blog

Logistiek staat eindelijk in de spotligths

Supply chain

Het heeft even geduurd maar nu kunnen alle mensen in de logistiek zich volop in de aandacht wanen, beweren Frans Cruijssen en Bas Groothedde van Argusi. Decennia lang heeft men logistiek gezien als een kostenpost en in het huidige financiële klimaat heeft bijna ieder bedrijf zijn aandacht gevestigd op de logistieke kosten

Een steekproef op basis van recente voorpagina’s van grote landelijke kranten wees uit dat 60 procent van de verschenen artikelen opent met een verwijzing naar de economische recessie. Excuses beste lezer, ook in dit geval is het weer raak. Zowel grote bedrijven als het MKB hebben de afgelopen kwartalen hun omzetten drastisch terug zien lopen. Aangezien het steeds moeilijker en moeilijker wordt om de opbrengsten te verhogen, ziet het hoger management zich steeds vaker genoodzaakt hun aandacht te verplaatsen naar de, wellicht iets minder sexy, onderkant van de winst- en verliesrekening: De Kosten.
  

Kostenposten
Welke posten zijn daar te vinden? Personeelskosten, daarin snijden heeft uiteraard zeer vervelende gevolgen voor het personeel en is daardoor vaak geen aantrekkelijke optie. Financieringskosten? Helaas moeten we het in deze tijden niet hebben van de helpende hand van de banken. Huisvestingskosten? Eigenlijk bevalt dit kantoor toch wel erg goed. Inkoop en logistiek? …. Wacht eens even, wie is er bij ons verantwoordelijk voor inkoop en logistiek? En waarom betalen wij het bedrag dat we betalen? Is dat wel marktconform en zijn de activiteiten die ermee uitgevoerd worden wel absoluut noodzakelijk?

   

Logistiek terug in de boardroom
Deze schets is uiteraard enigszins gechargeerd, maar in grote lijnen beschrijft het wel wat er zich de afgelopen tijd heeft voorgedaan in de Europese boardrooms. Het is veelzeggend dat er een economische crisis voor nodig is geweest om inkoop en logistiek de focus te geven die ze verdienen. Decennia lang heeft men logistiek vooral gezien als een statische kostenpost waar weinig aan te ‘verdienen’ valt. Maar nu heeft menig bedrijf zijn aandacht vol gevestigd op logistieke kostenbesparing. We zien dit heel duidelijk in onze projecten. Bedrijven stellen zich weer de vragen die ze tijdens de hoogconjunctuur van de afgelopen jaren uit het oog waren verloren: Waar zitten onze kosten? Wat hebben we al die jaren eigenlijk betaald? Wat is de minimale voorraad die we aan moeten houden? Is de huidige hoge service of afleverfrequentie wel echt nodig? Functioneert ons warehouse voldoende efficiënt?
   

Doordat logistiek jarenlang onderbelicht is geweest in bedrijven heeft de logistiek manager soms niet voldoende gelegenheid of (financiële) armslag gehad om zijn of haar processen grondig te onderzoeken en zonodig te optimaliseren. Soms werden ook enorme logistieke pakketten uitbesteed, waarna de logistieke afdeling binnen het bedrijf gemarginaliseerd werd, waardoor de prestaties en kostenniveau’s onvoldoende in het oog gehouden konden worden. Het beoordelen van de kwaliteit en kostenniveaus van een logistiek proces is immers niet eenvoudig. Het vereist een brede ervaring en een goed zicht op benchmark getallen vanuit de markt waarin een bedrijf opereert. Doordat de bomen de afgelopen jaar tot in de hemel groeiden is de scherpte een beetje van deze analyses afgegaan.
   

Managementinformatie
Met de toegenomen belangstelling voor logistiek wordt vaak pijnlijk duidelijk dat er een achterstand is opgelopen in de ontwikkeling van informatiesystemen, management informatie overzichten etc. Vaak zijn er wel overzichten, maar deze hebben misschien al jaren dezelfde structuur en de data is onvoldoende gevalideerd. Zo komen we in onze projecten regelmatig bedrijven tegen die aangeven op een delivery performance van, zeg 99,8 procent, te zitten. Op basis van onze ervaring hebben we geleerd dit soort getallen direct te wantrouwen. Voor de meeste sectoren is een daadwerkelijke prestatie van +/-95 procent al zeer goed. Immers, logistiek is een van nature een onzeker proces dat afhankelijk is van zowel interne als externe factoren, denk aan files, tijdige aanlevering door leveranciers, pech onderweg of verkeerd opgegeven afleveradressen.
  
