blog

Tips voor een verpakkingsadministratie in de logistiek

Supply chain

Er is bij veel logistieke bedrijven nog steeds grote onduidelijkheid over hoe het VerpakkingsBesluit, dat januari 2006 is ingevoerd, nageleefd moet worden. Bert Siekmann, Unit 4 Agresso, geeft aan welke artikelen onder het Besluit vallen en legt uit hoe een verpakkingsadministratie kan worden opgezet.

Bedrijven moeten sinds 1 januari 2006 betalen om hun, door consumenten afgedankte, verpakkingen op te laten halen en recyclen. Daardoor draaien niet langer de gemeenten op voor die kosten. Het Verpakkingsbesluit heeft als doel de milieubelasting door verpakkingsmaterialen terug te dringen zodat er meer materialen hergebruikt of nuttig toegepast worden. Er is echter nog steeds grote onduidelijkheid over hoe het Besluit na te leven en welke gevolgen dit heeft voor ondernemingen, binnen de logistieke sector. Het ministerie van VROM laat de regie omtrent de uitvoering van het Verpakkingsbesluit het liefst helemaal over aan het bedrijfsleven. En dat stuit op verzet.

 

Sancties

Een aantal Europese lidstaten vindt dat Nederland achterloopt bij de rest van Europa als het gaat om inzameling van verpakkingsafval. Daarom heeft het ministerie eind april van dit jaar gezegd de touwtjes flink aan te trekken wat betreft de naleving van het Besluit. Mocht het ministerie bedrijven op fouten betrappen, dan volgt er een sanctie. Over de hoogte hiervan bestaan nog geen richtlijnen.

 

Hulp

Ook over de opzet van een verpakkingsadministratie is het ministerie vaag. Ze raadt bedrijven aan zich aan te sluiten bij uitvoeringsorganisaties die de recycling en inzameling van verpakkingsmateriaal regelen. Daarnaast kunnen brancheorganisaties de helpende hand bieden, aldus het ministerie van VROM. Lekker makkelijk of wijs van het ministerie om ‘de experts’ het te laten bepalen? Er zijn diverse belangenclubs die hun leden een eigen manier voorschotelen hoe een verpakkingsadministratie op te zetten. Ondanks alle goede bedoelingen, wordt het er niet helderder op. En het ministerie van VROM? Dat blijft maar hameren op de zelfredzaamheid van het bedrijfsleven.

 

Kritiek

De toenmalige staatssecretaris Van Geel (VROM) zette al in april 2006 kwaad bloed door producenten in een brief ordinair te dreigen met zware sancties als ze het Verpakkingsbesluit niet nakomen. Na een stortvloed van kritiek maakte de staatsman zijn excuses voor deze misplaatste spierballentaal. Immers, uit de brief werd het niet duidelijk hoe de ondernemer kon voldoen aan het Besluit. In eerste instantie leek het erop dat er een ondergrens zou komen. Alles onder dit gewicht zou worden bestempeld als een ‘verwaarloosbare hoeveelheid.’ Begin dit jaar echter beweerde VROM dat er geen sprake zou zijn van een ondergrens. Iedere ondernemer met verpakkingsafval valt onder het Besluit, aldus VROM. Ondernemers moeten of individueel melding doen bij SenterNovem, of kunnen dit laten afhandelen door een collectief. Dit kan een van de goedgekeurde uitvoeringsorganisaties zijn, zoals Nedvang, maar ook de eigen brancheorganisatie.

 

Bang voor boetes

Een jaar later, begin april 2007, zendt het ministerie van VROM dus weer een brief naar bedrijven die nog niets hebben geregeld met betrekking tot het Verpakkingsbesluit. Dit resulteerde wederom in hoongelach bij veel ondernemers en belangenclubs. Want wat wil het ministerie nu eigenlijk? Desalniettemin voegen ondernemingen zich nu toch schoorvoetend tot een belangenorganisatie. Zo heeft Nedvang (Nederland van afval naar grondstof) al 200.000 bedrijven aan zich weten te binden. Blijkbaar zijn ondernemers toch een beetje bang voor boetes.

 

Nedvang int de verpakkingsbijdragen, die producenten en importeurs van verpakkingsmaterialen moeten betalen. De stichting ziet erop toe dat de gelden ten goede komen aan een efficiënte scheiding en recycling van verpakkingsafval. Nedvang heeft een handleiding geschreven hoe een verpakkingsadministratie samen te stellen. Een beknopte weergave van hoe u dit als logistiek bedrijf aanpakt, volgt verderop in dit artikel. Nu even kort een nadere toelichting op het Besluit.

 

Welke verpakkingen vallen onder het besluit?

Alle denkbare verpakkingsmaterialen en verpakkingssoorten. Er wordt onderscheid gemaakt naar consument- en producentenafval. In uw administratie moet u de gewichten per materiaalsoort opnemen: papier / karton, metaal; glas; hout; kunststof (uitsplitsing drankflessen kleiner en groter dan 0,5 liter) en overige verpakkingen. Bij papier/karton, metaal en kunststof bestaat ook de categorie ‘last-minute verpakking’. Dit is een speciale categorie en wordt apart opgevraagd.

 

Welke goederenstromen tellen mee?

Indien u goederen ontvangt van een Nederlandse leverancier, dan heeft u geen verantwoording voor afvalstroom. Ontvangt u goederen van een buitenlandse leverancier (en krijgt u dus een BTW 0 factuur) dan bent u wel verantwoordelijk. Ook het afzetgebied is bepalend.

 

En hoe dan verder?

