blog

Zes kansen voor efficiënte buitendienstmedewerkers

Supply chain

Zes kansen voor efficiënte buitendienstmedewerkers
Buitendienstmedewerkers digitale werkbon

Waarom gebruiken buitendienstmedewerkers nog pen en papier? ‘Papieren’ bedrijfsprocessen vragen veel tijd die kostbaar is. Het zorgt ervoor dat u trager inspeelt op wat uw klanten willen en nodig hebben. Hoe optimaal werken uw buitendienstmedewerkers, vraagt Elke Kraemer van Odyssee Mobile zich af.

In deze tijden van elektronische communicatie werkt informatie op papier inefficiënt. Alles wat op papier staat, moet een tweede keer worden behandeld. Zo ontstaan bedrijfsprocessen die dubbel werk meebrengen. Bovendien neemt uw bedrijf minder snel actie door de tragere informatie-uitwisseling. Het gevolg van deze manuele processen? Slechtere prestaties, hogere personeelskosten en een hoger risico op fouten.

   

Vrees voor complexiteit

Veel bedrijven passen zich maar langzaam aan mobiele technologieën aan. Ze vrezen de complexe integratie die ze hadden verwacht en (deels) aan den lijve hebben ondervonden bij hun overstap naar ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning). Talloze bedrijven denken alleen aan de kosten, de toestelkeuze en de obstakels tijdens een integratieproces. Ze verliezen uit het oog dat mobiele oplossingen hun bedrijfsprocessen spectaculair kunnen verbeteren.

 

Moderne oplossingen voor buitendienst medewerkers bieden standaardinterfaces aan om met elk ERP-programma te integreren. Op deze manier leveren de mobiele oplossingen nieuwe technologieën aan in een gebruiksvriendelijk en gebruiksklaar pakket, dat u bovendien kunt afstemmen op de noden van uw buitendienstmonteurs.

  

Zes kansen

Zes uitgelezen kansen om uw buitendienstmedewerkers efficiënter te laten werken:

 

1. Digitale werkbon

Met een digitale werkbon bespaart u veel tijd doordat er minder over en weer getelefoneerd moet worden. Wie monteurs de weg op stuurt, krijgt te maken met heel wat telefoonverkeer. Ze willen informatie over reserveonderdelen die ze nodig hebben bij een herstelling. Uw klant heeft vragen over de garantievoorwaarden wanneer hij zich inschrijft voor een van uw diensten. Of uw technicus wil weten of de klant moet betalen voor de herstelling of het onderhoud. Omgekeerd grijpen uw interne medewerkers (van het servicecenter) bij ongeplande interventies vaak naar de telefoon om te achterhalen of een van uw technici vlakbij is of beschikbaar is. Dankzij mobiele oplossingen bespaart u meteen op uw telefoonrekening. Want omdat uw medewerkers op de weg op het juiste moment en de juiste plaats over de juiste informatie beschikken, daalt het aantal vragen spectaculair. Uw medewerker heeft meteen het antwoord op elke vraag van uw klant. Want hij krijgt toegang tot belangrijke gegevens (bijv. herstellingsgeschiedenis, contractuele voorwaarden, levertermijn van reserveonderdelen).

 

2. Planning

Bespaar tot 12 procent op uw brandstofrekening (lagere CO2-uitstoot). Heel wat factoren bepalen hoe u uw buitendienstmedewerkers aanstuurt. Files tijdens het spitsuur, klanten in het stadscentrum, geografische omstandigheden waarmee uw monteurs rekening moeten houden om hun opdrachten te kunnen afronden, enz. Een betere planning en coördinatie op basis van communicatie – bijna in real time – tussen de planning en de monteurs vermijdt meteen heel wat onnodige verplaatsingen. Dankzij mobiele oplossingen daalt het brandstofverbruik van uw monteurs met zo’n 12 procent.

