blog

De RFI-lengte verraadt uw zelfvertrouwen

Supply chain

Aan welke eisen en wensen moet uw nieuwe ERP-systeem voldoen? Het definiëren van de Request for Information (RFI) vormt in elk selectieproces een cruciale fase die mede bepalend is voor uw projectsucces. Mijn stelling luidt: hoe kleiner uw zelfvertrouwen, hoe langer uw RFI’s!

De RFI-lengte verraadt uw zelfvertrouwen
Request for Information RFI ERP

Onlangs sprak ik een ERP-aanbieder voor woningcorporaties. Hij had een RFI met 3.600 vragen ontvangen. Of dat niet wat aan de ruime kant is? Ach, dat hangt vooral van uw zelfvertrouwen af. "Kan uw systeem ook met hoofdletters en kleine letters werken?" Tja, hoe onzeker kun je zijn… ?

 

Nederland telt zo’n 400 woningcorporaties die allen dezelfde wet- en regelgeving moeten uitvoeren. En dus ook een tamelijk vergelijkbaar dienstenpakket aanbieden. Is uw organisatie uniek in z’n bedrijfsprocessen? Of gaat u voor een compleet maatwerktraject? Dan lijkt extra aandacht voor de functionele match me zeker op z’n plaats. Maar als honderden vergelijkbare organisaties dagelijks aantonen met de beschikbare standaard pakketten uit de voeten kunnen is het toch echt een ander verhaal.

 

Monsterlijke RFI’s

Opmerkelijk in deze trajecten is de rol van de externe adviseur. Zeker in specifieke sectoren zijn dat vaak partijen die zich op hun branchekennis beroepen. Is het dan niet wonderlijk dat uitgerekend deze goed betaalde insiders voor hun klanten dergelijke monsterlijke RFI’s samenstellen? Nota bene voor pakketten die zij zelf van haver tot gort (dienen te) kennen? Hier lijkt sprake van een dubbele uiting van onzekerheid bij de kandidaat koper – naast een lange RFI ook nog ‘ns een onzekere adviseur!

 

Ik hoop dat u begrijpt dat zo’n ellenlange lijst van eisen en wensen niet direct aan projectsucces bijdraagt. Hoe uitgebreider en vooral ook exotischer immers uw wensen, hoe meer maatwerk. Hoe meer maatwerk, hoe langer de implementatie duurt. En hoe vlotter u door uw budget heen bent. En wilt u later nog ‘ns naar een nieuwe versie migreren, dan blijkt uw maatwerk een blok aan uw been.

 

Put uw vertrouwen dus niet uit ellenlange RFI’s. Selecteer alleen die vragen die voor uw bedrijf werkelijk het verschil maken.  En zorg dat het er niet meer dan 200 zijn. Nou vooruit  – 300 dan! En is uw adviseur gewend om altijd beduidend meer vragen te stellen dan is dat voor u waarschijnlijk het signaal om nog even verder te zoeken… Hoe lang zijn uw RFI’s?

Reageer op dit artikel