blog

Van Sagitta naar AGS3: wat verandert er precies?  

Supply chain

De Nederlandse douane vervangt het oude aangiftesysteem Sagitta voor het nieuwe AGS-systeem. Wat verandert er precies? Wat betekent dit voor u? Hoe en wanneer bereidt u zich het best voor op de wijzigingen die de invoering van AGS3 met zich meebrengt? Lucas Avink van Decartes geeft advies.

Van Sagitta naar AGS3: wat verandert er precies?  
Lucas Avink

Bij het importeren, exporteren en verplaatsen van goederen komt veel meer kijken dan enkel het transport van deze goederen. Tijdig en accuraat voldoen aan wet- en regelgeving zorgt voor efficiënte supply chain processen en voorkomt hoge boetes en/of langere doorlooptijden. Goederen die de grens over gaan worden aangegeven via het aangiftesysteem van de Nederlandse douane. Waar voorheen gewerkt werd met Sagitta, komt er nu een volledig nieuw systeem: AGS.

AGS2, het aangiftesysteem voor import, is al in productie genomen door de douane. De omschakeling van Sagitta Uitvoer naar AGS3, het aangiftesysteem voor export, staat gepland voor begin van 2016. In Nederland zijn er veel meer bedrijven die grotere volumes exporteren dan bedrijven die deze importeren. Hierdoor raakt de overstap van Sagitta Export naar AGS Export ook meer bedrijven dan de implementatie van AGS2.

Nu de transitie van Sagitta naar AGS3 dichterbij komt, bemerken wij nervositeit bij bedrijven. Er zijn veel vragen over de huidige douanesoftware. Is deze wel geschikt voor het nieuwe systeem? Is mijn softwareleverancier wel op de hoogte van de wijzigingen? Er hangen immers grote risico’s aan het niet (tijdig) doorvoeren hiervan. Vrachtwagens kunnen stil blijven staan bij de eigen docks of aan de grens, of een zending mag niet op een vrachtschip geladen worden, wat natuurlijk erg kostbaar is. Boetes voor onjuiste of onvolledige documenten kunnen bovendien oplopen tot duizenden euro’s per zending.

Tijdig klaar voor AGS3?

Initieel heeft de douane een ambitie uitgesproken om in september 2015 over te willen schakelen van Sagitta naar AGS3 Export. Meest recente berichtgevingen duiden echter op een effectieve omschakeling in het eerste of tweede kwartaal van 2016. Het lijkt erop dat er eind 2015 mogelijk wel een omgeving beschikbaar zal zijn waarin u zowel met het Sagitta-systeem kunt werken als testen met het nieuwe AGS.

Dit lijkt allemaal misschien nog ver weg, maar als u terugrekent vanaf februari 2016 dan begint de tijd te dringen en zou u nu al bezig moeten zijn met het voorbereiden op deze wijziging.

Van Sagitta Export naar AGS Expert  (AGS3)

Bovenstaande lijkt voor u misschien minder van toepassing als u de afhandeling van de douaneprocessen geheel uitbesteed heeft bij een logistiek dienstverlener of customs broker, maar u kunt zich hierin vergissen. Om uw logistiek dienstverlener of customs broker de juiste informatie aan te leveren na de omschakeling naar het nieuwe AGS, zult u waarschijnlijk aanpassingen moeten doen.

Tijd om vragen te stellen over AGS3

Of u nu zelf een softwaresysteem heeft gebouwd voor de afhandeling van douanedeclaraties, een softwareoplossing heeft aangeschaft bij een ICT-dienstverlener of het gehele douaneproces uitbesteedt aan een logistiek dienstverlener of customs broker: het is in uw belang dat u tijdig klaar bent voor AGS3.

Heeft u de aangifteprocessen ondergebracht bij een logistiek dienstverlener of customs broker? Bel die dan eens op. Zijn ze daar al klaar voor de wijziging? Wat wordt er van u verwacht? Welke middelen, mensen of informatie moet u beschikbaar stellen?

Gebruikt u een softwaresysteem van een ICT-dienstverlener en bent u nog niet geïnformeerd over de wijzigingen? Dan is het tijd om hierover vragen te gaan stellen. Zijn zij klaar voor de veranderingen? Hoe gaat uw ICT-dienstverlener u hierbij helpen en wat hebben ze wanneer van u nodig?

Voor bedrijven die een eigen softwareoplossing voor de douaneaangiftes hebben gebouwd, heeft de overstap van Sagitta naar AGS3 de meeste impact. Verschillende afdelingen zoals ICT, douane en logistiek moeten samenwerken om de wijzigingen in kaart te brengen en in goede banen te leiden. Door de economische recessie is er in veel gevallen bezuinigd op overheadkosten waardoor de capaciteit op de ICT-afdeling gereduceerd is. Daarbij heeft de ICT-afdeling veel kennis over IT, maar in de meeste gevallen geen expertise op het gebied van douane wet- en regelgeving en/of logistiek. Vraag uw IT afdeling of ze op de hoogte zijn van de aankomende wijzigingen, waar dit bij hen op de agenda staat, of er voldoende kennis en capaciteit aanwezig is om tijdig de benodigde aanpassingen door te voeren.

Tijd voor een nieuwe oplossing?

Indien u zelf een IT-oplossing ontwikkeld heeft of wanneer u dit afneemt bij een ICT-dienstverlener: dit is een uitstekend moment om uw softwareleverancier onder de loep te nemen. Einde mei 2015 heeft de douane de specificaties voor AGS3 gecommuniceerd. Uw softwarepartner of IT-afdeling zou hiervan op de hoogte moeten zijn. En misschien gebruikt u verouderde on-premise software en is dit het juiste moment voor u om over te stappen op een SaaS oplossing (Software as a Service)? De voordelen van SaaS-oplossingen in vergelijking met on-premise software zijn u vast bekend.

Kortom, ongeacht hoe u uw douaneprocessen ingericht heeft (uitbesteed, in-house, ICT-oplossing); acteer nu! Maak dit onderwerp bespreekbaar binnen uw organisatie en met uw partners waarmee u samenwerkt.

Auteur: Lucas Sousa de Carvalho – Avink van senior sales director bij Descartes

Lees ook: Helft retailers heeft omnichannel strategie (nieuwsbericht)

Of: Van Sagitta Uitvoer naar AGS: wat kunt u verwachten? (expertartikel)

Reageer op dit artikel