 

3. Digitale handtekening

Een digitale handtekening op werkbonnen maakt uw administratie tot 200 procent efficiënter. Vandaag moeten uw administratieve krachten de handgeschreven onderhoudsrapporten van de buitendienstmonteurs ‘overschrijven’. Wat gebeurt er vaak? Er sluipen fouten in: het aantal werkuren is onleesbaar, waardoor u op de factuur al snel een uur te weinig aanrekent. Soms zijn de reserveonderdelen op het onderhoudsrapport verkeerd vermeld. Bovendien weigeren uw klanten misschien om een (deel van een) rekening te betalen. Omdat de locatie op de factuur niet klopt. Of omdat het onderhoud of de herstelling plaatsvond enkele dagen of weken voordat uw klant de factuur kreeg. Dankzij mobiele oplossingen hoeven uw administratieve medewerkers niet langer onderhoudsrapporten, timesheets of lijsten van gebruikte onderdelen manueel in te voeren in uw ERP-programma. En hebben ze tijd voor hun kerntaak: een goede service. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat de facturen kloppen. Bovendien kunnen ze het onderhoudsrapport bij de factuur voegen.

Een elektronische handtekening erop bewijst dat de klant akkoord ging met de opdracht. Mobiele oplossingen sturen alle gegevens naar het ERP-programma. Het enige wat uw administratieve krachten moeten doen, is ze bevestigen. Geen fouten of vragen meer.

 

4. Automatische tijdregistratie

Bespaar tot 50 procent op overuren door automatische tijdregistratie op een digitale werkbon. Dankzij mobiele oplossingen met een geïntegreerd geo-lokalisatiesysteem dalen de overuren spectaculair. Wanneer een monteur aan een opdracht begint, gaat de klok automatisch lopen. Is hij klaar? Dan vraagt hij de goedkeuring van de klant (een elektronische handtekening) en stopt de klok automatisch. De combinatie van de opdrachtenlijst, de goedkeuring door de klant en tracking van zijn gps-signaal zorgt ervoor dat de uren efficiënt worden gebruikt. De geo-planning zorgt er voor dat de dispatcher de werkuren van de monteur beter kan optimaliseren door opdrachten en routings goed te combineren.

 

5. Factuur snel versturen

Verhoog uw cashflow en verstuur uw facturen meteen na de herstelling of het onderhoud. Bij veel bedrijven verstrijkt er heel wat tijd tussen een interventie en de facturering. Daarom hebben ze vaak hun bedrijfsprocessen al geoptimaliseerd met ERP-systemen. Toch gaat een factuur gemiddeld pas vijf tot vijfendertig dagen na de interventie de deur uit. Dat blijkt uit onze ervaringen met onze klanten, bij wie we al tal van mobiele oplossingen hebben toegepast. Om twee redenen verkorten mobiele oplossingen de tijd tussen interventie en factuur spectaculair. Enerzijds daalt het aantal tweede interventies. Anderzijds beschikken uw administratieve medewerkers meteen na het onderhoud of de herstelling over een ondertekend onderhoudsrapport als bevestiging. Voortaan stuurt u uw facturen op dezelfde dag als het onderhoud of de herstelling.

 

6. Minder personeel

Verhoog uw winst met meer klanten en meer opdrachten zonder extra personeel. Hoeveel interne medewerkers en buitendienstmonteurs stelt u tewerk? Doorgaans gaat het om een verhouding tussen 1/5 en 1/15, naargelang van uw bedrijfsactiviteit en van hoeveel werk uw interne klantendienst moet verrichten om een onderhoud of herstelling te plannen. Doordat mobiele oplossingen heel wat van hun ‘papierwerk’ verlichten, krijgen uw interne onderhoudsteams meer tijd voor productieve bezigheden, zoals telefoongesprekken met klanten. Bovendien groeit uw bedrijf zonder extra personeel. U doet meer interventies, boekt een grotere omzet, vergroot uw klantenbestand of verbetert uw dienstverlening.

Daarnaast beperkt een mobiele oplossing het aantal stresserende situaties en conflicten tussen de binnen- en buitendienst. Het interne team ‘ziet’ echt waar de monteurs mee bezig zijn.

 

Dankzij een overzicht en gezamenlijke agenda, en de mogelijkheid voor de dispatcher om in real time te plannen, heerst er meer openheid in het hele team. De administratieve medewerkers hebben niet langer de indruk dat ze ‘de fouten van de buitendienst moeten rechtzetten’. En de monteurs kunnen vrijuit hun taken uitvoeren, zonder het antwoord van de binnendienst te moeten afwachten.

Reageer op dit artikel