blog

Backflushing en Issue: materiaalverbruik in ERP verantwoorden

Supply chain

‘Backflushing’ en ‘Issue’ zijn twee verschillende methodes om het verbruik van grondstoffen en verpakkingsmateriaal op een productieorder te verantwoorden. Wat kun je er precies mee? Wat zijn de voor- en nadelen van Backflushing en Issue? Anton Boonstra legt het uit.

Backflushing en Issue: materiaalverbruik in ERP verantwoorden
Anton Boonstra

Bij de inrichting van een ERP-pakket kom je in de Master Data specifieke velden tegen die een belangrijke rol spelen in het uiteindelijk gebruik van het systeem. Ik zou een aantal artikelen voor Logistiek de komende tijd willen wijden aan een aantal van dergelijke velden. Een daarvan heeft te maken met hoe het afboeken van materiaal op een productieorder moet gebeuren. ´Backflushing´ en ´Issue´ zijn twee verschillende methodes om het verbruik van grondstoffen en verpakkingsmateriaal op een productieorder te verantwoorden. In het navolgende artikel wordt op deze begrippen nader ingegaan. Eerst worden beide begrippen nader uitgewerkt. Dan wordt dieper ingegaan op hoe het afboeken gaat in relatie tot de batchcode voor lottracking en – tracing. Vervolgens wordt een overzicht gegeven van de voor- en nadelen van beide begrippen. Hoe wordt met beide begrippen in de praktijk is het voorlaatste onderwerp. Het artikel wordt afgesloten met een korte samenvatting, conclusies en aanbevelingen.

Wat is Backflushing?

Backflushing is het afboeken van verbruik van materiaal op basis van de receptuur verbonden aan de productieorder, op het moment dat de order of de productiestap gereed gemeld wordt. In feite gebeurt het boeken achteraf, dat zit ook wel in het woordje backflushing. Je zou backflushing vrij-vertaald ook kunnen omschrijven als: ´verantwoording met terugwerkende kracht´. Een voorbeeldje. Stel dat de receptuur vermeld dat je 49 kilo moet storten. De zak van waaruit je moet storten bevat 50kg. Het ligt dus voor de hand dat je de gehele zak stort maar dan komt toch 1 kilo te veel in het mengsel terecht. Wat wordt er dan geregistreerd in het ERP-pakket? In geval van backflushing 49 kilo, terwijl de werkelijk gestorte hoeveelheid 50 kilo is, 1 kilo te veel dus.

Verder wordt in ons voorbeeld de grondstof pas afgeboekt op het moment dat het mengsel gereed wordt geboekt. Tussen verbruik en registratie kan in geval van backflushing uren zitten (eind van shift bijvoorbeeld terwijl grondstof halverwege de shift werkelijk is verbruikt). Er ontstaat op die manier een voorraadverschil van 1 kilo die pas bij een voorraad-telling naar boven zal komen. Zeker wanneer meerdere orders tegelijkertijd zijn betrokken is het werkelijk verbruik achteraf bijna niet meer te herleiden. Het voorraadverschil zal niet meer kunnen verklaard worden.

Wat je kunt doen is regelmatig een voorraadtelling doen, vervolgens een voorraadcorrectie doen om daarmee de voorraad weer recht te trekken. Als de afwijkingen te groot zijn of je wilt beter kunnen achterhalen wat er mis kan zijn gegaan is het enige wat je rest, de frequentie van voorraadtellen te verhogen. Dat is ook wat je in de praktijk ziet. Niet echt bevredigend. Daar staat tegen over dat backflushing een relatief eenvoudige en goedkope en op een bepaalde manier ook wel zekere manier van afboeken is.

Wat is Issue?

In het geval van Issue wordt het werkelijk verbruik geregistreerd vrijwel op het moment van verbruiken. Dat is in vergelijk tot backflushing zeker een voordeel. De kans op mismatch van voorraden wordt op die manier verkleind. In geval van backflushing zou immers kunnen gebeuren dat je nog grondstoffen denkt te hebben die nog niet zijn afgeboekt maar in de praktijk al wel verbruikt. Bij backflushing wordt niet het werkelijk verbruik geregistreerd maar het is veeleer een theoretisch verbruik. Je boekt immers af op basis van de receptuur die in het systeem staat. Verder liggen het moment van registratie en verbruik doorgaans verder van elkaar in ieder geval uren en soms wel dagen.

Het issuemoment kan kort voor of na het verbruik worden geregistreerd in het systeem. Dit klinkt mooi maar het is zeker geen garantie dat het werkelijke verbruik ook echt goed wordt geregistreerd. In de praktijk zie je heel veel procedures rondom het issue-boeken om het maar zo dummy-proof als mogelijk te maken. Zo zie je vaak dat in aparte ruimtes kleine hoeveelheden grondstoffen reeds worden gereedgemaakt, gewogen en geregistreerd (in zogenaamde monsterruimtes, proefkeukens etc), zodat je alleen het juiste zakje op het juiste moment hoeft te legen.

