blog

ERP-systeem: kies ik standaard of maatwerk?

Supply chain

Welk ERP-pakket past bij uw bedrijf en hoe benut u het ERP-systeem optimaal? Kiest u voor standaard, maatwerk of toch standaard met die externe modules erbij? Danny Jacobs van Actemium zet vier scenario’s op een rij.

Een ERP-systeem is bedoeld om inzicht te krijgen in het bedrijfsproces. Dit gebeurt door  processen te registreren en de juiste resources toe te wijzen op het juiste moment. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de werkwijze op de werkvloer. Hier draait het om de praktische toepassing van een ERP-systeem. Het registratieproces moet het bedrijfsproces ondersteunen, niet verstoren. Toch blijkt het in de praktijk lastig om bepaalde administratieve processen te laten aansluiten bij de procedures op de werkvloer. Een gemiste kans, want juist door werkvloer en backoffice op elkaar te laten aansluiten is eenvoudig meer winst te halen uit een ERP-systeem.
        

ERP vaak generiek
In een ERP-systeem wordt alle informatie met betrekking tot planning, productie, logistiek en administratie in kaart gebracht en op elkaar afgestemd. Omdat ERP-systemen in veel verschillende organisaties moeten kunnen draaien, zijn ze meestal generiek van aard. Hierdoor bevatten ze veel functies die niet altijd gebruikt worden of onvoldoende aansluiten bij de wensen. Zo zit er in een ERP-oplossing vaak een zeer uitgebreide module voor WMS. Heel handig als je een groothandelsbedrijf bent, maar voor de meeste organisaties is deze functionaliteit te gedetailleerd.
    
Specifieke zaken ontbreken

Hoe uitgebreid een ERP-systeem ook is, het komt ook regelmatig voor dat specifieke zaken ontbreken. Er ontstaan gaten in de dichtgetimmerde processen. Is het gemis klein, dan is het wellicht procedureel op te lossen. Ontbreekt er echter functionaliteit van grotere orde, dan dient het gat met navenante oplossingen te worden gedicht. Bekende problemen op dit gebied zijn het invoeren van informatie op meerdere locaties of het ontbreken van realtime inzicht op de productievloer.
   
Ook de handzaamheid van een ERP-systeem op de werkvloer is regelmatig ver te zoeken. Zo maakt een ERP-systeem gebruik van termen als parameter en valideren. Geen probleem voor de administratie-afdeling, waar een ERP-systeem ook vooral voor bedoeld is, maar voor de meeste productiemedewerkers zijn dergelijke termen weinigzeggend. Ook de veelheid aan schermen die men door moet gaan voor het inboeken van een pallet, is vaak een bron van ergernis. Dat moet handiger en dat kan ook handiger.
    
Het gat dichten
Hoe zijn deze gaten te dichten, zodat het ERP-systeem volledig wordt benut? Breng allereerst alle processen met knelpunten in kaart en bepaal zo wat echt nodig is. Misschien zijn er wel oplossingen voor handen, die geen extra investering vragen. Zo kan het helpen medewerkers op de werkvloer te betrekken. Dit leidt niet alleen tot hogere acceptatie van het nieuwe systeem, maar productiemedewerkers komen regelmatig met hele praktische oplossingen. Oplossingen waar de backoffice nooit op was gekomen. Wellicht wordt op deze manier voorkomen dat er onnodig wordt geïnvesteerd in aanvullende software.
 

Vier ERP-scenario’s
Als nieuwe software toch noodzakelijk blijkt, dan zijn er vier scenario’s te volgen, afhankelijk van het type organisatie en de gewenste functionaliteit.
 
1. Standaard: star of flexibel?
Standaard ERP-systemen proberen allesomvattend te zijn, zodat ze in zoveel mogelijk organisaties bruikbaar zijn. Het systeem bevat een bepaalde logica, die verschillende processen stroomlijnt. De ontwikkelaars hebben dus nagedacht over hoe deze processen moeten worden vormgegeven. Hierdoor kan de nieuwe werkwijze, opgelegd door het ERP-systeem, soms beter werken dan vasthouden aan de oude werkwijze van een organisatie. Tevens heeft een standaard pakket meerdere voordelen. Zo is er maar één aanspreekpunt, is het snel uit te rollen, zijn er minder beheerkosten en zijn upgrades eenvoudiger en zonder al te veel kosten te realiseren. Probeer daarom altijd zoveel mogelijk naar standaard oplossingen te zoeken, voor zover mogelijk natuurlijk.
   