U zoekt naar de eerste eigenaar in Nederland van de productverpakkingscombinatie. De BTW-bon is een hulpmiddel, maar helaas niet altijd kloppend. Denk even aan een buitenlandse firma die met een NL-BTW nummer factureert. Indien u goederen op de buitenlandse markt zet, komt de afvalstroom niet in Nederland en hoeft u deze niet mee te tellen. Kort gezegd: de eerste eigenaar van het product in Nederland is verantwoordelijk voor de naleving van het Verpakkingsbesluit.

 

Vanaf welke gewichten geldt er rapportering?

Alle bedrijven dienen aan te geven hoeveel afval ze op de markt zetten. Er bestaat dus geen grens in het besluit. De eerste opgave is voor ieder bedrijf gelijk. Als hieruit blijkt dat een bedrijf minder dan 15.000 kilo heeft, kan deze gebruik maken van een zogenaamde Vereenvoudigde opgave.

 

Wat kost het?

Onder 15.000 kilo per jaar betaalt een bedrijf een all-intarief van 40 euro. Vanaf 15.000 – 1.000.000 kilo betaalt een bedrijf 200 euro vaste kosten + een variabele bijdrage gebaseerd op, per materiaal, het aantal kiloconsumenten verpakking. Vanaf 1.000.000 kilo is een bedrijf per jaar 5.000 euro verschuldigd aan vaste kosten + een variabele bijdrage gebaseerd op, per materiaal, het aantal kiloconsumenten verpakking.

 

Wat zijn de indirecte kosten voor de branche?

In de praktijk betekent het Besluit dat er een financiële en een administratieve lastenverzwaring in het verschiet ligt bij met name de groothandel en in mindere mate andere partijen in de keten. Alle ingaande en uitgaande verpakkingen zullen geregistreerd moeten worden naar soort en gewicht en de bedrijven dienen hier periodiek aangifte van te doen en een bedrag af te dragen. Deze gegevens moeten hun weg door de keten vinden naar diegene die aangifteplichtig is, bijvoorbeeld de groothandel. Dit zorgt dus voor meer regelgeving voor de (logistieke) ondernemer en een extra belastingcomponent. Hoe hoog de indirecte kosten zullen zijn, is moeilijk te berekenen. Er is echter zeker sprake van indirecte kosten als gevolg van tijdsbeslag, administratieve lasten en eventuele nieuwe kostprijscalculaties. Daarnaast brengt de tarifering extra lasten met zich mee en zijn er mogelijk ook automatiseringskosten.

 

Opzet verpakkingsadministratie

Zoals gezegd zal het Besluit de nodige administratieve lasten met zich meebrengen. Zo is een verpakkingsadministratie nodig om een overzicht van alle verpakkingen te krijgen die omgaan in het bedrijf. Het is raadzaam dit systematisch aan te pakken in de vorm van een project. Bepaal hierbij wie er uit uw bedrijf bij betrokken moet zijn en wie er verantwoordelijk is voor de inhoud en planning. Vervolgens definieert u de bedrijfsonderdelen die meedoen in de verpakkingsadministratie, welke verpakkingen u gebruikt en welke daarvan vallen onder het Nederlandse Verpakkingsbesluit.

 

Het is op dit moment nog moeilijk te zeggen of een dergelijke inventarisatie en regelgeving van invloed zal zijn op de manier waarop fabrikanten en groothandelaren hun goederen verpakken. In het kader van milieuvriendelijk ondernemen kan het Besluit op deze manier wel voor een extra impuls zorgen om minder verpakkingen te gebruiken die het milieu belasten.

 

Na de inventarisatiestap bepaalt u waar relevante informatie nu is opgeslagen en wie ontbrekende gegevens kan verstrekken. Kijk hierna hoe u de informatie het handigst kunt verzamelen. Verzamel de informatie en leg die vast. Bepaal hierbij in welk systeem u dat gaat doen en in welke vorm. Vergeet daarbij niet te vermelden hoe u in de toekomst weer aan de informatie kunt komen. Als laatste bepaalt u wie er verantwoordelijk is voor het actueel houden van de administratie. Iedere dag kunnen er immers dingen wijzigen. Dit kan zijn omdat u nieuwe leveranciers of klanten krijgt, of dat u nieuwe producten gaat distribueren. Door de verpakkingsadministratie bij te houden, kost het rapporteren aan het ministerie of de brancheorganisatie minder tijd. Maak daarom heldere afspraken wie verantwoordelijk is voor het verzamelen, beheren en rapporteren van verpakkingsgegevens.

 

Kan het niet makkelijker door automatisering?

Technisch gezien is het automatiseren van het Verpakkingsbesluit en alles dat er mee te maken heeft geen probleem. Zo kan een systeem voor enterprise resource planning (ERP) de nadelen van het Besluit veelal beperken of zelfs ombuigen tot een voordeel. Maar organisatorisch zijn er zelfs na de ruim anderhalf jaar dat het Besluit van kracht is, nog onduidelijkheden. Omdat bij het ministerie van VROM besluiteloosheid overheerst bij het afkaderen van het Verpakkingsbesluit kunnen IT bedrijven nog niet aan de slag met de ontwikkeling van hulpmiddelen. Pas als het ministerie alle schemergebieden heeft opgeklaard, kan het Verpakkingsbesluit behalve aan een beter milieu, bijdragen aan administratieve lastenverlichting. Unit 4 Agresso houdt de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten en heeft intensief contact met Nedvang. Zo kan het als ERP-leverancier een stimulerende rol spelen wanneer vanuit het ministerie spijkers met koppen zijn geslagen.

 

Gebruikte bronnen:

Handleiding voor Verpakkingsadministratie van Nedvang: www.nedvang.nl

Reageer op dit artikel