Vaak zie je vlak voor het storten weegschalen staan die al of niet direct gekoppeld zijn met het systeem. Veel wordt ook in dit soort omgevingen gewerkt met barcodes om het de werknemers zo gemakkelijk mogelijk te maken en zo min mogelijk foutgevoelig. Maar ook dat is geen garantie, Ik ken gevallen waarbij de artikelcode of zelfs de batchcode van de zak wordt gehaald en op de machine waar gestort moet worden wordt geplakt zodat je een aantal zakken gemakkelijker kan registreren. Doe je dat zo, kan je niet van werkelijk verbruik spreken. Het is naar mijn gevoel veelal onwetendheid en niet bewust ondermijnend gedrag van de medewerker.

ERP is niet altijd zo eenvoudig uit te leggen, helaas. Je wilt in feite het verbruik zo precies mogelijk verantwoorden qua tijd en ook qua order. Verantwoording op de batch is veelal ook een belangrijk argument om Issue te gebruiken. Het is dus zaak om de procedure regelmatig met de werknemers door te nemen en duidelijk te maken dat dit strikt dient te worden nagevolgd anders heeft Issue weinig zin. Feit is als je het goed organiseert dat je preciezer weet wat waar in gegaan is. In geval van backflushing is dat lastiger. Issue is daarentegen wellicht preciezer maar ook een wat duurdere methode, je moet immers alles afwegen of tellen, apart registreren. Ondanks de procedures toch behoorlijk foutgevoelig.

Afboeken met batchcode

Als je Issue volgt is de batchcode te koppelen aan de werkorder en op die manier is tracking en tracing met enige precisie mogelijk mits je je inderdaad aan de procedure houdt. In geval van backflushing zie je over het algemeen dat Fifo wordt geboekt. De oudste batch wordt volledig opgebruikt en daarna volgt de op dat moment oudste batch. Fifo werken is dus belangrijk bij de toepassing van backflushing. In geval van silogrondstoffen bijv. wordt deze methode veelvuldig gebruikt. Van onderuit wordt de oudste batch verbruikt en aan de bovenkant wordt telkens een nieuwe batch toegevoegd. Helemaal precies is het natuurlijk niet deze methode maar doorgaans praktisch en benaderd de werkelijkheid redelijk. Issue met silogrondstoffen is onmogelijk.

Voor- en nadelen Backflushing

Backflushing

Voordelen:

  • Eenvoudig
  • Kost nauwelijks tijd mits goed ingesteld natuurlijk
  • Goedkoop, gaat normaal gesproken automatisch
  • Weinig rompslomp

Nadelen:

  • Tijdsvertraging tussen het verbruik en het boeken. Dat mag dus niet te lang zijn
  • fouten moeilijk te zien en ook moeilijk op te sporen.
  • moet toch regelmatig voorraadtellen (in principe meer dan bij Issue) om fouten recht te trekken

Voor- en nadelen Issue

Voordelen:

  • Intentie om het exact te doen, in die zin dus precies.
  • Je boekt conform werkelijk verbruik niet volgens een theoretisch model
  • Het tijdsverloop tussen het moment van verbruik en registratie in het systeem is doorgaans verwaarloosbaar. Registratie vindt dus vrijwel gelijk plaats met verbruik.

Nadelen

  • Indien fouten nog niet zo eenvoudig te herstellen
  • Vraagt e.e.a. aan inzicht bij de medewerker
  • Tijdsintensief

Hoe er in de praktijk mee omgaan?

Meestal kom je een combinatie van beide methodes tegen. Zeker de kritische grondstoffen worden Issue geboekt. Argumenten zijn dus doorgaans dat het kritische grondstoffen zijn omdat het een relatief kleine maar precieze hoeveelheid is en verder speelt de prijs doorgaans een rol. Dure grondstoffen zal je ook graag on Issue doen om op die manier de kosten onder controle te houden. Verpakkingen daarentegen worden vaak met backflushing afgeboekt. Op die manier hou je toch een beetje controle welke batches waarin gegaan zijn. Verder kun je op die manier toch enigszins de voorraad bijhouden. Niet precies, maar dat is in geval van verpakking doorgaans ook minder belangrijk. Zoals gezegd zie je in de praktijk meestal een mix van beide methodes.

Conclusie en aanbevelingen

Backflushing is het achteraf verantwoorden van verbruik aan de hand van de receptuur. Issue is het boeken van werkelijk verbruik op het moment van verbruiken. In de praktijk worden beide methodes tegelijkertijd toegepast. Issue wordt vaak gebruikt voor de kleinere hoeveelheden van relatief dure grondstoffen, backflushing in geval van silogrondstoffen en verpakkingen. Je moet dus feitelijk per groep van artikelen een afweging maken of deze beter met backflushing of issue afgeboekt kan worden. Ik hoop dat het verschil tussen beide methodes nu duidelijk is. Rest mij u succes te wensen in de toepassing ervan.

Auteur Anton Boonstra is eigenaar van 3*S (Simple, Solid, Solutions).

 

Reageer op dit artikel