blog

Stappenplan voor nauwkeurige voorraadcijfers

Supply chain

Stappenplan voor nauwkeurige voorraadcijfers

Het bereiken en behouden van een acceptabele voorraadnauwkeurigheid speelt in de maakindustrie een belangrijke rol. Vanuit operationeel perspectief is nauwkeurigheid vereist voor de realisatie van het productieplan. Vanuit financieel perspectief gaat het om het afgeven van een betrouwbare boekwaarde, aangezien voorraad vaak een significant deel van het werkkapitaal in beslag neemt.

 

Met ‘nauwkeurige’ voorraden wordt bedoeld dat de geregistreerde voorraadaantallen overeenkomen met de fysiek aanwezige aantallen. Dit artikel van expert Stef Kicken van EyeOn biedt handvatten om voorraadverschillen te vermijden en de integriteit van voorraadregistratie te vergroten.

Symptomen van onnauwkeurige voorraadcijfers

In bedrijven waar de nauwkeurigheid van voorraden verbeterd kan worden zijn de volgende situaties zeer herkenbaar:

  • Stagneert de productievoortgang omdat net dat ene component ontbreekt?
  • Zijn bestellingen geplaatst voor componenten die voldoende op voorraad blijken te zijn?
  • Besteden planners veel tijd aan het achterhalen en oplossen van voorraadverschillen?
  • Verwijten logistiek, inkoop en productie elkaar onzorgvuldigheid?
  • Blijkt de financiële waarde van de voorraad aan het eind van het jaar een stuk lager te zijn dan verwacht?
  • Worden voorraadcijfers in het systeem als onbetrouwbaar gezien?

Waarom het nut heeft energie te besteden aan nauwkeurigheid

Een hoge nauwkeurigheid verlaagt de kans op misgrijpen, oftewel op tekorten die ervoor zorgen dat het productieplan niet gehaald kan worden. Dit heeft direct invloed op het wel of niet halen van de gemaakte afspraken met klanten en daarmee de leverprestatie naar de markt. Daarnaast zorgt misgrijpen voor tijdverspilling, omdat planners het productieplan moeten bijstellen, moeten zorgen voor nieuwe productieorders om capaciteit te blijven benutten, moeten klanten informeren over nieuwe leverdata en moeten de juiste voorraadaantallen in het systeem bijwerken. Magazijnmedewerkers spenderen in dat geval tijd aan het zoeken van componenten die op meerdere locaties kunnen liggen. Inkoop op haar beurt, zal wellicht bestellingen moeten herzien omdat reeds geplaatste orders gebaseerd zijn op een onjuist voorraadaantal. Gevolg hiervan is dat leveranciers weer gevraagd worden naar spoedleveringen.

Uit ervaring blijkt dat onnauwkeurige voorraden het bottom line resultaat van een bedrijf negatief beïnvloeden als gevolg van gemiste omzet door productiestilstanden en een lager customer service level. Minder direct – maar minstens zo belangrijk – effect is een daling in motivatie en efficiency van medewerkers door het uitvoeren van dubbel werk.

Accuraatheid in zes stappen

Onderstaand stappenplan is gebaseerd op ervaringen uit de praktijk en biedt concrete handvatten voor het verbeteren van voorraadnauwkeurigheid. Het stappenplan gaat verder dan het noemen van een lijst met aandachtspunten. Er zit volgordelijkheid in die een gestructureerde aanpak van het probleem mogelijk maakt.

1. Zorg voor identificatie van voorraden in de gehele keten

Weten wat er ligt en waar het ligt is een essentieel startpunt. Als fysiek niet te herkennen is wat voor soort component op het schap ligt en het schap niet gemerkt is, zijn alle volgende stappen verspilde moeite. Zorg daarom voor eenheid in bijvoorbeeld identificatie, door middel van unieke codes om componenten aan te duiden, die zo beknopt mogelijk en uniform zijn in lengte en samenstelling. Dit geldt ook voor de aanduiding van rekken, stellingen, schappen etc. Een buitenstaander moet een component moeiteloos kunnen vinden. Let bovendien op het gebruik van speciale tekens zoals streepjes, spaties of punten, waardoor in het (digitale) systeem mogelijk verwarring kan ontstaan.

Het voorgaande klinkt eenvoudig en dat is het ook als er strikt mee wordt omgegaan. In de praktijk blijkt dat voor grondstoffen – componentenvoorraad – vaak te kloppen. Echter, er zijn tal van andere voorraadtypes waarvoor dat lang niet altijd het geval is. Denk aan onderhanden werk, halffabricaten, gereed product, reparatie, uitval of scrap, kwaliteitsblokkades, inspectie voorraad, rework voorraad, commerciële returns of obsolete voorraad. Daarvoor is het minder voor de hand liggend om een exacte locatie en aanduiding te bepalen doordat het type locatie – warehouse versus productie -afwijkt. Ook in dit soort gevallen moet ervoor worden gezorgd dat aan de identificatieprincipes wordt voldaan. Vanaf goederen ontvangst (inbound) tot aan shipping (outbound) moet voor iedereen helder zijn waar iets ligt en wat er ligt. Alle mogelijke voorraadpunten moeten daarmee in kaart zijn gebracht.  Als materialen fysiek niet uniek zijn te onderscheiden hoe doe je dat dan in het ERP-system?

