blog

Wanneer neem je afscheid van een ERP-systeem?

Supply chain

Steeds meer bedrijven, die op zoek gaan naar een nieuw ERP-systeem, doen dit niet voor de eerste keer: ze willen van hun huidige systeem af. Rob Geilleit van IPL Consultants geeft aan hoe bedrijven zo lang mogelijk de vruchten kunnen blijven plukken van het ‘oude’ ERP-systeem.

Wanneer neem je afscheid van een ERP-systeem?
Lifecycle van een ERP-systeem

Wel eens nagedacht hoe je ooit weer van je ERP-systeem afkomt? Dat gaat vanzelf. In de praktijk is er niet zoveel voor nodig als je zou denken. Het kan al gebeuren, doordat medewerkers het ERP-systeem zoveel mogelijk links laten liggen en op de oude vertrouwde manier blijven doorwerken. Immers, van nature denken veel gebruikers bij zichzelf: “Het ging toch eigenlijk altijd goed, het is mij nooit echt duidelijk geweest waarom dat nieuwe ERP-systeem er moest komen en mij hebben ze al helemaal niets gevraagd. Het moest allemaal zo nodig, maar als je kijkt hoe lang het allemaal heeft geduurd en wat we toen kregen, daar werd je niet echt blij van.”

 

Niet bewust

Dit soort gedachten en gedrag kunnen er toe leiden dat na verloop van tijd een situatie ontstaat dat het ERP-systeem nauwelijks wordt gebruikt en een slechte naam heeft gekregen bij de gebruikers. Natuurlijk is dit geen bewuste actie van het bedrijf, maar het is wel “als ware het vanzelf” gebeurd. Het leidt er toe dat het ERP-systeem bij het grof vuil gezet kan worden. Zonder gerealiseerde verbeteringen en dus ook zonder dat iets van de investering is terugverdiend. Dat geeft veel ellende en kan “koppen kosten”.

 

Veel bedrijven die op zoek gaan naar een nieuw ERP-systeem, doen dit niet voor de eerste keer: ze willen van hun huidige systeem af. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn.

 

ERP-systeem wordt gestopt

Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld door de leverancier en het onderhoud wordt of zal worden gestopt. Het gevolg is dat behoefte aan nieuwe functionaliteit niet meer wordt ingevuld en dat het risico op onoplosbare storingen gaat toenemen: de kennis over het systeem verwaterd bij de leverancier(s). Dit gaat even goed, maar is op langere termijn geen gezonde situatie. Een goede reden om bewust naar iets anders over te gaan. Bij een aantal “DOS”-systemen, die geen Windows-opvolger hebben gekregen, hebben we deze situatie gezien. In dit geval zal de continuïteit van het pakket een belangrijk gewicht krijgen bij de ERP-selectie.

 

Slechte relatie tussen bedrijf en leverancier

De relatie tussen de ERP-leverancier en bedrijf is verslechterd. Dit kan om allerlei redenen zijn: toezeggingen worden niet gerealiseerd, afspraken worden niet nagekomen, onenigheid over facturen of door gebrek aan kennis/begrip bij de leverancier en bij het bedrijf. Een andere reden kan zijn dat men gedwongen wordt om (te) snel naar nieuwe releases over te stappen, met onzekerheid, onrust en extra kosten als gevolg, zonder dat er direct iets tegenover staat. Voor bedrijven kan dit een reden zijn om naar een ander ERP-systeem om te zien. Natuurlijk is dat een nogal zware stap, die pas wordt gezet nadat is onderzocht óf de relatie echt niet gered kan worden (dit zou in principe best wat mogen kosten, gezien het alternatief) en of er geen andere partner gevonden kan worden. Vooral bij overnames in de leverancierswereld is deze kans aanwezig, omdat het aanbod wordt “gerationaliseerd”. Bij de ERP-selectie zal de partnerkeuze een belangrijke gewicht krijgen spelen: men wil dit niet nog een keer meemaken en graag van andere gebruikers horen hoe hun ervaringen zijn.

