blog

Drie rollen bij ERP-inrichting: vergeet de business niet

Supply chain

Er is een ERP-systeem geïmplementeerd. Alles kon, alles werd beter. U hebt echter het gevoel dat er vooral energie zit in het aanpassen van de processen en de dagelijkse gang van zaken. Inmiddels werkt iedereen probleemloos met het systeem. Maar zijn er verbeteringen? Is het onderste uit de kan gehaald? Nanne Sluis, consultant bij Gordian, vertelt wie allemaal een rol spelen hierbij.

Drie rollen bij ERP-inrichting: vergeet de business niet
“Dining hall” vertaald. Bron: Facebook, Samuel Osouf

Geld is belangrijk. Bij het implementeren van een ERP-systeem wordt daarom bijzonder veel aandacht besteed aan de financiële implementatie. Voor de logistiek is minder oog. Wie heeft er tijdens een ERP-implementatie tijd voor het bepalen van optimale voorspelmethoden, bestelmethodieken en voorraadsturingen?
 

Het is ook niet eenvoudig om initiële keuzes te maken. Neem SAP, alleen de voorraadbesturing per artikel kent al acht basismogelijkheden met nog eens achttien opties.

 

Logistiek in ERP ook klaar voor optimalisatie?

Voor veel bedrijven staat de basis van het ERP-systeem. Nu is het tijd om eens kritisch naar de logistieke implementatie te kijken binnen het ERP-systeem. Veel bedrijven halen niet het onderste uit de kan. Dit beeld wordt bevestigd door recent onderzoek van IPL (zie artikel logistiek.nl: Bedrijven zoeken oorzaak ERP-problemen bij zichzelf). Hieruit blijkt dat de basismodules naar tevredenheid zijn geïmplementeerd, maar dat er nog weinig verbetering is gevonden op het logistieke vlak.

  

Kennislacune binnen de organisatie

MRP, lot sizes, ATP, consumption posting, safety stock, forecasting: heeft u iemand die het snapt? Helaas is in de eigen organisatie niet altijd voldoende kennis aanwezig om verbeterpotentieel binnen het ERP-systeem te realiseren. De logistiek manager weet op hoofdlijnen hoe het systeem werkt, maar kent niet de details. De supply chain planner kent de knoppen, maar is te weinig bekend met de mogelijkheden.

 

De kennislacune binnen de organisatie zorgt voor een hoge mate van afhankelijkheid van de ERP-leveranciers. Maar is dat in alle gevallen de juiste partner?

‘Dining hall’ vertaald… (Bron: Facebook, Samuel Osouf)

Businessperspectief ‘lost in translation’ bij IT

Hoewel de ERP-leverancier alle mogelijkheden kent van een systeem is niet altijd gegarandeerd dat ze de business snappen. Er zit een gat tussen kennis van de business, die u als geen ander heeft, en kennis van het systeem, het specialisme van de ERP-leverancier.

  

U hebt vast eens een vraag gesteld die door uw ERP-leverancier compleet anders is geïnterpreteerd dan bedoeld. De ERP-leverancier doet wat u vraagt, niet wat u denkt dat u vraagt. Uw business perspectief is ‘lost in translation’.
 

Drie rollen

De ervaring leert dat klant en ERP-leverancier elkaar niet altijd goed begrijpen. Er is een duidelijke rol weggelegd voor de partij die het gat tussen leverancier en business expert kan overbruggen: een ERP-kenner met een business perspectief.

 

Ieder succesvol implementatie & optimalisatie projectteam moet evenwichtige verdeling van drie rollen kennen:

  • De business expert
  • De ERP-expert
  • De ERP-kenner met een business perspectief

  

Business expert

De rol van business expert is bij uitstek weggelegd voor de klant. De klant kent haar processen als geen ander. Het is dan ook belangrijk dat deze rol wordt ingevuld door key-users met vooral veel proces / business kennis. IT kennis is een pré maar niet voorwaardelijk.

 

ERP-expert

De rol van ERP-expert vergt specialistische kennis van het te implementeren of te optimaliseren systeem. Deze rol wordt daardoor vaak door de leverancier of een aanverwant consultancybureau ingevuld.

 

ERP-kenner met een business perspectief
De functie van de derde rol, de ERP-kenner met een business perspectief, is het voortdurend in het oog houden van de business belangen en behoeften tegenover realistische oplossingsrichtingen met betrekking tot het ERP-systeem. Dat de invulling van deze rol moeizaam verloopt, blijkt uit de beschreven praktijkvoorbeelden. Wel krijgen business consultants die zich bezig houden met operations in hun dagelijkse praktijk veel te maken met ERP-systemen. De kennis die hiermee wordt opgedaan wordt steeds beter ingezet.

  

Ook universiteiten herkennen het belang van de derde rol. Een student technische bedrijfskunde krijgt tegenwoordig een vak programmeren en kan databases ontwerpen. Ook worden vakken gegeven waar kennis wordt gemaakt met ERP systemen.

 

Tips & Tricks

Een aantal tips ten aanzien van het afstemmen van business belangen / behoeften en ERP-oplossingsrichtingen:

 

  • Selecteer vooral key-users met proceskennis. IT kennis is een pré maar geen vereiste.
  • Laat kennis over eventuele oplossingen je nog niet beperken in het stadium
    van functionele specificatie. Specificeer functionele requirements vanuit de business.
  • Concentreer je bij de functionele specificatie op de huidige processen. Het introduceren van nieuwe processen bij het invoeren van een ERP-systeem vergroot de complexiteit van de implementatie drastisch. 
  • Bezoek klanten of leveranciers met eenzelfde ERP-systeem en kijk hoe zij het geïmplementeerd hebben of hoe zij met een bepaald probleem omgaan.
  • Denk als business owner mee over modelkeuzes voor voorraadsturing, forecasts etc. Vanuit het systeem gezien lijkt dit een technische aangelegenheid, het heeft echter directe invloed op de dagelijkse gang van zaken. Zorg dat deze effecten duidelijk zijn.
  • Reserveer genoeg tijd na de go-live voor het optimaliseren van instellingen. Blijf niet jaren aanmodderen met beperkingen.
Reageer op dit artikel