2. Beheers de verplaatsing van voorraden

De hoeveelheid componenten op een voorraadpunt varieert onder invloed van verschillende factoren. Wanneer alle voorraadpunten inzichtelijk zijn gemaakt kunnen de in- en uitgaande stromen worden bepaald.

Mogelijke redenen voor een toename van voorraad:

  • Ontvangst van goederen via leveranciers, eventueel na ingangscontrole
  • Retour van goederen via klanten / afnemers
  • Overboekingen van een bulk-locatie naar een pick-locatie in het magazijn
  • Opboeking van halffabricaat of gereed product
  • Overboeking van reparatievoorraad naar vrij beschikbare voorraad

Mogelijke redenen voor een afname van voorraad:

  • Terugsturen van afgekeurde goederen na ingangscontrole
  • Verschrotten van componenten (uitval)
  • Verbruik van componenten in halffabricaten of gereed product (bekend als ‘backflushing’)
  • Overboeking naar een pick-locatie vanuit een bulk-locatie (magazijn)
  • Overboeking naar reparatievoorraad
  • Gebruik van componenten anders dan in het reguliere proces
  • Versturen van gereed product naar de klant / afnemer

Door gebruik te maken van een flowdiagram kunnen alle voorraadpunten en fysieke verplaatsingen daartussen in kaart worden gebracht. Ook een plattegrond van de fabriekslay-out kan handig zijn. Dit moet leiden tot een waterdicht proces waarbij alle aan- en afvoerstromen van voorraadaantallen zijn benoemd.

3. Maak een match tussen de fysieke en administratieve stroom

Deze stap vormt de eerste echte uitdaging omdat kennis verkregen tijdens de vorige twee stappen gecombineerd moet worden met systeemkennis. Het doel is om de fysieke stromen zo goed mogelijk te volgen in de administratieve stromen. Denk daarbij eerst aan de locatie indeling, daarna aan de verplaatsingen. Bij iedere verplaatsing hoort een administratieve handeling die benoemd moet worden. Het verplaatsen van componenten in het magazijn bijvoorbeeld vergt een andere handeling dan het versturen van gereed product naar de klant (overboeken versus afboeken).

Gebruik vervolgens het gemaakt flowdiagram uit stap 2 en voeg daar de informatiestromen aan toe. Figuur 1 geeft een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien. Hierin zijn ook aanduidingen van locaties en gebruikte systeemmodules weergegeven.

In deze stap moet ook worden nagedacht over de mate waarin details een rol spelen. Het onderverdelen van voorraden in meerdere locaties heeft alleen zin als betere beslissingen gemaakt kunnen worden met informatie die daaruit voorkomt en als dat opweegt tegen de extra moeite voor het beheer van voorraden. Is dat niet het geval dan is één voorraadpunt wellicht voldoende. Denk bijvoorbeeld aan bulkvoorraden die in grote aantallen worden ingekocht tegen een lage prijs en makkelijker verkrijgbaar zijn (‘kippenvoer’). Voor deze componenten kan een andere sturing worden gekozen dan voor dure componenten, die productkritisch zijn en een lange levertijd hebben.

4. Zorg voor de juiste systeem masterdata

De nauwkeurigheid van voorraden hangt nauw samen met de correctheid van systeem masterdata die worden gebruikt bij vrijwel iedere voorraadverplaatsing. Focus moet daarbij liggen op kwaliteit van de stuklijst (BOM). Na productie van een halffabricaat of gereed product worden op een bepaald tijdstip gebruikte componenten administratief van de voorraad afgehaald. De componenten op de stuklijst, de gebruikte aantallen op de stuklijst en de volledigheid van de stuklijst bepalen op dat moment of de administratieve voorraad nog steeds in lijn is met de fysieke voorraad. De uitdaging is om nieuwe stuklijsten direct goed in het systeem te krijgen en bestaande stuklijsten aan te passen in geval van veranderingen, zoals bij het vervangen van een component door een nieuw type of bij het gebruik van alternatieve componenten. Daarnaast moet worden aangegeven vanaf welke locatie de gebruikte aantallen worden afgeboekt en op welke locatie het halffabricaat of gereed product moet worden opgeboekt. Ook dit is onderdeel van de masterdata en zorgt voor een mogelijke foutkans waarbij voorraden administratief op een andere plek komen te liggen dan fysiek het geval is. Het verbruik van componenten is in productieomgevingen lang niet altijd een constante factor. Door uitval kan het werkelijke verbruik variëren. Vaak kan dit in het systeem worden meegenomen.

