blog

Offreren en calculeren in Excel

Supply chain

Veel bedrijven werken met Excel om voorcalculaties te berekenen. Maar het nacalculeren dat is lastiger: prijzen kloppen niet altijd of er is geen koppeling met andere systemen. Rob Geilleit en Willem de Jager van IPL Consultants leggen uit dat, ondanks de flexibiliteit van Excel, in sommige situaties toch beter kan worden gekozen voor calculeren in het ERP-systeem.

Offreren en calculeren in Excel
Offreren en calculeren in Excel

Handig, dat Excel. Goed, de achterkant van het sigarendoosje is vervangen door Excel en daarmee bent u in staat in hoog tempo voorcalculaties op te stellen en kostprijsberekeningen te doen. De offerte wordt vervolgens in Word gemaakt, al dan niet gekoppeld aan de Excel-sheet. Nacalculeren is wat lastiger, maar je kunt ook niet alles hebben. Dit tot ontzetting van het management, de accountant en de productieafdelingen, die de gemaakte brokken mogen opruimen, tenminste als ze het nog kunnen volgen. Veel met name klantordergestuurde bedrijven worstelen met deze situatie en zoeken naar oplossingen. Wellicht herkent u zich in één van de volgende situaties.

 

Praktijkvoorbeelden

Een bedrijf dat technisch onderhoud verricht voor grote chemiebedrijven gebruikt diverse branchespecifieke Excel-programma’s om tot een calculatie te komen. Helaas kan men slechts moeizaam achterhalen of de kosten en opbrengsten nog met elkaar in lijn zijn.

 

Een bedrijf dat regelsystemen levert calculeert in een zelf ontwikkeld Excel-calculatie programma. Wanneer de order doorgaat wordt vanwege de grote hoeveelheid werk een deel van de calculatie handmatig overgenomen in het orderadministratiesysteem. Calculeren gaat snel en werkt erg flexibel; nacalculeren is lastig, prijzen kloppen niet altijd.

 

Een toeleverancier aan de bouw calculeert in Excel; het maken van een calculatie kost dagen, omdat men gaat knippen en plakken vanuit een moedercalculatie waarin alle mogelijkheden zijn opgenomen. Het resultaat is zeer gedegen en gedetailleerd en men is in staat om zeer realistisch en concurrerend te offreren. Helaas, slechts een paar mensen weten hoe het systeem in elkaar zit en er is geen koppeling met de projectenadministratie.

 

Snel en goed

De vraag rond het calculeren en offreren speelt vaak een rol wanneer een bedrijf zijn informatievoorziening wil verbeteren. Het moet snel kunnen gebeuren, want de klant wacht. Aan de andere kant moet het wel goed gebeuren, omdat anders het risico bestaat van het afgeven van verkeerde prijzen.

 

Flexibiliteit versus integratie

Het grote voordeel van Excel is dat het zo flexibel is. De bediening is eenvoudig en men heeft grote vrijheid in de wijze van calculeren door middel van formules, keuzeboxen, Visual Basic-programmaatjes e.d. Daarnaast kan men het er gelikt uit laten zien. Het kost wel even tijd en onderhoud, maar je kunt het precies zo maken als je wilt. Het overnemen van gegevens naar de offerte in Word gaat gelukkig steeds gemakkelijker. Via een filestructuur op de server wordt ervoor gezorgd dat de calculaties op klantnaam terug te vinden zijn, voor degenen die de weg weten.

 

Roep om integratie

Vanuit het management wordt het als bezwaar aangegeven dat zij in de orderadministratie vaak informatie missen: wat is er nu precies aangeboden aan de klant en waar kunnen we dat vinden, de gegevens zijn niet bruikbaar voor de werkvoorbereiding en de inkoop en zeker niet voor de nacalculatie. Bovendien wordt alles wat maar los en vast zit gecalculeerd en aangeboden, zonder acht te slaan op wat er aan materialen en capaciteit beschikbaar is. Om over de in de calculatie gebruikte artikelen en artikelprijzen maar niet te spreken. Dit leidt vaak tot de roep om integratie: “we calculeren voortaan alleen nog maar in ons ERP-systeem!”.

 

Voordelen van calculeren in een geïntegreerd systeem

Grote voordeel van calculeren binnen het ERP-systeem is dat men werkt binnen een gegeven kader: met bekende artikelen, met bekende productstructuren (stuklijsten) of projectstructuren, met de juiste prijzen, met de juiste uurtarieven en met de juiste omschrijvingen. Wijzigingen in het artikelbestand zijn direct bekend t.b.v. nieuwe calculaties: er worden geen zaken aangeboden die geblokkeerd of uitgefaseerd zijn. Bovendien biedt het systeem de mogelijkheid om de resulterende calculatie netjes op te slaan, zodanig dat hij snel door iedereen terug is te vinden. Waar eerst het Word-document de “offerte” was (opgeslagen in een map), wordt de offerte nu geregistreerd in het systeem en is het vanuit het systeem aangemaakte offertedocument nog slechts een “view” op deze offerte. De harde gegevens staan in het systeem en kunnen voor de orderfase gebruikt worden.

