blog

Nieuw voorraadmodel stelt klant centraal

Supply chain

Nieuw voorraadmodel stelt klant centraal
Figuur 1 Marco Bijvank

In de huidige markt is het belangrijk dat logistieke kosten zakken, terwijl klanten tevreden blijven. In het promotie-onderzoek van Marco Bijvank aan de VU Amsterdam staat de klant centraal bij het ontwikkelen van voorraadmodellen en daaraan gerelateerde oplossingstechnieken om zowel de voorraadkosten te verlagen als de klantentevredenheid op peil te houden.

Traditioneel wordt voorraadbeheer aangestuurd op kostenbeheersing in plaats van een focus op de klant. Met de huidige concurrentiestrijd en de komst van het internet als distributiekanaal vergelijken klanten steeds vaker producten en zijn ze minder loyaal aan een merk of winkelketen. Het is daarom erg belangrijk voor bedrijven om in te spelen op klantenbehoefte en klanten aan zich te binden.

 

Klanten wachten niet

In de huidige literatuur over voorraadsystemen is het gebruikelijk om aan te nemen dat klanten blijven wachten op een nieuwe levering goederen op het moment dat er geen producten meer op voorraad zijn; de backordering. Dit is een aanname die opgaat in een business-to-business omgeving, maar in een retailomgeving blijven klanten niet wachten. Sterker nog, vaak zullen klanten een ander product of een ander merk kopen, of ze kopen hetzelfde product in een andere winkel. Hoe dan ook, de oorspronkelijke vraag gaat verloren; dit wordt lost sales genoemd. (zie Figuur 1 voor een voorbeeld)

Voorraadsystemen met deze eigenschap zijn niet eenvoudig te analyseren, maar de gevolgen van lost sales moeten niet onderschat worden.

 

 

Figuur 1: Het voorraadniveau gedurende de tijd voor een periodiek review voorraadsysteem met een min/max-bestelstrategie (ook wel (s,S)-strategie genoemd) met een maximum bestelgrootte q.

   

Invloed op bestelstrategie
Een veel gebruikte bestelstrategie in de praktijk is een min/max-bestelstrategie (ook wel (s,S)-strategie genoemd), waarbij een nieuwe bestelling wordt geplaatst als het voorraadniveau onder de min-waarde s duikt. De bestelgrootte is zodanig dat het voorraadniveau wordt aangevuld tot de max-waarde S. Deze bestelstrategie is optimaal onder de backorder aanname. Echter, uit onderzoek blijkt dat de bestelhoeveelheden te groot kunnen worden met deze bestelstrategie als vraag verloren gaat bij lage voorraadniveaus.

      

In het proefschrift Bijvank (2009) wordt een nieuwe bestelstrategie voorgesteld waarin een extra variabele (q) wordt toegevoegd aan de min/max-bestelstrategie die aangeeft wat de maximale waarde van de bestelhoeveelheid mag zijn. Figuur 1 geeft een illustratie van deze bestelstrategie. Deze strategie is slechts 0.5% verwijderd van de optimale bestelstrategie, en kan kostenbesparingen opleveren tot 9% ten opzichte van de standaard min/max-bestelstrategie zonder dat het service niveau naar de klant wordt verlaagd.

   

Bijvank (2009) heeft een eenvoudige rekenregel afgeleid voor het bepalen van de waarde van deze maximum hoeveelheid in de nieuwe bestelstrategie:

 

 

waar,

 

 

s = min-waarde in de bestelstrategie
S = max-waarde in de bestelstrategie
q = maximale bestelgrootte in de bestelstrategie
R = lengte van de review periode
L = levertijd
DR = vraag gedurdende R tijdseenheden
E[DR] = gemiddelde van DR
Var[DR] = variantie van DR

      

In de praktijk wordt de min/max-bestelstrategie al vaak gebruikt. Dezelfde waarden kunnen voor s en S gebruikt worden in de bovenstaande formule. Het gemiddelde en de variantie van de vraag kan geschat worden aan de hand van historische data. Vaak wordt de levertijd en de lengte van de review periode bepaald door het transportproces van de leverancier.

 

Een ander gevolg van de nieuwe bestelstrategie is dat de max-waarde verlaagd kan worden zodat het gemiddelde voorraadniveau verder verlaagd kan worden zonder dat het gemiddelde service niveau daalt.

 

Substitutie producten en alternatieve locaties
Een tweede aspect waar rekening mee gehouden moet worden bij lost sales is dat een gedeelte van de klanten een substitutie product koopt. Als gevolg hiervan verliest een bedrijf weinig tot geen inkomsten, maar de customer service is niet optimaal omdat de oorspronkelijke vraag van de klant niet voldaan is. Dit betekent dat de gemiddelde voorraadniveaus verder verlaagd kunnen worden zonder winstverlies, aangezien een klant dan een substitutieproduct koopt. Maar de customer service moet tegelijkertijd extra goed in de gaten gehouden worden. De mate waarin de directe beschikbaarheid van producten (of product fill rate) daalt, hangt af van het specifieke klantengedrag. Bijvank (2009) stelt daarom nieuwe service definities voor naast de gebruikelijke product fill rate. Hij definieert demand fill rate als het percentage van de vraag waar direct aan voldaan kan worden (al dan niet door een substitutie product). Door het hanteren van deze service definitie kunnen de voorraadkosten verder dalen zonder dat het service niveau significant daalt.

 

Het is echter minder eenvoudig om een simpel wiskundig model op te stellen waarin substitutie als klantengedrag wordt meegenomen. Voor dit soort situaties gebruik ik simulatietechnieken om de gewenste voorraadniveaus vast te stellen. Figuur 2 geeft weer hoe de vraag van een klant alsnog voldaan kan worden als een product niet op voorraad is. Hierbij wordt eerst de mogelijkheid uitgesplitst of een product t op voorraad is op een locatie l. Als dit niet het geval is, dan wordt gekeken of het product op een andere locatie l2 aanwezig is. Mocht dit het geval zijn, dan kiest de klant voor een substitutie product t2 met kans q, voor de alternatieve locatie l2 met kans s of de klant vertrekt met lege handen. Als het product op geen enkele locatie op voorraad is, dan zou de klant een nabestelling (of back order) kunnen plaatsen (met kans r).

 

 

Figuur 2: Het conceptuele model om aan de vraag van klanten te voldoen

(klik op de afb voor groter beeld)
 

In Bijvank (2009) laat ik zien hoe dit model gebruikt kan worden bij assortimentskeuzes: welke producten moeten op voorraad gehouden worden, in welke hoeveelheid en op welke locatie? Ik illustreer dit aan de hand van een praktijksituatie voor bibliotheken. Een nieuwe collectie boeken zou een service toename van 25 procent opleveren, zonder dat de collectie toeneemt in grootte ten opzichte van het huidige aantal boeken.
 

Samenvattend kan gesteld worden dat de toenemende concurrentiestrijd en de invloed die dit heeft op het gedrag van klanten meegenomen moet worden om voorraadniveaus te beheersen. Dit heeft tot gevolg dat de traditionele bestelstrategie uitgebreid moet worden om zo kostenreducties te verwezenlijken waarbij de klantentevredenheid centraal staat.

  

Bronnen
– Bijvank , M. (2009), Service Inventory Management: solution techniques to inventory systems without backorders. Ph.D. Thesis, Vrije Universiteit Amsterdam.

Reageer op dit artikel