blog

De vier succesfactoren van S&OP

Supply chain

Waar moet u, in termen van technologie, op letten bij de ondersteuning van uw S&OP-proces? Andrew Kinder van Infor presenteert in dit artikel de anatomie van het succes in sales en operationele planning (S&OP). Lees hier zijn vier succesfactoren.

De vier succesfactoren van S&OP
S&OP sales & operations planning logistiek

Terwijl Europa uit het dal van de recessie klimt, reflecteren bedrijven de lessen die ze hebben geleerd. Gelukkig wordt de uitspraak ‘hadden we maar geweten hoe de kredietcrisis ons zou aangrijpen’, direct gevolgd door ‘wat kunnen we doen om dit niet nog eens mee te maken?’ Bedrijven onderzoeken nu niet meer alleen systemen en processen die groei opleveren maar die ook bescherming en veerkracht bieden.

 

Boven aan de lijst van opties staat sales & operational planning (S&OP). In een recent onderzoek naar Supply Chain Management van AMR Research in opdracht van Infor, gaf 88 procent van de respondenten aan dat ze al een S&OP-oplossing in gebruik hadden of het in de komende 12 maanden willen inzetten. Daarnaast bleek dat bedrijven op het gebied van S&OP meer ondersteuning zoeken om ‘wat als’-situaties beter te kunnen simuleren.

 

Maar de impact van de recessie is niet de enige drijfveer. Het concept van S&OP bestond al lang voordat de recessie insloeg. Toch heeft het pas sinds kort zo’n niveau bereikt dat het in staat is complete systemen verder te ontwikkelen.

Dit komt doordat S&OP niet alleen een technologie is. Het is een omvangrijk proces dat vele afdelingen omvat: van finance tot demand planning tot design, en van productie tot sales en marketing. Deze manier, dwars door de business gaan, was van oudsher iets wat buiten de mogelijkheden van bedrijfsapplicaties lag.

 

Spreadsheets voor korte termijn

Uit onderzoek van Aberdeen Group blijkt tevens dat maar liefst 85 procent van de S&OP-oplossingen gebaseerd zijn op het gebruik van spreadsheets. Dit leidt tot een ongelukkige gang van zaken waarbij meer dan 60 procent van de tijd voor S&OP wordt besteed aan activiteiten als het manueel importeren en exporteren van gegevens, gevolgd door het valideren en opschonen van de informatie.

 

Deze spreadsheetgebaseerde benadering vereist veel inspanning en heeft slechts effect op korte termijn. Het biedt geen proactieve analyse, is niet te integreren binnen het hele bedrijf, kampt met slechte integriteit van gegevens en levert stelselmatig een slechte rapportage. Bovendien zijn spreadsheets doorgaans niet gemakkelijk te gebruiken.

Dit staat dan ook in schril contrast met wat bedrijven eigenlijk verlangen van hun sales & operational planning, namelijk de mogelijkheid om snel en nauwkeurig ‘wat als’-situaties voor het bedrijf in kaart te brengen.

 

Waar moet u op letten?

Nu dat de onderliggende systemen rijp zijn voor een alternatief voor spreadsheets, waar moet u in termen van technologie dan op letten voor de ondersteuning van uw S&OP-proces? Vier punten:
1. Samenvoegen informatie

Het eerste element is het samenvoegen van alle informatie uit verschillende bronnen en plaatsen in een gemeenschappelijke hiërarchie. Dit betekent dat alle relevante afdelingen niet alleen informatie aanleveren maar ook hun eigen analyse kunnen uitvoeren in de opmaak en taal die ze al gebruikten.

 

Dit zijn eigenlijk twee processen die zijn gecombineerd. De eerste omvat het samenvoegen van ongelijksoortige afdelingen. Verschillende afdelingen gebruiken over het algemeen verschillende systemen; van ERP-systemen voor de productie tot CRM-systemen voor de marketing. SCM-oplossingen voor demand management en financiële software voor de boekhouding. Op de tweede plaats betekent het opleggen van een ‘gemeenschappelijke hiërarchie’ simpelweg dat de informatie wordt samengesteld op een manier waarbij alle afdelingen dezelfde taal spreken. Dit vereist een open framework waarin gegevens van het ene systeem naar het andere kunnen worden overgezet en toegankelijk is voor iemand anders zonder dat men het hoofd hoeft te breken over de integratie. Open SOA (Service Oriented Architecture) is in deze de meest veelbelovende van deze technologie frameworks

 

Waar lijkt deze situatie op? Stelt u zich drie verschillende afdelingen voor die allemaal input leveren voor het S&OP-systeem. Demand planning spreekt in termen van vereiste hoeveelheden en verkoopcijfers, terwijl de financiele afdeling het heeft over inkomsten en uitgaven en de productieafdeling de volumes en afzet benoemt.

