blog

Waar ligt uw bovengrens bij een schommelende vraag?

Supply chain

Voor meer dan 60 procent van de supply chain managers is de groeiende volatiliteit in de vraag de belangrijkste reden voor het verbeteren van hun supply chain management. Maar wat is de invloed van deze volatiliteit? Welke aanpassingen moet er komen en wat kost het? Door scenarioplanning in een S&OP-proces toe te passen, vind je antwoorden op deze vragen, zegt Marc Kerkhoff van Plan&Improve.

Waar ligt uw bovengrens bij een schommelende vraag?
Marc kerkhoff

De vraag exact voorspellen is niet mogelijk. Elke forecast zal altijd enige onzekerheid met zich meebrengen en deze onzekerheid groeit in de tijd. Het is namelijk veel eenvoudiger om nu aan te geven wat men over 2 weken denkt te gaan verkopen dan dat men dit voor over 3 maanden moet doen, laat staan voor over 6 maanden. Als u moet beslissen wat u nu moet inkopen en produceren voor wat u pas over 3 maanden nodig hebt, dan is het onzeker wat en hoeveel u precies nodig hebt. Deze onzekerheid dient in het plan opgenomen te worden. Met het voorspellen van vorst is het overigens niet anders. Elke winter als het gaat vriezen, kijken we gespannen naar de vorst grafiekjes of de vorst zal doorzetten. Deze grafiekjes vertellen ons wat is de kans op een aantal dagen strenge vorst en of we onze schaatsen uit het vet moeten halen. Hoe verder vooruit, hoe onzekerder het wordt, zie http://winterplaza.nl

.

 

Figuur 1: De onzekerheid in forecast groeit met de tijd

 

De onzekerheid groeit met de tijd. Het is juist belangrijk om hiervan bewust te zijn en dit binnen het plan mee te nemen.

 

Het plan is heilig

Maar in het plan een onzekerheid aanbrengen wordt niet echt geaccepteerd. Het plan halen, is de doelstelling (lees ook wel budget), er onder eindigen is zeker niet gewenst en er boven eindigen mooi meegenomen. Vaak genoeg hoor ik opmerkingen als ‘als we het plan maar halen dan is alles prima’ of ‘het plan is heilig’. Maar het plan is gebaseerd op een forecast die een (grote) onzekerheid in zich heeft. Er is dus een reële kans dat we ook onder of boven plan kunnen uitkomen. Wat nu als we onder of boven plan uitkomen? Moeten we risico’s beperken voor als dit gebeurt en wat zijn de kosten hiervan, de impact op de marge, de leverbetrouwbaarheid en andere indicatoren?  Zeker in een tijd waar de volatiliteit in de vraag toeneemt en de economie on  zeker is, is het goed om te bepalen hoe de supply chain reageert op deze onzekerheden.

     

Waarom moeten we onzekerheden meenemen?

De supply chain moet zich waarborgen om onzekerheid op te vangen. Dit kan op verschillende manieren en vergt een investering. Maar hoe ver moet je hierin gaan, waar ligt de grens? De grens wordt bepaald door de kosten, het resultaat en de risico die we als bedrijf willen lopen. Hier moeten afwegingen gemaakt worden en deze afwegingen worden gedreven door de onzekerheid in de supply chain. Deze afwegingen moet worden gemaakt in het Sales&Operations Planning-proces.

   

Verschillende scenario’s

Gegeven mijn huidige supply chain, stel dat de vraag halveert wat is dan het bedrijfsresultaat? Hoe zit het dan met mijn voorraden? Stel dat de vraag 2 keer zo hoog wordt, moet nu de flexibiliteit verhoogd worden en daarbij behorende kosten geaccepteerd worden. Moet er overgaan worden van 5 naar 6 dagen werken? Deze ‘als-dan’ vragen moeten meegenomen worden in verschillende scenario’s in het S&OP-proces, en beoordeeld worden op hun risico, benodigde investeringen en opbrengsten.

 

Figuur 2: Afwegingen die gemaakt moeten worden

 

De juiste tools, zoals een goed advanced planning-systeem en een S&OP-systeem dat scenario’s ondersteunt, maakt het doorrekenen en vergelijken van deze scenario’s een stuk eenvoudiger. Een goed planning systeem moet om kunnen gaan met de verschillende parameters die het plan bepalen. Het S&OP system moet geschikt zijn om de scenario’s op te slaan en deze snel inzichtelijk te maken met de daarbij behorende prestatie indicatoren.

  

Inrichten van de supply chain

Deze verschillende scenario’s kunnen ook gebruikt worden om de supply chain in te richten. Er kan een ondergrens scenario en een bovengrens scenario gedefinieerd worden. De betrouwbaarheid van dit scenario is hoog, immers deze volumes zullen zeker verkocht worden, en deze betrouwbaarheid kan gebruikt worden om de supply chain in te richten. Bijvoorbeeld door grondstoffen of componenten in een vast volume in te kopen of de benodigde capaciteiten alvast vast te leggen. Dit brengt een kostenbesparing met zich mee welke eventueel gebruikt kan worden om de kosten van het bovengrens scenario af te dekken. Met het bovengrensscenario kan bepaald worden hoeveel flexibiliteit in de supply chain ingebouwd moet worden om aan de onzekere vraag te kunnen voldoen en welke bijbehorende kosten en risico’s dat met zich meebrengt. Dit kan bijvoorbeeld door het ontwikkelen van multi-sourcing strategieën met volume en levertijd.

 

Figuur 3: Gebruik de ondergrens en bovengrens scenario’s om de supply chain in te inrichten

 

Maar wat wordt nu de bovengrens? Hoeveel flexibiliteit moet er ingebouwd worden en welke opbrengsten kunnen dan worden verwacht. Dit zijn allemaal vragen die binnen het S&OP-proces beantwoord moeten worden. De juiste ‘stakeholders’ zitten dan rond de tafel om hierover een beslissing te nemen.

 

Waar ligt uw bovengrens?

Hoe heilig is uw plan? Hoeveel plannen maakt u eigenlijk? Waar ligt uw bovengrens? Heeft u voldoende zicht op hoe u met onzekerheden binnen uw supply chain om moet gaan? Scenario planning kan u daarbij helpen. Maak het plan niet meer heilig en accepteer de onzekerheid. Door het definiëren van de juiste scenario’s kunt u inzicht krijgen in hoe deze onzekerheden uw supply chain beïnvloeden en welke risico’s u daarbij loopt. Door deze scenario’s mee te nemen bij de inrichting van de supply chain is de supply chain beter bestand tegen plotselinge veranderingen in de vraag. Een goed georganiseerd S&OP-proces kan helpen de juiste afwegingen te maken met welke maatregelen u zich het beste kunt wapenen tegen het onverwachte. Let zeker ook bij de aanschaf van een planning of een S&OP-systeem of deze ook aan scenario planning ondersteunen.

Reageer op dit artikel