blog

Autovoorraad: een vergeten echelon?

Supply chain

Bij problemen met je cv-ketel laat je een monteur komen. Niet alleen jij bent blij als hij het probleem direct oplost; voor serviceorganisaties is de first time fix rate erg belangrijk. De kosten lopen snel op als de monteur twee keer moet komen. De voorraad onderdelen die de monteur bij zich heeft, speelt een belangrijke rol in de first time fix rate.

Autovoorraad: een vergeten echelon?
Klik op de afbeelding voor een vergroting

 

Naast dat het duur is een onderdeel niet te hebben, is ook het wél hebben van autovoorraad duur. Per definitie is autovoorraad inefficiënt. Het benodigde assortiment is breed terwijl de vraag per onderdeel laag is. Als dan ook het aantal auto’s groot is, wordt duidelijk dat dit echelon de nodige aandacht vraagt.

Dit artikel beschrijft een aanpak voor het bepalen van een optimale autovoorraad. Deze methode is gebaseerd op een succesvol project dat is uitgevoerd bij Canon Europe. Voor Canon is de aanpak middels een tool geïmplementeerd. De tool berekent de optimale voorraad voor serviceauto’s in heel Europa en heeft geleid tot gereduceerde voorraad bij gelijkblijvende service.

Bepaal het logisch assortiment
Bij autovoorraden is de belangrijkste vraag: wat neem ik mee? Door korte levertijden is de voorraad per onderdeel slechts in een paar gevallen interessant. In eerste instantie neem je de meest benodigde onderdelen mee. Deze onderdelen dragen het meeste bij aan de first time fix rate door hun hoge vraagfrequentie.

Niet alleen de vraagfrequentie is belangrijk. De opslagcapaciteit van het rijdende ‘magazijn’ is beperkt. Neem daarom ook het volume van onderdelen in ogenschouw bij het bepalen van het assortiment.

In de praktijk blijkt vaak dat het volume en de waarde van technische onderdelen gecorreleerd zijn. Door rekening te houden met de waarde van onderdelen beperk je ook de gemiddelde voorraadwaarde.

Beperk de voorraadwaarde
Beperk de voorraadwaarde door te kijken naar de verhouding tussen waarde en vraagfrequentie. Voeg in eerste instantie de onderdelen met een gunstige verhouding toe aan het assortiment. Hanteer daarbij wel een minimale vraagfrequentie. Hiermee voorkom je dat te veel onderdelen in het assortiment worden opgenomen door hun lage waarde. Deze onderdelen dragen te weinig bij aan de first time fix rate.

Adviseer de expert
Veel bedrijven laten het bepalen van de autovoorraad over aan de expert, de servicemonteur. De monteur heeft veel kennis, maar neigt de veilige weg te kiezen: veel voorraad. Daarnaast baseert hij zich op zijn eigen ervaringen. Daarbij gaan de statistieken over het gebruik van onderdelen bij andere monteurs verloren.

Door het berekende assortiment als advies naar de monteur te gebruiken heb je de voordelen maar niet de nadelen. De monteur herkent het standaardassortiment en vertrouwt erop dat dit klopt. Hij is echter de enige die het assortiment kan aanvullen met belangrijke onderdelen die los van logica ook mee moeten. De expert is bijvoorbeeld in staat om kits samen te stellen van onderdelen die bij elkaar horen. Het bepalen van kits met statistische methoden is praktisch onmogelijk.

Bereken de voorraadniveaus
Je bepaalt het assortiment op basis van gegevens van alle monteurs. Dit is de beste basis voor het bepalen van de vraagfrequentie. Hoe meer gegevens, hoe beter de statistieken.

Iedere monteur die een bepaald type onderhoud uitvoert moet hetzelfde assortiment in de auto hebben. De benodigde hoeveelheid per onderdeel binnen dit assortiment verschilt per monteur. Dit is afhankelijk van het gebied dat de monteur onderhoudt.

Zoals eerder gesteld zullen de meeste artikelen door de korte tijd tussen aanvullingen van de autovoorraad slechts 1 of 2 keer nodig zijn in de auto. Alleen voor de echte snellopers is dit niet genoeg.

Voor het bereken van de voorraadniveaus is het slechts zelden mogelijk aan te nemen dat de vraag in de levertijd een normale verdeling volgt. Het berekenen van de autovoorraden op basis van een Poisson-verdeling is beter. Echter, door het beperkt aantal snellopers is het ‘timmermansoog’ ook geen slechte optie.

Implementeer de methode
De beschreven aanpak voor het bepalen van optimale autovoorraad is succesvol toegepast bij Canon Europe. Het hoofdkantoor van Canon Europe wilde de autovoorraden verlagen, maar is niet direct verantwoordelijk voor de bevoorrading. Dit is aan de verschillende landenorganisaties. In zo’n situatie is een slimme implementatiestrategie nodig.

Om de landenorganisaties te helpen met het samenstellen van hun autovoorraad is gekozen voor het ontwikkelen van een tool. De tool stelt de landenorganisaties in staat een optimale autovoorraad te berekenen. De uitkomst is een waardevol advies voor de landenorganisaties en een dalende autovoorraad voor Canon Europe. Een win-win-situatie.
 

Reageer op dit artikel