blog

AGS3: datakwaliteit belangrijker dan ooit bij douane-aangifte

Supply chain

AGS3: datakwaliteit belangrijker dan ooit bij douane-aangifte

De invoering van AGS 3 staat begin 2016 op het programma: het nieuwe aangiftesysteem voor exportzendingen. Deze verandering biedt voordelen maar stelt ook hoge eisen aan bijvoorbeeld de kwaliteit van bedrijfs- en productgegevens. Richard Groenendijk, directeur van AEB Nederland zet de vijf belangrijkste veranderingen op een rij.

Twee delen van het nieuwe douane-aangiftesysteem AGS zijn al in gebruik genomen: AGS1 (opslagaangiften) en AGS2 (invoeraangiften). Dit najaar volgt AGS3, het deel voor uitvoeraangiften dat de grootste impact zal hebben op het Nederlandse bedrijfsleven. Het aantal bedrijven dat exporteert is immers tweeënhalf keer zo groot als het aantal importerende bedrijven. Voor veel aangevers is de invoering van AGS3 dan ook een eerste kennismaking met de opvolger van Sagitta, het oude aangiftesysteem.

Uit cijfers blijkt dat tachtig procent van alle aangiftes wordt verzorgd door professionele aangevers: mensen die inmiddels de nodige ervaring hebben en wellicht ook een opleiding in de douaneregel- en wetgeving hebben genoten. Voor hen betekent de invoer van AGS3 een grote verandering, die nog niet helemaal tot in detail is uitgekristalliseerd.

Vijf belangrijkste AGS3-wijzigingen:

Hiertegenover staat een misschien nog grotere groep mensen die slechts af en toe een aangifte verzorgt. Voor deze groep bedrijven is AGS3 helemaal nieuw. Zij zullen zich de komende maanden goed moeten verdiepen in het nieuwe aangiftesysteem. Wat zijn nu de vijf belangrijkste wijzigingen?

1. Meer ingebouwde controles AGS3

Exporterende bedrijven zullen na de overstap op AGS3 hoogstwaarschijnlijk worden geconfronteerd met een flinke toename van het aantal foutmeldingen. Dat heeft alles te maken met het grote aantal ingebouwde ‘credibility checks’ in het AGS-aangiftesysteem. De checks worden uitgevoerd voordat een aangifte bij de douane belandt, zodat wordt voorkomen dat deze instantie aangiftes met onjuiste data in behandeling neemt.

Er zijn drie soorten credibility checks:

  • Wetmatige controles (legal checks): wat zijn de wettelijke beperkingen met de uitvoer van bepaalde type goederen?
  • Controles op product- en ladingkenmerken (physical checks): stemmen de producten en opgegeven productkenmerken overeen?
  • Prijsgerelateerde controles (price related checks): kloppen de prijzen die zijn opgegeven?

Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf schroeven uitvoert en opgeeft dat deze een waarde hebben van 1000 euro per stuk. Of neem een bedrijf dat tapijten exporteert en een onrealistisch aantal knopen per vierkante meter invult. AGS3 geeft dan direct een foutmelding, zodat de aangever de foutief ingevulde gegevens kan wijzigen voordat de douane de aangifte ontvangt.

2. ‘Geladen’ of ‘Te laden’

Vaak is op het moment van aangifte exact bekend hoeveel pallets met hoeveel dozen worden geëxporteerd. Soms is het echter niet mogelijk om op het moment van aangifte alle gegevens in te vullen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij bulkladingen, waarbij het exacte volume of gewicht van de lading pas na het laden bekend is. Sagitta bood in deze gevallen de mogelijkheid om te kiezen voor de procedure ‘Te Laden’ in plaats van ‘Geladen’. In deze procedure moest het exporterende bedrijf naderhand wel een aanvullend bericht met de juiste gegevens en de einde laadtijd naar de douane sturen.

In AGS3 blijft deze mogelijkheid bestaan, maar is de procedure flink gewijzigd. Het formele onderscheid tussen ‘Geladen’ en ‘Te Laden’ verdwijnt, wat betekent dat de aangever in eerste instantie een onvolledige aangifte moet doen. Na het laden kunnen de ontbrekende gegevens worden ingevuld door de aangifte te corrigeren. Het voordeel is dat de verwachte starttijd en de gerealiseerde eindtijd van laden niet meer hoeft te worden opgegeven.

3. Onvolledige/aanvullende aangifte

Ook in Sagitta bestond al de mogelijkheid om onvolledige aangiftes te verzenden, maar de afronding vereiste wel meer handelingen dan in AGS3 het geval zal zijn. Dat biedt voordelen, bijvoorbeeld wanneer er tijdsdruk zit op een exportzending. Straks wordt het gemakkelijker om de aangifte af te ronden zodra ook de laatste gegevens bekend zijn. Bovendien zal AGS3 tot twee keer toe een herinnering sturen als een onvolledige aangifte niet op tijd wordt afgerond.

4. Corrigeren of buiten werking stellen

Soms is het noodzakelijk om een aangifte te corrigeren of zelfs geheel buiten werking te stellen. Corrigeren is bijvoorbeeld noodzakelijk als een verkeerd containernummer is opgegeven. Het buiten werking stellen van een aangifte is aan de orde als de aangever de douaneregelgeving verkeerd heeft begrepen. Tot nu toe moeten bedrijven in dat soort gevallen opereren buiten Sagitta om en rechtstreeks contact opnemen met de douane. Straks is dat niet meer nodig en kan alles binnen AGS3 worden geregeld. Dat is wellicht even wennen, maar bespaart de douane een heleboel tijd.

5. Belang van juiste data AGS3

Bij de invoering van AGS2 bleek dat veel bedrijven hun bedrijfs- en productdata niet op orde hebben. Maar liefst dertig procent van de foutieve aangiftes was te wijten aan onjuiste data. Bij de invoering van AGS3 is het belang van juiste data zo mogelijk nog groter. Zoals gezegd accepteert de douane geen foutieve aangiftes meer, maar misschien nog wel belangrijker zijn de consequenties voor de relatie met klanten en opdrachtgevers. Zendingen kunnen vertragingen oplopen, wat leidt tot te late leveringen en soms zelfs boetes. Investeer dus in de kwaliteit van data.

Deze veranderingen zijn niet de enige vijf. Voor aangevers is het zaak om zich goed te verdiepen in de veranderingen en zich te oriënteren op de mogelijkheden die de bestaande software biedt om uitvoeraangiftes via AGS3 te ondersteunen. De invoering van AGS3 zal op termijn een hoop voordelen bieden, ook voor aangevers, maar een goede voorbereiding voorkomt een slechte start.

U kunt hier de whitepaper ‘Hoe u zich als exporteur succesvol kunt voorbereiden op AGS3-Export; achtergronden, veranderingen en tips voor een soepele overgang’.

Richard Groenendijk is directeur van AEB Nederland

 

Lees ook op Logistiek.nl: Van Sagitta Uitvoer naar AGS: wat kunt u verwachten?  
of: Van Sagitta naar AGS3: wat verandert er precies?

Reageer op dit artikel