blog

ERP maakt bureaucratisch (2)

Supply chain

In de ERP-praktijk probeert men (vergelijkbare) processen zo veel mogelijk onder te brengen in één gemeenschappelijk procesontwerp. Men zoekt niet alleen een intern compromis, men probeert één externe werkelijkheid te creëren. Dit valt te kenschetsen als een uniformiteitsbenadering; een benadering die op een bureaucratische leest geschoeid is. Opgemerkt wordt dat deze benadering niet alleen kenmerkend is voor ERP, zij domineert nog altijd de huidige managementpraktijk.

Gehoorzaamheid

 

Van ERP gaat logisch beschouwd een formalisatie, standaardisatie en centralisatie uit. Daar zijn drie oorzaken voor aan te wijzen. Ten eerste, omdat ERP-systemen een functioneel-modulaire opbouw hebben, zijn het geïntegreerde en géén integrale systemen. De aandacht richt zich op de delen zoals logistiek, financiën en HRM. De idee is dat het

gericht zijn op en het optimaliseren van de delen, de optimalisatie van het geheel (dus: de organisatie als geheel) impliceert. Dit is kenmerkend voor rationeel, oftewel bureaucratisch, organiseren.

 

Ten tweede, het ERP-concept rust op beheersingsconcepten die – in zijn algemeenheid – gerekend worden tot het  traditionele, bureaucratische domein, te weten MRP en management accounting.

 

En ten derde, voorspelbaarheid en gehoorzaamheid van mensen en processen zijn noodzakelijk voor het functioneren van ERP-systemen. Datgene wat in ERP gemodelleerd is, is bepalend voor wat er moet gebeuren. Daarvan afwijken, ook al vraagt een onvoorziene situatie daar om, verstoort de werking van ERP-systemen. Deze gedragsturing is kenmerkend voor bureaucratisch managen.

 

Machtsinstrumenten

 

ERP-systemen zijn machtsinstrumenten. Zij spelen een belangrijke rol bij zowel het besturen van processen als het produceren van informatie over het bijsturen van processen. Bij het implementeren van ERP-systemen zijn vooral diegenen nodig die kennis hebben van de processen en de wijze waarop deze bestuurd (moeten) worden. Het gaat  met name om het management en de (logistieke en financiële) staven.

 

Dit betekent, dat zij de te nemen technologische beslissingen voor hen positief kunnen laten uitwerken. De overwegend centraal gerichte, bureaucratische machtsverhoudingen worden hierdoor subtiel bestendigd, ja zelfs uitgebreid. Daarmee verlangt niet de organisatie discipline, maar het ERP-systeem. Zo wordt veelal versluierd dat het er eigenlijk om gaat dat de top een betere greep krijgt op wat zich aan de voet van de organisatie afspeelt. Een ont-bureaucratiseringsproces, oftewel het omkeren van de piramidale machtsverhoudingen, wordt door dit – met de nadruk op dit – bureaucratische gebruik van ERP belemmerd. Hierbij komt de vraag op: waar ligt de werkelijke macht, bij de mens (het management) of bij het ERP-systeem?

 

Integratieproblemen

 

ERP-systemen kunnen steeds meer aan; zij kunnen in steeds meer branches en situaties toegepast worden. ERP-systemen hebben dus een hoge instelflexibiliteit. Keerzijde hiervan is gecompliceerdheid, waardoor het steeds moeilijker wordt het totaal te overzien. Dit is af te lezen aan de deskundigheid van ERP-consultants. Deze is functioneel gericht; de meesten zijn al blij als ze één module volledig kunnen doorgronden. Dit betekent dat consultants een organisatiemodule (functioneel) gericht moeten benaderen; en dit is kenmerkend voor bureaucratisch denken en handelen.

 

Een integrale benadering wordt daardoor bemoeilijkt. Immers, pas naar het einde van het project worden onderdelen (financiën, logistiek, HRM et cetera) daadwerkelijk met elkaar geïntegreerd. Dit verklaart ook de integratieproblemen bij veel ERP-projecten. Om dergelijke problemen te beteugelen worden voor het instellen van ERP-modules en voor het managen van ERP-implementaties ‘best practices’ toegepast. Met algemene standaards is an sich niets mis; ze zijn kenmerkend voor bureaucratisch denken en handelen.

 

Lees ook de andere delen:

Reageer op dit artikel