Keerzijde van dit verhaal is de beperkte flexibiliteit. Wijzigingen zijn lastig in te bouwen en als je het wel wilt, dan verlies je vaak de voordelen van een standaard pakket. Daarnaast is de software leidend in het bepalen van je werkwijze. Deze sluit niet altijd even goed aan bij de fysieke bedrijfsprocessen, die juist in grote mate het bestaansrecht  van de organisatie bepalen. Kijk in zo’n geval of het probleem is op te lossen met standaard modules. Zo niet, laat het standaardprincipe varen en zoek een passende, meer flexibele oplossing.
   
2. Maatwerk: de ideale oplossing?
Een systeem helemaal naar je eigen werkwijze inrichten, klinkt als de perfecte oplossing. Alles conform je wensen en geen grote veranderingen voor bestaande bedrijfsprocessen. Ideaal! Of toch niet?
  
Buiten het feit dat maatwerkoplossingen duurder zijn dan standaard oplossingen, kleven er flink wat nadelen aan deze variant. Alle processen zijn met elkaar verweven, waardoor een complex systeem ontstaat. Hierdoor is het beheer vaak lastig en zijn onderhoudskosten hoog. Ook de flexibiliteit heeft te lijden onder een complex systeem. Vaak zie je dan ook dat organisaties met een maatwerkoplossing blijven hangen in een verouderd systeem, omdat een upgrade te prijzig is en de servicekosten te hoog zijn. Maatwerk blijft je dus achtervolgen. Het heeft dan ook de voorkeur om een ERP-systeem zoveel mogelijk handzaam te houden.
   
3. Standaard met standaard externe applicaties
Voor specialistische organisaties als complexe warehouse-omgevingen is een standaard ERP-systeem vaak te generiek. Om complexe processen op gebied van APS (Advanced Planning & Scheduling), CRM, WMS of MES (Managing Execution Systems) te ondersteunen worden hoge eisen gesteld. De meeste standaard ERP-pakketten ondersteunen deze functionaliteit wel, maar in beperkte mate. Een externe applicatie is wenselijk om aan de eisen van de complexe omgeving te kunnen voldoen.
   
Belangrijk is de integratie van die twee oplossingen. De dubbele, zij het beperkte functies van het standaard ERP-systeem moeten worden uitgeschakeld om de overlap zoveel mogelijk te beperken. Goede scheiding van taken helpt hierbij. Met andere woorden: welk systeem doet wat en op welk niveau wordt de informatie opgeslagen?
  
Nadeel van deze specialistische pakketten is de logheid. Vaak bieden dit soort oplossingen teveel van het goede, aangezien ze zoveel mogelijk generiek ingezet worden. Kijk daarom goed of het echt nodig is. Misschien is het simpeler op te lossen.
  
4. Standaard ERP met middleware
Middleware wordt vaak gezien als een soort doorgeefluik van het sturende ERP-systeem. Het ontsluit informatie uit het ERP-systeem naar de werkvloer. Door functionaliteit aan deze data toe te voegen, sluit het beter hierop aan. Even een voorbeeld. Een pallet wordt bij binnenkomst gescand. De gescande gegevens, bijvoorbeeld in de vorm van barcodes, worden gekoppeld aan de informatie van het ERP-systeem, welke vervolgens de bestemming van de pallet aangeeft. Zo is meteen duidelijk wat er binnen is en waar het naar toe moet. De scanner en de bijbehorende applicatie vormen de middleware, waardoor met één handeling alle gegevens zijn ingevoerd, opgeboekt en teruggekoppeld naar de werkvloer.
   
Voordeel is dat je het centrale ERP-systeem standaard kunt houden en tegen lage kosten toch op de fysieke processen kunt aansluiten. Een ander voordeel is de onafhankelijkheid van ERP. Bij uitval van het centrale ERP-systeem, kan een vestiging gewoon doorwerken. Met specifiek maatwerk op een bepaalde tekortkoming, focus je puur op de gaten en voorkom je dat je onnodig veel functionaliteit erbij krijgt. Ook hier vormt de integratie tussen de verschillende systemen een uitdaging en is er sprake van meerdere leveranciers. Afhankelijk van de complexiteit van de processen is dit over het algemeen een passende oplossing tegen relatief lage kosten.
   
Conclusie

  • Ga uit van het aanwezige ERP-systeem en probeer de IT-omgeving zo standaard mogelijk te houden.
  • Maak een inschatting van de daadwerkelijk ontbrekende functionaliteit.
  • Selecteer een oplossing dat de tekortkoming optimaal invult.
  • Probeer daarbij zo min mogelijk overlap te creëren.
  • Maak een kosten-baten analyse. Soms is 80 procent van de functionaliteit voldoende en bespaar je ruim 50 procent van de kosten.
  • Betrek medewerkers in het proces.
     

Bekijk hier enkele praktijkvoorbeelden…

Reageer op dit artikel