blog

Defensie en ERP: sterren plakken helpt niet

Supply chain

Het Nederlandse leger was in juni 2007 ‘verliezer van de maand’, volgens collega SC-magazine. De logistiek was niet op orde. Daar moest met de invoering van ERP verandering in komen. Nu, zeven jaar later is de conclusie dat dit niet is gelukt. Defensie is nog niet klaar met de invoering. De kosten lopen op tot 900 miljoen euro. Wat kunnen we leren van deze ERP-soap?

Defensie en ERP: sterren plakken helpt niet

De ERP-soap begon in 1992 toen Defensie een principieel besluit nam. Er zou een defensiebreed informatiesysteem komen om de Paarse krijgsmacht te ondersteunen. Marine, Landmacht, Luchtmacht en Marechaussee moesten gaan samen werken, of liever nog integreren.

Megaproject

Het moest een geweldig megaproject worden: Strategic process and enabled reengineering (SPEER), dat ook nog eens meer dan duizend werkplekken zou besparen. De Nederlandse Defensie-organisatie was de eerste ter wereld die defensiebreed het ERP-systeem zou gaan gebruiken voor alle activiteiten; de medicijnen voor de geneeskundige troepen, het onderhoud aan vliegtuigen, de missies in Afghanistan, het bevoorraden van de marineschepen wereldwijd en de personele planning.

Het zou een van de grootste SAP-implementaties ooit worden want geen enkele andere krijgsmacht had dit nog vertoond. Toch rinkelden de alarmbellen op de Haagse staven niet.

Sterren plakken

Een compleet leger aan externen werd ingehuurd om het werk te doen in het SPEER-project. De betrokken militairen, die voor twee of drie jaar werden toegevoegd aan het project, vonden het vooral ‘verplichte corvee’. Het leverde in elk geval wel, naast een promotie, vele meters documenten op.

Als het project even niet de voortgang toonde die nodig was, dan werd de zittende een-sterren generaal vervangen door een twee-sterren generaal en daarna zelfs door een drie-sterren generaal. Die generaal meldde in de vakbladen dat SPEER ‘weer spits was’. Maar, het mocht niet baten.

Het SPEER-project kwam niet op gang terwijl de kosten uit de bocht vlogen. De initiële begroting van iets meer dan 100 miljoen euro werd al snel 200 miljoen, zelfs 400 miljoen en nu schat de rekenkamer het eindbedrag op 900 miljoen, terwijl het project nog steeds niet klaar is. Het rapport van de Rekenkamer biedt leerzame lessen.

De lessen

Al in 2009 was bekend wat er fout ging. Defensiepersoneel zelf had kritiek op:

  • De ambitie om data en processen krijgsmachtbreed te standaardiseren en in te richten in een enkel ERP-systeem;
  • De focus op de administratieve en bureaucratische processen in plaats van processen slimmer te plannen te besturen;
  • De invoering van het ERP-systemen in een keer krijgsmachtbreed in plaats van per organisatie-onderdeel op basis van een doordacht logistiek concept;
  • De bestaande complexe, functionele organisatie van processen binnen de defensie-organisatie. Tussen alle afdelingen stonden metershoge schotten;
  • De logistieke kennisontwikkeling binnen de defensie-organisatie;
  • Het beschikbare budget, dat ‘politiek’ veel te laag werd ingezet.

Er waren genoeg ideeën hoe het anders zou moeten. Neem bijvoorbeeld een veel kleinere scope: regel bepaalde logistieke ketens of systemen eerst en groei dan pas door. Maak een duidelijk logistiek concept, waarop je vervolgens blijft. Maak een knip in generieke processen met hun eigen ondersteuning en specifieke processen met hun eigen specifieke ondersteuning en dus ICT-oplossingen. Zorg eerst voor een opgeruimd huis. Zorg dat de defensiemedewerkers de eigen supply chain binnen Defensie kennen (en begrijpen). Elke stap heeft gevolgen voor eerdere en volgende stappen in de complexe supply chain, zeker na invoering van ERP. Tenslotte, reken externe partijen af op basis van prestaties die ze leveren, niet op basis van hun uurtjes.

Friendly Fire

De adviezen zijn steeds in de wind geslagen. Is Defensie een organisatie waar misschien niet altijd naar elkaar wordt geluisterd? Dan moet er toch wat gebeuren aan de interne cultuur en leiderschap.

Het is niet uit te leggen waarom het zo lang heeft moeten duren, het zoveel heeft moeten kosten, en waarom het nog niet klaar is. Defensie bezuinigt, maar heeft klaarblijkelijk geen idee waar het geld aan op gaat. Het delen van informatie is noodzakelijke voor samenwerking met de industrie en coalitiepartners om effectief, efficiënt en veilig onze vredesmissies te ondersteunen.

Het rapport van de Rekenkamer is leerzaam voor iedereen die een grote ERP-implementatie gaat doen. Een van de belangrijkste conclusies van de Rekenkamer is dat een nieuw systeem innovatie niet afdwingt. Anders dan aanvankelijk werd verondersteld, dwingt het gekozen ERP-pakket verbetering van de werkprocessen niet af. Innovatie van werkprocessen vindt alleen plaats als daar expliciet op wordt gestuurd. Dan kun je nog zoveel sterren plakken, maar dan gaat het echt niet werken…

Reageer op dit artikel