 

ERP-systeem past niet meer

Het bestaande ERP-systeem voldoet niet meer aan de veranderde eisen vanuit het bedrijf. Dit speelt met name in situaties waarin men ooit een specialistisch ERP-systeem heeft ingevoerd, dat vooral sterk is in bepaalde processen en wijze van werken. Praktijkvoorbeeld: een bedrijf beschikte over een sterk klantordergestuurd systeem, terwijl men inmiddels een aantal standaardproducten heeft ontwikkeld, die in massa worden verkocht. Functionaliteiten als voorspellen en het gebruiken van Hoofd Productie Planning worden helaas niet ondersteund in het huidige ERP-systeem; dit zal ook niet gaan gebeuren, omdat dit niet bij de behoeften van de doelgroep past. Door deze sterke wijzigingen kan het pakket dit niet meer volgen. Inmiddels is door het bedrijf een ander systeem geselecteerd en succesvol ingevoerd.

 

Bij de ERP-selectie zal de visie op de toekomst van groot belang zijn: blijven we op deze voet doorgaan of liggen er andere ontwikkelingen in het verschiet. Wil men overal op voorbereid zijn, dan ligt de keuze van een breed pakket voor de hand, dat aan de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering kan worden aangepast.

 

ERP-systeem lijkt niet meer te passen

Het verschil met de vorige reden ligt in het woord “lijkt”. We hebben het hier over de situatie waarin om allerlei redenen de onterechte indruk is ontstaan dat het pakket niet meer past, of dat bepaalde belangrijke functionaliteit ontbreekt. In de inleiding van dit artikel hebben we een tipje van de sluier opgelicht over wat de redenen hiervoor kunnen zijn. Helaas komt deze situatie regelmatig voor en dat is enorm jammer. ERP Lifecycle Management kan dit voorkomen.

 

De lifecycle van een ERP-systeem

Binnen de lifecycle van een ERP-systeem onderscheiden we een aantal fasen, die in deze figuur zijn aangegeven.

 

Bij veel bedrijven ligt het accent sterk op de eerste twee stappen: Analyse & Definitie en Selectie & Implementatie. Het belang hiervan kan natuurlijk niet worden onderschat. Het creëren van voldoende duidelijkheid over het waarom van het nieuwe systeem en van voldoende draagvlak in de organisatie kan eerder beschreven gedrag helpen voorkomen.

Wat dan typisch gebeurt is dat zodra het systeem live is en de ergste problemen zijn opgelost, men over gaat tot de orde van de dag en het systeem gaat gebruiken zoals het op dat moment is ingericht.

 

Natuurlijk is er een lijst van zaken, die in de ERP-selectie een rol hebben gespeeld, maar die als een “Fase 2” onderwerp zijn geparkeerd, met het idee om dat in een tweede ronde in te voeren. Door de grote inzet van de betrokken key users zijn er achterstanden ontstaan, die alle aandacht vragen; men gaat weer over tot de orde van de dag. Wanneer de leverancier na een tijd weer eens langskomt om over verdere optimalisatie te praten, wordt dat afgehouden, want “dat gaat weer geld kosten”.

 

Rendement op uw investering

Een ERP-selectie en een ERP-implementatie kosten inspanning en geld. Hoe kun je ervoor zorgen dat de vruchten daarvan zo lang mogelijk worden geplukt? Een onderhoudsplan is daarvoor noodzakelijk. Dit plan geeft aan hoe men in de komende jaren het ERP-systeem wil managen. Het geeft hoe men om wil gaan met de optimalisatie en het vervolgens continu doorlopen van de cirkel om nieuwe eisen vast te stellen, de geschikte oplossing vast te stellen (binnen of buiten het pakket) en deze te realiseren en te optimaliseren.

 

Het onderhoudsplan gaat in op:

  • hoe onderhouden we de kennis over het systeem: bij vertrek van mensen, bij functiewijzigingen, bij het inleren van nieuwe mensen, bij het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteit;
  • wanneer gaan we de geparkeerde onderwerpen (“Fase 2”) oppakken;
  • hoe gaan we om met nieuwe releases;
  • hoe optimaliseren wij de rapportage-mogelijkheden;
  • met welke frequentie evalueren we het gebruik van het ERP-systeem en definiëren we verbeteringsacties;
  • hoe blijven we op de hoogte van nieuwe mogelijkheden van ons ERP-systeem.

 

Natuurlijk is daar budget voor nodig. Eigenlijk moet men zich dat al tijdens de selectie realiseren: er zal niet slechts sprake zijn van de onderhoudskosten die aan de leverancier betaald moet worden, maar ook voor het onderhoudsplan zal geld nodig zijn. Waarom? Om te voorkomen dat het gebruik van het systeem verwatert, de kennis verdampt, nieuwe mogelijkheden van het systeem niet worden benut, met als resultaat: het systeem lijkt niet meer te passen. En dat is zonde.

Reageer op dit artikel