen probleem – dat lukt nog wel –  maar wat als het de verkeerde plank is of de verkeerde kast? Dat wordt lastig of misschien vrijwel onmogelijk.
  
Met het rfid-systeem in de universiteitsbibliotheek van de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam is dat verleden tijd.

Door gebruik te maken van rfid (radio frequency identification) zijn barcodes verleden tijd en gaat het zoeken naar een ‘vermist’ boek een stuk makkelijker. Minstens zo belangrijk is dat studenten (en andere boekenleners) zelf de administratie rond uitlenen kunnen regelen. ‘Daarmee besparen we aanzienlijk op de personeelskosten’, aldus Jan-Maarten Pauw van de VU.

 

Wereldprimeur bibliotheek

De bibliotheek van de VU was in 2007 de eerste bibliotheek ter wereld die na een pilot overstapte van HF (High Frequency) naar UHF (Ultra High Frequency), systemen die beide gebruik maken van rfid technologie. De samenvoeging van diverse bibliotheken was de overweging om het uitleensysteem te verbeteren. Want in zijn totaliteit herbergt de bibliotheek 1,4 miljoen boeken. Studenten, wetenschappelijk medewerkers en externen komen er binnen om boeken te lezen en te lenen. Dat vereist een goed uitleensysteem.

Vroeger liet een bezoeker een boek reserveren en haalde het vervolgens op. Of hij toog rechtstreeks naar de bieb, zocht het boek zelf op, of liet het door een bibliotheekmedewerker ophalen uit het magazijn omdat niet alles direct ‘voor het grijpen’ lag. Vervolgens moest iemand bij de uitleenbalie de aanvrager identificeren met een pas en dit koppelen aan het uit te lenen boek. Met het UHF-systeem is dit vereenvoudigd.

 

Zelf uitlenen

Een bezoeker die de juiste boeken heeft gevonden kan deze nu aan zichzelf uitlenen. Bij de uitleenbalie (inmiddels uitleenstation geheten) toon je je identificatie, legt de boeken neer zodat ze ingelezen kunnen worden en boek en persoon worden vervolgens aan elkaar gekoppeld. Hierbij is geen bibliotheekmedewerker meer nodig en deze kan zich meer bezig houden met het geven van advies. Het systeem geeft een besparing van de kosten, verhoging van de servicegraad en speelt in op de wens van de bezoekers om zelf de boeken op te zoeken en niet te hoeven wachten op een medewerker die in een gesloten magazijn moet gaan snuffelen.
 

Voorheen werkte de bibliotheek met een HF systeem, maar dat had zijn beperkingen. ‘De velden waren te groot waardoor teveel boeken werden bestreken’, verklaart Celestin Brouwer,  CEO van Improvement-IT, het bedrijf dat de ontwikkeling, implementatie en begeleiding van het geavanceerde UHF-systeem verzorgde. Brouwer geeft een voorbeeld: ‘Als je bij de uitleenbalie staat om de boeken te laten inlezen, moet het niet zo zijn dat ook de boeken van degene die achter je staat worden gelezen. Dan worden die boeken aan jou gekoppeld zonder dat je het weet en dat is natuurlijk niet de bedoeling.’

  

Geen stoorzenders meer

Tegelijkertijd heeft het UHF-systeem als voordeel dat het wel een bepaalde afstand kan overbruggen, wat handig is als je met een handheld op zoek bent naar een boek. Stel dat een boek niet volledig op de juiste plaats is teruggezet, maar wel in de buurt daarvan. Door de handheld scanner te richten op de omgeving gaat een signaal af waardoor duidelijk wordt waar je moet zoeken. Als je werkt met alleen een barcode is het veel lastiger om het boek terug te vinden. Dat speelt een nog sterkere rol bij dunne boekjes. Die zijn nauwelijks met het oog traceerbaar, maar makkelijk op te sporen met een UHF-systeem.

Een ander voordeel van UHF is dat de stoorzender ‘metaal’ is geëlimineerd. Veel boekenplanken zijn van metaal en dat gaf problemen bij HF-systemen. Door zenders te monteren op boekenplanken kan nu een spreiding worden gemaakt waardoor boeken makkelijke traceerbaar zijn. Ook zijn er minder beveiligingspoorten nodig om in- en uitgaande boeken te kunnen lokaliseren.

 

Internationale uitrol

Improvement-IT ontwikkelde veel zaken in eigen beheer, want bestaande producten bleken niet te voldoen. Volgens Brouwer is het specialistenwerk. ‘Veel barcodebedrijven denken zoiets er wel even bij te kunnen doen. Maar zo simpel is het niet. In plaats van Plug & Play wordt het dan Plug & Pray.’ Opvallend is dat wereldwijd alle bibliotheken kampen met het in goede banen leiden van stromen uit te lenen boeken en boeken die worden teruggebracht, maar dat een Nederlands bedrijf hierin een voortrekkersrol vervult. Improvement-IT installeerde inmiddels het UHF-systeem in bibliotheken in Italië, Oostenrijk en Turkije. In 2008 gaven zij ook de primeur aan boekhandel Selexyz in Maastricht die als eerste boekhandel ter wereld het systeem in gebruik nam.

 

Verfijning

Jan-Maarten Pauw, logistiek manager en verantwoordelijk voor de ‘documentleverantie’ bij de VU, is positief over het systeem waarbij de implementatie vrij makkelijk verliep omdat het personeel al bekend was met de voorloper, het HF-systeem. Alle boeken hadden een barcode die is geprogrammeerd in een rfid chip die handmatig in de boeken is geplakt. Dat kostte een paar weken en in totaal kostte de voorbereiding ongeveer een half jaar.
 

Pauw zoekt nu naar verdere verfijning. ‘We willen toe naar een indeling waarbij het mogelijk is dat er een koppeling wordt gemaakt naar een bepaald onderwerp. Nu is het alleen op plaatsingsnummer en dat is een statisch iets. Op termijn  betekent het dat je vanaf een bepaalde vindplaats wordt verwezen naar een andere vindplaats met boeken die er aan gerelateerd zijn. Ook willen we de boeken intensiever kunnen volgen. Iemand zoekt bijvoorbeeld een boek dat er wel is, maar onvindbaar blijkt. Misschien staat het niet in de kast, maar ligt het ergens op tafel.’
 

Een andere toekomstwens is het vergemakkelijken van de retourstromen. Nu moet nog handmatig gecontroleerd worden dat een boek wordt teruggebracht. Te denken valt aan een soort brievenbus waarin de boeken worden gedeponeerd waarbij meteen persoon en boek zijn ‘losgekoppeld’.

  

Koppeling aan mobieltje

Brouwer benadert de toekomst vanuit de specifieke techniek en het gegeven dat mobieltjes een steeds belangrijker plaats gaan innemen in het maatschappelijk verkeer, zeker bij early adaptors als studenten. ‘We zijn nu bezig met de koppeling aan de telefoon en dat geeft nieuwe mogelijkheden. Je tikt bijvoorbeeld een onderwerp in op je mobieltje en krijgt bericht waar een boek staat over dat onderwerp. Of – nog een stapje verder –  je krijgt informatie over de inhoud van het boek. De mobiele telefoon wordt steeds meer een multimedia instrument en daar kun je op deze manier gebruik van maken.’

 

Tekst: Aribert Guiking

Reageer op dit artikel