nieuws

Software voor Sales & Operations Planning, wat kun je ermee?

Supply chain

Softwareleverancier Steelwedge hield dinsdag een seminar over Sales & Operations Planning (S&OP). Zoals een IT-bedrijf betaamd werden er mooie kreten geïntroduceerd, ‘assumptions management’, ‘hierarchy management’, maar de belangrijkste vraag was: wat kun je met S&OP-software?

Software voor Sales & Operations Planning, wat kun je ermee?
Nari Viswanathan van Steelwedge

Steelwedge is een Amerikaans bedrijf dat zich volledig heeft gespecialiseerd in software voor Sales & Operations Planning (S&OP). Ook in Europa heeft het diverse klanten, zoals Mars en Jaguar Landrover en in Nederland werkt onder andere Canon met de software. Steelwedge hoopt binnenkort  zelfs een vestiging in Nederland te openen.

 

Aan een klein clubje bezoekers, bijeengekomen in horecagelegenheid De Observant in Amersfoort, werd afgelopen dinsdag uitleg gegeven over wat Integrated Business Plannings-software van Steelwedge doet en welke functionaliteit het bevat.

 

Het seminar begint met een betoog van de in Dalles woonachtige Nari Viswanathan van Steelwedge over waarom het zo belangrijk is dat bedrijven S&OP invoeren. De voormalige analist bij de Aberdeen Group haalt onderzoek aan waaruit blijkt dat bedrijven onder grote druk staan om hun supply chain kosten te verlagen en tegelijkertijd hun winstmarges te verhogen. “Bedrijven die hier het best in slagen zijn bedrijven die relatief ver zijn met het proactief afstemmen van sales en operations en hier ook finance bij betrekken.”

 

S&OP vergt specifieke IT

En om dat te bereiken heb je volgens Viswanathan geavanceerde IT-ondersteuning nodig. Met ERP of traditionele planningssoftware kom je er volgens hem niet. Wat je nodig hebt is Integrated Business Planning (IBP) oftewel software om de afstemming van vraag, aanbod en finance op alle niveaus van een bedrijf te ondersteunen.

 

Deze laatste opmerking van Viswanathan krijgt weerklank tijdens de koffiepauze die erop volgt. “S&OP is veel meer dan het implementeren van een IT-tool”, zegt Alfons Willemsen van adviesbureau Involvation, één van de bezoekers van het seminar. “Verandermanagement, zorgen dat mensen van sales, finance en supply chain op de juiste manier met elkaar samenwerken en de juiste beslissingen nemen, daar gaat het om. Een softwaretool kan daarbij helpen maar is zeker niet bepalend voor het succes.”

 

Functionaliteiten van S&OP-software 

Na de koffiepauze gaat Viswanathan’s collega Andrew Killick nader in op de software die Steelwedge levert. Deze bestaat uit een aantal basale supply chain planningsmodules, zoals forecasting, productie- en voorraadplanning met daar bovenop de meer specifieke S&OP-functionaliteit. Hij laat een lijstje zien van wat daar onder valt:

    

  • Scenario planning
  • Supply chain modelling
  • Performance management
  • Assumption Management
  • Hierarchy management
  • Workflow BPM
  • Financial reconsiliation
  • Collaboration

 

Wat is assumptions management

Per onderdeel legt hij uit wat ermee wordt bedoeld. “Assumptions management wil zeggen dat het systeem bijhoudt waarom iemand voor een bepaald scenario kiest of waarom iemand besluit de forecast aan te passen. Dit is heel belangrijk bij S&OP omdat je altijd achteraf wil kunt checken of iemand de juist aannames heeft gedaan.”

 

Wat is hierarchy management 

Ook ‘hierarchy management’ is volgens Killick een cruciaal functie binnen de software. “Een S&OP-proces kent verschillende niveaus, van operationeel tot strategisch, en iedereen moet informatie zien en kunnen wijzigen die aansluit bij zijn niveau. Op operationeel niveau moet iemand de cijfers per product of per klant kunnen zien, terwijl iemand anders op hogere niveaus naar productfamilies, -groepen of een hele business unit kijkt.”

 

De kern van S&OP is dat alle disciplines binnen een bedrijf tot één planning komen. Cruciaal is volgens Killick dan ook dat de software al die disciplines op hun eigen manier, vanuit hun eigen referentiekader, naar de werkelijkheid laat kijken. “Iemand uit de logistiek denkt in SKU’s, maar daar moet je bij een controller niet mee aankomen, die denkt in euro’s.”

 

Crossfunctionele KPI’s 

Ook het tonen van Key Performance Indicators (KPI’s) op het scherm van een S&OP-deelnemer is van belang. Een verkoopmedewerker bijvoorbeeld moet realtime zien wat de gevolgen zijn van een aanpassing in de forecast. En deze KPI’s moeten crossfunctioneel zijn, benadrukt Killick. “Dus reken mensen in de supply chain niet af op productie- of orderpicktijden maar op de totale orderdoorlooptijd, pas dan worden mensen zich bewust van de consequenties die een actie heeft op de totale supply chain of op het overall bedrijfsresultaat.”

 

Veel bedrijven gebruiken nog Excel, ERP of een traditioneel forecast- of planningssysteem voor het ondersteunen van hun S&OP. Iets wat hier doorgaans niet in zit is dat mensen alerts krijgen als ze input voor het planningsproces moeten leveren. One click planning noemt Killick dat.

 

One click planning 

Hij demonstreert de workflow van one click planning aan de hand van een e-mailalert die in de inbox van een verkoopmedewerker verschijnt. “Hij leest daarin precies precies welke acties hij moet nemen. Er zit een link bij waarmee hij direct in zijn eigen S&OP-scherm komt waar hij in één oogopslag ziet voor welke producten hij de acties moet ondernemen.  Om te zorgen dat hij binnen zijn budget blijft is er een bandbreedte ingesteld waarbinnen hij aanpassingen mag doen en via het assumptions management moet hij aangeven welke overwegingen hij hierbij maakt.”

 

Na afloop van het seminar zijn de deelnemers redelijk overtuigd. “Ik zie wel de toegevoegde waarde”, zegt deelnemer Torben Hansen van Nike, een bedrijf dat bekend staat als koploper in S&OP. “Ook wij doen nog veel met Excel maar ik denk dat het goede van Steelwedge is dat mensen direct feedback krijgen op hun acties. Als een verkoopmedewerker een forecast ingeeft die een stuk boven de statistische forecast ligt, dan is het goed dat hier direct een controlerende actie op volgt. Dan hou je het vanaf het begin zuiver en voorkom je dat je later in het S&OP-proces weer allerlei correcties moet doorvoeren.”

Reageer op dit artikel