blog

Stappenplan voor centraal inrichten spare parts supply chain

Supply chain

Stappenplan voor centraal inrichten spare parts supply chain
Dimensies voor verbetering / Capgemini 2009

Veel bedrijven worstelen met de vraag wat een optimale inrichting en besturing van het spare parts distributienetwerk zou kunnen zijn: landelijk, regionaal en/of wereldwijd? Richard van Schip van Capgemini biedt een stappenplan voor het centraal inrichten van een spare parts supply chain.

Spare parts supply chains kennen traditioneel veel voorraadlocaties met veel echelons: centraal, regionaal, landelijk, in de auto, op klantlocatie, enzovoorts. Zowel de klanten als de productielocaties van de spare parts zijn vaak verspreid over de hele wereld.  

Uitdagingen bij de inrichting

Er zijn diverse uitdagingen bij het inrichten van het service distributienetwerk:
 

  • Continue druk op het verlagen van voorraden en daarmee het netto werkkapitaal in combinatie met hoge service-eisen (voorraad moet veelal dicht bij de vraag zijn en ook direct beschikbaar);
  • Veel SKU’s met verschillende vraagpatronen (hoge vraag, extreem lage vraag). Veel bedrijven scoren nog steeds hoog op obsolete voorraad;
  • Europa werkt traditioneel gezien veelal met landenorganisaties met lokale voorraden en vaak ook nog met specifieke servicecontracten per land. Is het wel logisch om in elk land een voorraad van spare parts aan te houden? Wat kan worden gecombineerd?
  • Waar leg je welke voorraad neer, rekening houdend met de verschillende herkomstlocaties van de spare parts? Is het logisch om een wereldwijd DC dicht bij de productielocatie te plaatsen?
  • Welke distributiecentra kun je het beste vanuit welke productielocaties bevoorraden? Vervolgens, hoe kunnen de onderdelen het beste worden getransporteerd naar de klant?
  • Wie is eigenaar van de onderdelen in de keten (centraal versus decentraal), hoe stuur je dit aan en wat zijn de juiste KPI’s?
  • Hoe kunnen de operationele processen het beste worden ingericht zoals central/local stock holding, life cycle management, replenishment, local sourcing, last time buys, return, scrap, repair, etc.?
  • Welke service offerings worden geleverd per land en welk effect heeft dit op het voorraadbeheer? Bijvoorbeeld parts only, labour only, preventive maintenance only, full service (parts & labour met uptime service level);
  • Welke data, ondersteunende IT en visibility is nodig voor een wereldwijde multi-echelon voorraadplanning?

  

Om aan al deze uitdagingen en vragen een antwoord te kunnen bieden, zien wij bij onze klanten een sterke beweging naar het centraal inrichten en aansturen van het spare parts distributienetwerk. Onze ervaring hierbij is dat een verlaging van het netto werkkapitaal (verlaging voorraden) uitstekend te combineren is met een verbetering in service levels door het centraler aansturen van het distributienetwerk.

Hoe te centraliseren: een stappenplan

Het inrichten en besturen van een (wereldwijd) multi-echelon distributienetwerk is echter geen sinecure. Hoe ziet je distributienetwerk er dan precies uit en welke voorraadlocaties houd je aan en welke worden gesloten? Welke onderdelen leg je, afhankelijk van het vraagpatroon, in welke echelon op voorraad (centraal, regionaal, landelijk, auto, op klantlocatie). Hoe kun je bepaalde service levels hierin standaardiseren zodat je supply chain geen wildgroei van service levels wordt? Welke organisatie past hier bij?
  

Voor een succesvolle beantwoording van deze vragen is het van belang om bedrijfsbreed en gelijktijdig zowel het fysieke distributienetwerk, de operationele processen, de besturing en ondersteunende IT onder de loep te nemen. Eén deelaspect verbeteren op zich levert vaak niet het gewenste resultaat.

Stap 1 – Bepaal het optimale fysieke distributienetwerk

Analyseer regelmatig (elke 1 à 2 jaar) je fysieke distributienetwerk structuur. Bepaal of je structuur nog wel optimaal afgestemd is op de materiaalstromen en volumes in de keten. Wat is het meest effectieve aantal echelons, wat zijn de beste voorraadlocaties, wat is de benodigde capaciteit van de voorraadlocaties en wat is de meest effectieve transportwijze om te voldoen aan de gewenste service-eisen van de klant. Hierbij is het een goed idee om gebruik te maken van mathematische optimalisatie tools (CAST, Logicnet, Infor) om verschillende scenario’s te evalueren.

Stap 2 – Ontwerp de juiste operationele processen

Ontwerp de juiste operationele processen vanuit het perspectief van de klant. Betrek voor het ontwerpen van de processen de locale servicemanagers en voorraadbeheerders die dicht bij de klant zitten. Houd je op dit moment nog niet teveel bezig met de vraag of een proces centraal of lokaal moet worden bestuurd. Enkele typische processen die worden (her)ontworpen in deze stap zijn:

  • Voorraadplanning (stock holding policy) en inkoopprocessen;
  • Master data processen (hoe de item master lijst up to date en wereldwijd consistent te houden);
  • Spare parts segmentering;
  • Klant en ordersegmentering (bijv. onderscheid in spoed en gewone orders);
  • Parts lifecycle management: nieuwe product introducties, phase out processen, supersessions on parts, engineering change orders etc.
Stap 3 – Bepaal de juiste besturing en organisatie op basis van de processen

Bepaal de juiste besturing en bijbehorende organisatie op basis van de meest optimale processen. Hier wordt bepaald welke processen het beste centraal kunnen worden aangestuurd en welke lokaal worden bestuurd. Bijvoorbeeld de inkoop van een item op de item master lijst wordt centraal uitgevoerd, inkoop van lokale consumables wordt lokaal uitgevoerd.

  • Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden in alle echelons.
  • Maak een keuze welke onderdelen centraal eigendom blijven ook al liggen ze in een lokale voorraadlocatie.
  • Selecteer de juiste KPI’s die aansluiten bij de centrale aansturing.
  • Draag zorg voor een goede communicatie en afstemming binnen het netwerk.
Stap 4 – Kies de juiste IT ondersteuning

De laatste jaren zijn er een aantal softwarepakketten op de markt gekomen om centrale spare parts planning goed te ondersteunen en welke een global visibility van de supply chain mogelijk maken. Deze planningspakketten kunnen worden gekoppeld aan de huidige ERP systemen. Enkele aandachtspunten specifiek voor spare parts hierbij zijn:

  • Kies een planningspakket dat om kan gaan met de specifieke vraagpatronen van spare parts en life cycle management ondersteunt;
  • Zorg ervoor dat het centrale planningspakket ook in lokale behoeftes voorziet, anders is er een groot risico dat er op lokaal niveau meerdere planningspakketten worden gebruikt;
  • Introduceer life cycle management op part nummer niveau;
  • Leg je installed base vast en gebruik deze voor een betere vraagvoorspelling;
  • Stem replenishment af op point of sales data indien deze beschikbaar is.
Conclusie

Door regelmatig op een methodische aanpak je spare parts distributienetwerk onder de loep te nemen, zorg je ervoor dat je distributienetwerk aangesloten blijft bij gewijzigde markt/vraagomstandigheden. Een centraal aangestuurde distributieketen maakt het daarbij veel makkelijker je distributienetwerk aan te passen dan verschillende lokaal aangestuurde ketens. Zo houdt u de regie in handen!

Reageer op dit artikel