De gemeenschappelijke taal die naar voren komt als deze groepen communiceren is die van waarde. Die wordt meestal uitgedrukt in termen van verkoop, kosten, marges en servicelevels. Echter varieert de manier waarop deze route verbeterd kan worden sterk. Het is belangrijk dat de hiërarchie functioneert op detailniveaus die belangrijk zijn voor de besluitvormer. De kans is groot dat het senior management spreekt in termen van productiegroepen, regionale resultaten en perioden van 18 maanden. Functionele managers daarentegen willen tot het onderliggende detail doordringen en het actuele aantal klanten, producten en bestellingen zien. Het onvermogen een brug te slaan tussen strategie en uitvoering is altijd al een bron van frustratie.

 

2. Handhaving

Het tweede element voor een succesvolle S&OP-implementatie is handhaving. S&OP is een grootschalig proces dat verplicht moet worden gesteld binnen alle afdelingen. Vanuit technologisch perspectief betekent dit het gebruik van een workflow engine die garandeert dat de regels van het S&OP-proces in acht worden genomen.

 

Een voorbeeld: een S&OP-proces draait volgens een maandelijkse cyclus. De workflow engine heeft een overkoepelend omgevingsmodel en tijdschema. Specifieke acties moeten op een bepaalde dag door een persoon of afdeling zijn voltooid. De benodigde acties voor de betreffende persoon worden tijdig, voornamelijk per e-mail, aangegeven. Dit staat direct in verbinding met de onderdelen en systemen die nodig zijn om deze actie te voltooien – bijvoorbeeld het ERP-systeem.

 

De managementfunctie van S&OP kan bijhouden wanneer deze acties zijn afgerond. Niet alleen wordt gemeten of de processen zijn nageleefd maar ook de vertragingen en knelpunten worden in kaart gebracht. Om te helpen bij de analyse kan de workflow engine ook veranderingen in de plannen vaststellen en rapporteren.

 

3. Alternatieve scenario’s

Element twee leidt vervolgens tot het derde element van een succesvolle S&OP-adoptie: het gebruik van processen om alternatieve scenario’s te onderzoeken.

 

Door het kopiëren van data uit S&OP-systemen naar een aparte afzonderlijke ‘sand-box’ kunnen managers van alle afdelingen individuele parameters aanpassen. Ze kunnen dan de resultaten zien van eventuele wijzigingen voordat ze die in werkelijkheid doorvoeren.

Een productiemanager kan bijvoorbeeld beoordelen wat er gebeurt als productiepatronen veranderen en een supplychainplanner kan anticiperen op de mogelijke impact van seizoensgerelateerde veranderingen in de vraag. Het is tevens van belang dat de impact van deze veranderingen onderzocht worden door bijvoorbeeld de afdelingen financiën en verkoop.

Het belangrijkste is dat het bedrijf een reeks van gesimuleerde uitslagen kan vergelijken om te zien hoe het bedrijf zich kan verbeteren op het gebied van klantenservice, kosten of winst.

 

4. Vermogen om alles te overzien

Het laatste element van een succesvolle S&OP is het bezorgen van ‘court sense’ bij managers. In basketbal terminologie staat ‘court sense’ voor het vermogen van een speler om alles te overzien op het veld en zijn besef hoe hij hiermee bijdraagt aan de overwinning. Op dezelfde manier zou S&OP een duidelijk zicht op informatie moeten verschaffen en zodoende managers begeleiden in het maken van keuzes.

Dit verwijst doorgaans naar de mogelijkheid trends te identificeren en te benutten. Het grotere geheel wordt meestal uitgedrukt in grafische vormen zoals taartdiagrammen of grafieken. Echter om de beslissingen die zijn gemaakt te ondersteunen, moet een detailniveau ook mogelijk zijn. Dat is echter een behoorlijke opgave waarin de huidige systemen vaak te kort schieten.

 

Dus wat levert zo’n succesvolle implementatie van S&OP eigenlijk op voor het bedrijf? Volgens het onderzoek van Aberdeen Group nemen S&OP-managers betere financiële resultaten waar in termen van klanttevredenheid, nauwkeurige voorspellingen, rentabiliteit en cash-to-cash cycle times.

 

Zoals de bovengenoemde vier principes laten zien, helpt S&OP organisaties hun strategische plannen en operationele uitvoering op elkaar af te stemmen. Ook is men hiermee in staat deze plannen op de best mogelijke manier uit te voeren in het belang van klanten en het bedrijf.

 

S&OP is uitgegroeid tot een essentieel proces om de risicofactoren in de supply chain te elimineren. Maar er zijn verschillende manieren om aan de vraag van de klant te voldoen. Wat is echter ‘het beste’ plan? Het beste voor de klant? Het beste voor de business? S&OP – en moderne technologieën die het ondersteunen – biedt vertrouwen dat een bedrijf de alternatieven heeft verkend en komt tot het ‘beste plan’.

Reageer op dit artikel