De vraag rijst dan al snel wat er precies gemeten wordt door dit percentage van 99,8 procent. Vaak zien we dan dat dit aangeeft in hoeveel procent van de gevallen waarin geen duidelijke reden zoals de hierboven genoemde zaken gerapporteerd zijn en de levering alsnog te laat is. Dit is echter weinig relevant voor de klant; of de vrachtwagen nu pech heeft gehad of niet, de goederen zijn te laat waardoor processen verstoord worden, personeel langer moet doorwerken of nee-verkocht moet worden. Een eenvoudige vergelijking van de scandata bij de klant (indien deze informatie aanwezig is), de overeengekomen Service Level Agreement en het door de dienstverlener gerapporteerde cijfer legt in zo’n geval snel de vinger op de zere plek.
 

In het bovenstaande voorbeeld heeft de bedrijfsleiding jarenlang gedacht dat de prestatie van de dienstverlener uitzonderlijk goed was. Ook hierdoor is de focus afgenomen en vonden de klachten van de mensen op de werkvloer geen gehoor. Het service level was toch immers ongehoord goed?
   

De data is er…
Wat is de moraal van dit verhaal? Er is een een onmiddellijke behoefte aan hoge kwaliteit management informatie op basis waarvan de logistiek geoptimaliseerd kan worden, zodat het bedrijfsdoel van kostenbesparing behaald kan worden. Gelukkig hebben veel bedrijven de afgelopen jaren geinvesteerd in ERP-systemen waarin dagelijks een schat aan informatie wordt opgeslagen. De volgende uitdaging is om uit deze vaak gigantische hoeveelheden data de juiste doorsnedes te destilleren die direct gebruikt kunnen worden om problemen op te sporen of inzicht te krijgen in overbodige of te hoge kostenposten.
  

Op basis van ‘kale’ downloads uit ERP-systemen is het tegenwoordig mogelijk om doorsnedes te maken die bedrijven helpen om inzicht te krijgen in de kosten. Externe bureaus kunnen hier ook bij helpen. Immers, de logistieke afdelingen zijn door de bank genomen onderbezet en hebben niet zelden hun handen vol aan het ‘blussen van operationele brandjes’. Analyses op een hoger niveau komen daardoor al snel in het gedrang als ze door de medewerkers zelf uitgevoerd moeten worden. Vaak werkt het beter en sneller om een dump uit het ERP-systeem te trekken en deze ter analyse aan een gespecialiseerd bureau toe te vertrouwen.
  

Van data naar informatie
Hier laten we een voorbeed zien van een bedrijf dat zijn kosten voor Express transport tegen het licht wilde houden (de getallen zijn om redenen van vertrouwelijkheid veranderd). Het bedrijf geeft zijn volumes en kosten door (per type dienstverlening). Deze data komen rechtstreeks uit het ERP systeem en worden vervolgens omgezet in het onderstaande overzicht. Het geeft voor deze klant exact aan wat haar kosten waren voor express transport vanuit Nederland naar een aantal belangrijke bestemmingen. En niet alleen de totale kosten, maar ook het gewicht, de kosten per zending en het aantal zendingen. Deze overzichten zijn flexibel en kunnen desgewenst met andere karakteristieken of bestemmingen uitgebreid worden. In het plaatje kunt u klikken op de verschillende karakteristieken en bestemmingen en kunt u direct beoordelen waar de potentiëlekostenbesparingen zich bevinden. Vaak leidt dit tot verrassende inzichten.

  

De volgende stap
Het inzicht dat dergelijke plaatjes opleveren is op zichzelf al erg waardevol. Het stelt de logistiek manager in staat om nog directer te sturen op die onderdelen van zijn of haar operatie die relatief duur zijn per zending of waar het grootste gedeelte van de totale kosten gemaakt wordt. Vervolgens kan men gericht onderzoeken of deze kosten inderdaad wel noodzakelijk zijn.
 

Dat is al mooi, maar gestandardiseerde overzichten zoals deze bieden nog veel meer mogelijkheden. Ze maken het namelijk mogelijk om op een snelle en transparante manier de eigen kosten te vergelijken met de kosten van andere bedrijven. Benchmarking is de snelste manier om inzicht te verkrijgen in de marktconformiteit van uw kosten. Het is tegenwoordig mogelijk om op basis van een uitgebreide database met tarieven heel snel inzicht te krijgen in waar u staat ten opzichte van vergelijkbare bedrijven in uw sector. En met de huidige stand van de techniek en IT systemen is dit eigenlijk een koud kunstje.
   