5. Stel procedures op en instrueer alle betrokkenen

Uitgangspunt voor deze stap is het flowdiagram uit stap 3. Voor iedere stap moet bepaald worden wie deze uitvoerd, hoe en wanneer. Gebruik vervolgens een procedure om deze beslissingen vast te leggen en te beschrijven. Het resultaat moet zijn dat dit een proces is dat gedragen wordt door de organisatie. Voornamelijk productie en logistiek zullen betrokken moeten zijn bij het formuleren van het proces. Het opstellen van een procedure is simpelweg een middel om tot een afgestemd plan te komen.

Destilleer uit de opgestelde werkinstructies die gebruikt kunnen worden op operationeel niveau om de taken goed uit te kunnen voeren en start met het trainen van deze werkinstructies. Leer betrokkenen niet alleen een kunstje maar leg ook uit wat en waarom het gebeurd. Periodiek opfrissen van deze kennis is noodzakelijk.

6. Stel prestatie-indicatoren in werking

De tot nu toe genoemde stappen bieden slechts een fundament: het proces is helder en alle betrokken weten wat ze moeten doen. Om dit in praktijk te laten werken zullen prestatie-indicatoren benoemd moeten worden op basis waarvan bijgestuurd kan worden. Wijs tevens verantwoordelijkheden toe waardoor het gevoel van eigenaarschap over voorraden bij medewerkers wordt vergroot. Het blijkt zeer effectief om medewerkers een specifiek deel van de voorraad te laten beheren waar ze voor het grootste deel zelf invloed op kunnen uitoefenen. Door periodiek en objectief prestaties te meten worden ze gestimuleerd om zelf na te denken over verbetering en kunnen daar gelijk actie op ondernemen. Ook incentives kunnen goed werken, bijvoorbeeld bij het behalen van een nauwkeurigheid boven target. Straf fouten niet af maar beloon initiatieven om te verbeteren.

Er zijn tal van manieren om prestaties te monitoren. Een veel gebruikte methode is cycle counting, waarbij op regelmatig basis de voorraad van een x-aantal componenten wordt geteld en eventueel gecorrigeerd. Ook andere methoden kunnen worden gebruikt. Zoals het tellen van locaties die na een voorraadverplaatsing nul voorraad aangeven of negatief worden. Een andere mogelijkheid is om na een x-aantal voorraadverplaatsingen te gaan tellen. Vaak biedt ook het voorraadsysteem of ERP-pakket mogelijkheden om de prestatie met betrekking tot voorraadnauwkeurigheid te meten. Denk bijvoorbeeld aan het aantal openstaande verplaatsingsorders.

Voor alle metingen geldt: analyseer voorraadverschillen, los deze op en pas indien nodig het proces aan. Het simpelweg tellen van voorraden is een belangrijk middel om de nauwkeurigheid hoog te houden. Prestatie-indicatoren zijn nutteloos als daar geen acties op worden ondernomen. Maak deze dan ook onderdeel van een terugkerend overleg.

Verdere aandachtspunten

Het succes van de beschreven methode hangt af van de implementatie en borging van het proces. Uiteindelijk is het niet het projectteam dat voor resultaat zorgt maar zijn het de proceseigenaren en medewerkers die dagelijks met voorraden werken of plannen. De problematiek rondom nauwkeurige voorraden zal bij het management op de agenda moeten staan. Daarnaast wordt aanbevolen om een persoon aan te wijzen als beheerder van het proces, om voorraadverschillen te analyseren, masterdata te bewerken en verbeteringen door te laten voeren.

Een veel gemaakte opmerking rondom voorraadnauwkeurigheid is dat verschillen niet te voorkomen zijn omdat mensen de eigenschap hebben zich te vergissen. Een deel van die opmerking, betreffende de eigenschap van mensen zich te vergissen, is waar. Echter door het proces zodanig in te richten dat de kans op fouten verwaarloosbaar wordt, zijn daar wel degelijk maatregelen tegen te nemen. Dit is mogelijk door voldoende controles onderdeel te maken van het proces en daarnaast voorraden te tellen, tellen, en … te tellen.

Ten slotte moet worden opgemerkt dat het in dit artikel beschreven stappenplan zeer geschikt is als aanvulling op projecten die als doel hebben voorraad te reduceren. In dergelijke projecten worden vragen beantwoord als ‘wat is de optimale voorraadhoogte?’ en ‘welk customer service level moet worden gebruikt?’ Deze verbetertrajecten kunnen echter pas starten als de voorraden die er volgens het systeem zijn ook daadwerkelijk op de vloer liggen.


Lees meer over voorraadbeheer op logistiek.nl

Reageer op dit artikel