blog

Hoe is uw voorraadwaardering van reserveonderdelen ingericht?

Supply chain

Het waarderen van repareerbare reserveonderdelen is een complexe materie. De praktijk laat zien dat er verschillende manieren zijn voor het waarderen van de onderdelen en dat de gehanteerde methodes nogal grof zijn. Het goed waarderen van reserveonderdelen is erg belangrijk. Ten eerste om de waarde goed inzichtelijk te hebben bij het afsluiten van een verzekering. Ten tweede om de voorraad reserveonderdelen goed te kunnen besturen, immers een foutieve waardering kan leiden tot verkeerde voorraadbeslissingen. Maarten Driessen geeft hier richting en ideeën hoe u de voorraad van repareerbare onderdelen kunt waarderen.

Hoe is uw voorraadwaardering van reserveonderdelen ingericht?

Het begin van een nieuw jaar staat weer voor de deur. Dit is de periode van goede voornemens maar ook van verhoogde autoverkopen. Veel autokopers ruilen hun oude auto in bij de aanschaf van een nieuwe. Veel autoverkopers hanteren een lijst met de standaardwaarde van een merk/type auto uit een bepaald bouwjaar. Een blik op het onderhoudsboekje, de staat van de auto en de aanwezigheid van speciale opties kunnen ervoor zorgen dat er wordt afgeweken van de standaardwaarde. De waarde van de ingeruilde auto staat vooraf nagenoeg vast.

Een vergelijkbaar ruilprincipe vindt plaats in het onderhoud van andere hoogwaardige technische systemen, zoals treinen, vliegtuigen en energiecentrales. In het onderhoudsconcept ligt vast dat het onderhoud van het technisch systeem en het onderhoud van (afzonderlijk) repareerbare onderdelen van het technisch systeem zijn ontkoppeld. Voorbeelden van repareerbare onderdelen zijn dieselmotoren en airco’s. Een dieselmotor wordt in het onderhoud van het technisch systeem verwisseld (om de doorlooptijd van het onderhoud te beperken) voor een bruikbaar exemplaar uit voorraad. De verwisselde dieselmotor wordt in een aparte reparatiewerkplaats onderhouden c.q. gerepareerd. Om dit ruilprincipe mogelijk te maken is er een omloopvoorraad van dieselmotoren aanwezig. Het ruilprincipe van repareerbare onderdelen is gevisualiseerd in figuur 1 hieronder.

 

Figuur 1. Eenvoudige weergave van de kringloop van repareerbare onderdelen

Praktijkvoorbeelden waarderen repareerbare reserveonderdelen

Zoals in figuur 1 is te zien, is er een onderscheid tussen de voorraad defecte exemplaren en de voorraad bruikbare (‘schone’) exemplaren. Een reparatiewerkplaats voegt waarde toe – mensen, materialen en overige kosten – aan een defect exemplaar om het weer bruikbaar te maken voor inzet in een technisch systeem. Beide typen exemplaren (defect en bruikbaar) hebben dus een andere financiële waarde. Het verschil tussen de waarde van een gerepareerd en een defect onderdeel zijn de reparatiekosten. De reparatiekosten zijn gelijk aan de toegevoegde waarde van de reparatiewerkplaats en kan dus verschillen per reserveonderdeel. De bruikbare voorraad kan zowel gerepareerde exemplaren bevatten als exemplaren die nog nieuw (ongebruikt) zijn.

Bovenstaande opsplitsing zien we (deels) ook terug in de volgende drie praktijkvoorbeelden (tabel 1). Alle drie de voorbeelden van waardering worden jaarlijks door accountants goedgekeurd. Voor een accountant is het meer van belang dat een bedrijf door de jaren heen consequent dezelfde methode toepast.