De resultaten van een benchmark kunnen vervolgens weer in vergelijkbare plaatjes omgezet worden. We nemen voor het gemak weer hetzelfde voorbeeld van express transport. Het tweede plaatje geeft een kostenoverzicht per service niveau en gewichtsklasse en hoe dit kostenniveau zich verhoudt tot het gemiddelde (de middenas van het plaatje), het goedkoopste (linkeruiteinde van de groene balk) en het duurtste (rechteruiteinde van de rode balk) tarief dat gevonden werd in de database. De afgelopen periode is gebleken dat bedrijven sterke behoefte hebben aan dergelijke overzichten in de kosten en performance.
  
Het geeft direct inzicht in de sterke en zwakke punten van uw afgesproken tarief. Vanwege de intrinsieke complexiteit van deze tarieven (in het geval van express transport worden tarieven afgegeven voor elke mogelijke combinatie van herkomst, bestemming, gewichtsklasse en service type), is het enorm lastig om dit inzicht te krijgen zonder gespecialiseerde benchmarking software. Een conclusie uit onderstaand plaatje zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat het tarief voor pakketen naar het Verenigd Koninkrijk steeds slechter scoort naarmate het service type minder snel wordt en dat dit effect sterker wordt naarmate de pakketten zwaarder worden. In combinatie met het spendoverzicht van het eerste plaatje kan eenvoudig geanalyseerd worden of het een significante besparing op zou leveren als dit gedeelte van het tarief marktconform gemaakt zou worden. Overigens is de benchmarking software in staat om een zogenaamde hitlijst met besparingspotentieel te maken op basis van uw zendingen en uw afgesproken tarief.

  

Een logistieke cockpit
Zoals vermeld is het benchmarken van express distributietarieven slechts een voorbeeld. Op dezelfde wijze kan onderzocht worden hoe uw bedrijf in de markt scoort op het gebied van containertransport, FTL transport, warehousing, kosten voor douaneafhandeling etc.Verder vormen deze twee afgebeelde plaatjes slechts een selectie van de mogelijke inzichten en doorsnedes die de data uit uw eigen ERP systeem bieden. Het loont de moeite om uw eigen ‘management cockpit’ samen te stellen van plaatjes die u in staat stellen om uw operatie telkens weer verder te optimaliseren. Het is een kwestie van het samenstellen van de gereedschapskist waarmee u het beste uit de voeten kunt.
  

Afdeling Transploft?
Deze manier van ‘zelfreflectie’ is zeer eenvoudig (enkel een kale download van uw ERP systeem is nodig), het stelt u in staat om te beoordelen of u inderdaad goed scoort in de markt, en mocht dit niet zo zijn dan heeft u onmiddellijk een uitstekende mogelijkheid gevonden om kosten te besparen door het contract in overleg met uw dienstverlener aan te passen. En kostenbesparing was waar het allemaal om begonnen was! Door een professionaliserings-slag kan de logistieke afdeling in recessietijd dus een bedrijf weer de broodnodige ruimte geven in de winstmarge. Geen "Afdeling Transploft" dus maar "Afdeling Redder in Nood"!

  
Hoe verder?
Als we onze gewaardeerde macro economen mogen geloven, is de recessie voorlopig nog niet voorbij en zal de focus nog wel een tijdje op kostenbesparing blijven liggen. Dit biedt dus volop kansen voor de logistiek om de centrale rol die het speelt binnen een bedrijf ook als zodanig voor het voetlicht te brengen. Over een tijd zal de economie echter weer aantrekken en zal de aandacht weer kantelen naar de onderkant van de resultatenrekening. Tegen die tijd zal het logistieke veld voldoende geprofessionaliseerd moeten zijn en dient de positie binnen het bedrijf zo sterk te zijn dat we niet nog eens een periode krijgen waarin logistiek als een statische kostenpost stof staat te vangen op de balans.
 
Het periodiek uitvoeren van eenvoudige ‘temperature checks’ zoals de beschreven benchmark, maar ook het blijven innoveren in nieuwe technologieën, het in lijn brengen en houden van de logistieke structuur met de overkoepelende bedrijfsstrategie, en het op peil houden van de inkoop en logistiek afdeling met een kritische massa van ervaren en goed opgeleide professionals, zijn hiervoor noodzakelijke voorwaarden. Op deze manier komt de logistiek manager sterker dan ooit uit de crisis. Maar eerst is er dus nog werk aan de winkel om de in de aflopen jaren opgelopen achterstand goed te maken! 

 

Voor meer informatie over benchmarking, zie www.argusi.org/benchmarking

Reageer op dit artikel