 

Niet in alle situaties

Waarom doen we dat niet gewoon? Dit laatste klinkt mooi en gestructureerd. Helaas bieden de meeste ERP-systemen niet de door de gebruikers gevraagde flexibiliteit en snelheid van werken. Het werken met formules en keuzeboxen is niet zomaar mogelijk, tenzij men gebruik gaat maken van een veel zwaarder middel: de Productconfigurator. De vormgeving wordt door het systeem bepaald en slechts in beperkte mate door de gebruiker. Belangrijkste is dat in het ERP-systeem alleen gecalculeerd kan worden binnen bepaalde randvoorwaarden: de gebruikte artikelen, structuren en uurtarieven moeten bekend zijn of eerst gedefinieerd worden en de logica van het systeem moet worden gevolgd; die hoeft niet altijd aan te sluiten bij wat men in Excel gewend is.

 

De juiste keuze is niet in zijn algemeenheid te maken. Er worden hier een aantal overwegingen gegeven.

 

Specifieke calculatieregels

Vaak zien we dat in de gebruikte Excel-sheets allerlei intelligentie is ingebakken: een leverancier van regelsystemen berekent uit de keuze van de modules hoeveel aansluitpunten er nodig zijn en hoeveel sensoren; een onderhoudsbedrijf berekent op basis van een aantal karakteristieken van het leidingsysteem dat hij moet vervangen, het aantal meter pijp en het aantal afsluiters.

 

Deze logica is vaak niet zomaar in een ERP-systeem aanwezig of in te brengen. Per situatie zal bekeken moeten worden hoe specifiek deze intelligentie is: rekenregels op basis van dimensies van artikelen kan bijvoorbeeld wel in ERP, complexere mathematische formules wordt lastiger. Daarnaast is het zinvol om te kijken of er sprake is van calculatie die gebaseerd is op een modulaire productstructuur. We bedoelen daarmee dat men in de calculatie keuzes maakt, die leidt tot keuzes van bepaalde modules en opties. In dat geval zou de productconfigurator binnen het ERP-systeem een oplossing kunnen bieden.

 

Kiest men voor Excel, maak dan zoveel mogelijk gebruik van de gegevens in ERP. De hedendaagse ERP-systemen zijn zo open, dat men rechtstreeks artikelgegevens en prijzen uit de database kan halen. Het daadwerkelijk offreren gebeurt bij voorkeur in het ERP-systeem (zie hieronder).

 

Scoringskans en detailgraad van de offertes

Wanneer de scoringskans van offertes laag is (10-20 procent) dan kan een snelle Excel-calculatie de voorkeur verdienen. Veel van de detail calculatie-informatie zal nooit gebruikt worden. De keuze is dan: worden de offertes vanuit de Office-omgeving gemaakt of vanuit het ERP-systeem. Het laatste heeft als voordelen dat daar de relatiegegevens beschikbaar zijn, de offertefunctionaliteit beschikbaar is en dat men de opvolging van offertes en het managen van de pijplijn kan uitvoeren. In deze situatie zal men ervoor moeten zorgen dat de prijzen in de Excel-calculatie kloppen (bijv. door middel van een koppeling) en dat de gemaakte calculaties in het ERP-systeem geïmporteerd kunnen worden (grof of in detail). Dubbel werk wordt daarmee voorkomen.

 

Door ERP-systemen geboden mogelijkheden

Er zijn ERP-systemen die koppelen met standaard op de markt beschikbare calculatieprogramma’s, zoals voor de bouw, de installatiewereld, metaalbewerking e.d. Dit vergroot uiteraard de kans het de “ERP-optie” de voorkeur gaat krijgen.

 

Nadenken over uw producten- en dienstenpakket

Op het moment dat u de wijze van calculeren tegen het licht gaat houden in uw organisatie, komt u onherroepelijk uit op de discussie rond: wat willen we nu eigenlijk aanbieden aan de markt en welke vrijheid geven we aan de commerciële organisatie om te offreren. Voorstanders van het gebruik van Excel zullen dit wellicht doen om zo min mogelijk gebonden te zijn. Vrijheid van specificatie betekent echter vaak een hogere kostprijs en een langere levertijd, of een hogere inspanning om die korte levertijd toch te halen. Is dat wat we willen?

 

Voorstanders van ERP zijn dat misschien omdat ze paal en perk willen stellen aan die merkwaardige verkooppraktijken. Dat klinkt goed, maar kan ten koste gaan van het commerciële ondernemerschap. Wanneer men besluit voor het eerst een productconfigurator in te gaan zetten om “vrijheid van specificatie binnen grenzen” mogelijk te maken, is een forse slag nodig om verkoop, engineering/ werkvoorbereiding en logistiek op een lijn te brengen. Dit wordt nogal eens onderschat. Hoe dan ook, consensus over de speelruimte zal er moeten zijn.

 

Lees ook:

Vraagvoorspelling in Excel: hoe doe je dat? (expertartikel)

Reageer op dit artikel