blog

ERP maakt bureaucratisch (1)

Supply chain

Kenmerkend voor ERP is het formaliseren en standaardiseren van werkprocessen. Dit kan leiden tot een starre organisatie, betoogt wetenschapper Marc Govers in deel 1 van zijn artikel over de bureaucratische neigingen van ERP.

Anekdote: ‘mijn geld terug!’

Ik wilde een ERP-cursus gaan volgen. Er was nog plaats en ik kon deelnemen. Bij het noteren van mijn gegevens, merkte de medewerkster van de front-office op dat ik toch niet kan deelnemen: ik beschikte namelijk niet over een BTW-nummer. Ik antwoordde enigszins verbaasd: ‘u laat zich door een informatiesysteem toch niet weerhouden van verkoop!?’ Na een week kreeg ik bericht: ik kon deelnemen. Ik maakte prompt het cursusgeld (ad. 3.500 euro) over. Enkele weken voor de cursus moest ik helaas annuleren. Dit kon probleemloos. Althans, probleemloos: ik kreeg geen creditnota voor het cursusgeld, maar mijn werkgever.

 

Analyse van de anekdote

Wat was de reden dat ik – als crediteur – geen creditnota ontving? Na enig speurwerk bleek het volgende. De organisatie had een ‘work-around’ bedacht, zodat ik als particulier toch aan de cursus kon deelnemen. De  workaround’ was nodig omdat hun informatisering deze nieuwe variëteit niet aan kon. (Saillant detail: het betrof de opleidingspoot van een van de grotere ERP-leveranciers). De ‘work-around’ was mogelijk omdat ik eerder via mijn werkgever een cursus gevolgd had. En, daar bleek mijn factuur – in het systeem – op geboekt te zijn, om deze vervolgens handmatig aan te passen. Dat wil zeggen: de gegevens van de werkgever waren veranderd in de mijne; zowaar een zeer flexibele oplossing. Toen de annulering binnen kwam, kon natuurlijk niemand meer zich deze organisatorische flexibiliteit nog herinneren.

 

Conclusie: veranderen, oftewel een afwijking van de bestaande variëteit accepteren, vraagt organisatorische én systeemflexibiliteit. Als men echter in de gekozen systeeminstelling nieuwe variëteit – hier: een particulier die een cursus wil volgen – niet adequaat en tijdig kan verwerken, zal op termijn het geheel in onbalans geraken: “out-of-control” zijn. Als men dat niet wil, moet men geen nieuwe variëteit toestaan. Hoe lang men daarmee overigens kan doorgaan, is een interessante vraag die u zelf mag beantwoorden. Als men wel nieuwe variëteit wil toestaan, moet men zich daaraan tijdig aanpassen. De vraag is: in hoeverre is dergelijk ‘tijdelijk herijken’ (‘timely adjustment’) met ERP-systemen mogelijk? Vooraleer deze vraag te beantwoorden, wordt ingegaan op de wijzen waarop ERP te benaderen valt.

 

Huidige ERP-benadering

Kenmerkend voor ERP-informatisering is het formaliseren en standaardiseren van werkprocessen. De beheersen bestuurbaarheid van processen neemt erdoor toe, wat met name de efficiëntie van de bedrijfsvoering ten goede komt. Dit heeft meestal ook een keerzijde, omdat ‘te veel’ en daaropvolgend ‘te breed’ geformaliseerd en gestandaardiseerd wordt. Processen moeten zeer uitvoerig en nauwkeurig beschreven worden, hetgeen doorgaans leidt tot moeizame implementaties. De verkregen standaard processen moeten ook strikt opgevolgd worden. Dit vermindert de speelruimte – de flexibiliteit – in de processen, omdat niet ‘alles’ op voorhand bekend is en/of zich nieuwe situaties aandienen (zie de bovenstaande anekdote).

 

De breedte van de standaardisatie heeft eveneens impact op de flexibiliteit van een organisatie. Men kan bijvoorbeeld één verkoopproces definiëren voor het verkopen van alle meubels of meer verkoopprocessen per type vraag en/of type meubel. In de ERP-praktijk probeert men (vergelijkbare) processen zo veel mogelijk onder te brengen in één gemeenschappelijk procesontwerp. Men zoekt niet alleen een intern compromis, men probeert één externe werkelijkheid te creëren. Dit valt te kenschetsen als een uniformiteitsbenadering; een benadering die op een bureaucratische leest geschoeid is. Opgemerkt wordt dat deze benadering niet alleen kenmerkend is voor ERP, zij domineert nog altijd de huidige managementpraktijk.

 

Voor meer informatie over de bureaucratische neigingen van ERP of als u geïnteresseerd bent in een alternatieve ERP-benadering verwijzen we u graag naar de andere expertartikelen van Mark Govers.

 

Het artikel ‘een alternatieve ERP-benadering’ verschijnt 27 januari op de topicpagina van ERP.

 

Lees ook de andere delen:

Reageer op dit artikel