blog

Drie tips die voorkomen dat groothandels rare bokkensprongen maken

Supply chain

Drie tips die voorkomen dat groothandels rare bokkensprongen maken
Joris Teulings

Op de werkvloer heerst vaak de gedachte: ‘als ik mijn eigen processen op orde heb, profiteert het hele bedrijf ervan’. Op zoek naar winstgroei komt het nogal eens voor dat afzonderlijke afdelingen hun aandacht puur richten op de gang van zaken binnen de eigen afdeling, zonder oog te hebben voor het effect op het werk van andere afdelingen. Helaas zorgt dit lang niet altijd voor het beste resultaat op bedrijfsniveau. Hoe kun je er nu voor zorgen dat deze ‘egoïstische’ aanpak van afzonderlijke afdelingen goed wordt gecombineerd met een beter bedrijfsresultaat als gevolg? Tips van Joris Teulings.

In een ideale wereld streeft de organisatie als geheel één doel na (winstmaximalisatie, omzetgroei, vergroten van het marktaandeel). Afdelingen werken op zo’n manier samen dat ze allemaal bijdragen aan dat doel zonder hun eigen doelen uit het oog te verliezen. Het kan zelfs voorkomen dat een bepaalde manier van werken op afdeling A het werk van afdeling B verstoort. Afzonderlijke afdelingen kunnen elkaar behoorlijk in de weg zitten en zelfs elkaar beconcurreren. In de praktijk worden dit soort conflicten vaak zichtbaar bij verandering van business strategie, introductie van nieuwe productlijnen of het creëren van andere verkoopkanalen zoals e-commerce. De verschillende afdelingen willen dan nog wel eens gaan wijzen. Om een simpel voorbeeld te noemen: als de orderpickers de taak krijgen om zo veel mogelijk orders te bundelen en zo kosten te besparen, dan zouden ze vanuit die logica ervoor kunnen kiezen om het aantal verzendingen per klant te beperken tot één per maand. Het spreekt voor zich dat andere afdelingen vanuit klantperspectief (zoals sales en de klantenservice) daar niet echt garen bij spinnen.

Losse silo’s bij groothandels

Als de ene afdeling de andere gaat tegenwerken, dan komt dat vaak doordat afdeling A niet ziet wat het resultaat van haar handelen is voor afdelingen B en C, laat staan wat dit betekent voor het bedrijfsresultaat. Dit gebeurt vooral wanneer er wordt gedacht in losse silo’s. Het ‘Output is Input’-denken is hier juist wel nodig. De basisprincipes van winstoptimalisatie leren immers dat de hele organisatie profiteert als de individuele afdelingen zoveel mogelijk efficiency voor zichzelf proberen te bereiken. De belangen van de overige stakeholders mag je echter niet uit het oog verliezen. Het streven naar eigenbelang geldt als de motor van het succes voor de eigen afdeling en niet zozeer van de gehele onderneming. Zo is de theorie, maar hoe passen we dit systeem toe binnen een groothandel?

  1. Inzicht hebben per afdeling

Groothandelaren die zich willen onderscheiden ten opzichte van de concurrent doen er verstandig aan over te gaan op een nieuw business model om omzetgroei te behalen. Om dat laatste te bereiken, kiezen veel groothandelaren er voor om de afzonderlijke processen te optimaliseren. Dit betekent bijvoorbeeld dat je per proces kijkt of de effectiviteit omhoog moet of dat kostenbesparing noodzakelijk is. Conclusie is dan dat bijvoorbeeld de logistiek en distributie sneller moeten, het liefst tegen lagere kosten, om zo de concurrent voor te blijven.

Een voorwaarde om dergelijke zaken te verbeteren, is inzicht hebben in de processen van de betrokken afdelingen: hoe lopen die processen en hoe zou het beter kunnen? Hierbij geldt dat je niet alleen maar data moet verzamelen en vergelijken, maar dat je de data moet transformeren naar relevante informatie. Als je deze informatie per afdeling hebt en per bedrijfsonderdeel worden verbeterstappen gezet, kun je die gegevens ook combineren om het bedrijf als geheel een sprong vooruit te laten maken.

  1. Verbeter de samenwerking

Als je afdelingen duidelijk maakt wat ze afzonderlijk bijdragen aan het geheel, verbeter je de samenwerking en gaan zij zichzelf ook meer zien als één organisatie. Zo wordt er sneller gewerkt naar een gezamenlijk doel. Als er inzicht ontstaat in waar het wringt, ontstaat er druk op die afdeling om de zaken te verbeteren. Daar profiteert uiteindelijk weer het hele bedrijf van, omdat het resultaat stijgt.

Een bijkomend voordeel van deze informatie is dat het eenvoudiger wordt om kosten te besparen. Door te focussen op afdelingen als onderdeel van het organisme ontstaat inzicht in het geheel en worden verborgen kosten eerder zichtbaar. De ervaring leert dat negen van de tien bedrijven kunnen besparen door deze kosten (die vaak over meerdere afdelingen gaan) eens goed tegen het licht te houden. Dat is bijvoorbeeld de facturatie, het voorraadbeheer, de hoeveelheid leveranciers, enzovoorts.

  1. Optimaliseer geen silo’s

De processen worden ontbloot en geanalyseerd, waardoor een bedrijf ook meer zicht krijgt op de kosten. Door die bruikbare informatie is procesverbetering mogelijk processen wat kan leiden tot kostenbesparing. Dit is direct voelbaar in de verbetering van het totale bedrijfsresultaat. Dus afdelingen individueel optimaliseren moet geen uitgangspunt zijn, maar kan als middel dienen om de complete organisatie te stroomlijnen. Met deze tips in het achterhoofd voorkom je dat je als groothandel rare bokkensprongen maakt. Of kent u nog betere tips? Zet ze hieronder in een reactie..

Auteur Joris Teulings werkt voor Unit4. 

Reageer op dit artikel