 

Tabel 1. Drie praktijkvoorbeelden van voorraadwaardering van repareerbare onderdelen

Bedrijf 1 werkt met vaste percentages en houdt, in tegenstelling tot bedrijf 2 en 3, de reparatieprijs per exemplaar niet specifiek bij. Bedrijf 1 werkt wel met een aparte waardering voor nieuwe, ongebruikte exemplaren. Daar waar bedrijf 2 de voorraad gerepareerde en nieuwe onderdelen  waardeert tegen de aanschafprijs van een nieuw onderdeel, komt bedrijf 3 ermee weg dat een defect deel slechts één eurocent waard is. Begrijpt u het nog?

Bedrijf 1 kiest overigens bewust voor eenvoudige waarderingsregels om daarmee de administratieve lasten te beperken. Bedrijf 2 maakt geen onderscheid tussen de waarde van nieuwe en gerepareerde exemplaren, omdat een groot deel van de reparaties standaard nieuw revisies zijn en het gerepareerde exemplaar in dat geval weer ‘zo goed als nieuw’ is. Bedrijf 3 hanteert de reparatieprijs als een vaste verrekenprijs voor de nieuwe en gerepareerde delen. Daarmee wordt de waarde van defecte delen automatisch nihil.

Voorstellen voor waardering van repareerbare reserveonderdelen

De oplettende lezer heeft gemerkt dat de voorraad van de exemplaren die in reparatie zijn niet worden gewaardeerd in de praktijkvoorbeelden. Aangezien de reparatiedoorlooptijd vaak enkele maanden is, geeft dit een vertekend beeld van de échte voorraadwaarde. Het bedrijf heeft, als het alle exemplaren in reparatie geeft, geen voorraadwaarde op de balans staan en dat is feitelijk onterecht.

De genoemde praktijkvoorbeelden houden daarnaast geen rekening met het feit dat de reparatiekosten per exemplaar kunnen verschillen. Een reparatie van een airco kan eenvoudig zijn en/of het kan zijn dat er geen materialen nodig zijn, maar soms kan een reparatie erg complex en duur zijn. Dit is echter voor aanvang van de reparatie vaak lastig te bepalen. De staat waarin een defect onderdeel retour komt is, in tegenstelling tot de autoverkoper uit de inleiding, pas gedurende de reparatie inzichtelijk (na inspectie). De praktijk wijst uit dat registratie van reparatiekosten op detail niveau (per exemplaar) zoals hierboven beschreven het waarderen van reserveonderdelen nodeloos complex maakt en weinig toegevoegde waarde heeft.

Een veel gehanteerde methode is om de voorraad te waarderen tegen de marktwaarde. Voor veel onderhoudsbedrijven van technisch hoogwaardige systemen is het echter lastig om de marktwaarde vast te stellen, omdat het vaak gaat om specifieke reserveonderdelen die niet standaard zijn toegepast in een technisch systeem. De bedrijven benaderen daarom de marktwaarde vaak met de aanschafprijs.

Het waarderen van repareerbare onderdelen is zo complex te maken als ieder bedrijf wil. Het apart waarderen van de verschillende voorraadtypen is essentieel, het op verschillende manieren waarderen van de defecte exemplaren optioneel. Tabel 2 geeft een voorstel voor het waarderen van de verschillende voorraadtypen. In deze tabel gaan we ervan uit de marktwaarde van een reserveonderdeel niet bekend is.

 

Tabel 2. Voorgestelde waardering van de verschillende voorraadtypen

In de praktijk zien we dat accountants verschillende vormen van voorraadwaardering accepteren. Hierdoor ontbreekt de prikkel voor de onderhoudsbedrijven om hun waardering van repareerbare reservedelen op orde te brengen. Het systeem van voorraadwaardering van reserveonderdelen blijft zo vermoedelijk nog wel even veelzijdig…

Wij zijn op zoek naar de ‘best practice’!

Dit artikel geeft u richting en ideeën hoe u de voorraad van repareerbare onderdelen kunt waarderen. De ‘best practice’ in de onderhoudswereld ben ik nog niet tegengekomen. Is uw bedrijf de ‘best practice’ op dit vlak? Of wellicht zijn er andere beproefde methoden? Ik ben benieuwd naar jullie mening en ideeën!

Reageer op dit artikel