artikel

Exportvergunningen vormen een groot risico

Supply chain Premium

Exportvergunningen vormen een groot risico

Exportvergunningen dienen onderdeel uit te maken van uw aanpak rond governance en informatiebeveiliging. Hoe gaat u om met aanvragen voor leveringen aan het buitenland? Doet u dat niet juist dan gaat u dit vroeg of laat heel veel geld kosten, zegt Richard Groenendijk, directeur van AEB. Nederland. Lees zijn blog.

De lijsten met verboden producten worden steeds langer en gedetailleerder. Exportvergunningen vormen daardoor een steeds groter risico.

Ik heb jarenlang gewerkt in de logistieke sector van Rotterdam en was onder andere exportmanager bij grote handelsfirma’s. De vraag of goederen aan bepaalde landen, bedrijven of personen mochten worden geleverd, was daarbij een continue bron van zorg. Het was heel lastig om te ontdekken wat nu wel of niet mocht worden geleverd.

Boycotlijst

Veel sales managers halen orders binnen van buitenlandse afnemers. Maar mag u die goederen of diensten eigenlijk wel leveren? Gisteren mocht het wellicht nog, maar is dit vandaag ook nog steeds toegestaan? Antwoord geven op die vraag lijkt heel eenvoudig: een kwestie van checken of die producten op een boycotlijst staan. Maar ja, welke lijst hanteert u dan? Een Nederlandse lijst? Een overzicht van de EU? Of kijkt u voor de zekerheid ook nog even wat de Amerikanen van zo’n levering vinden? En hoe accuraat is de lijst die u gebruikt eigenlijk? Of hoe oud?

Zelf zoeken

Lang niet ieder product mag zomaar aan een buitenlandse klant worden geleverd. Soms is dat overduidelijk. Denk aan producten voor militaire doeleinden. Maar in andere gevallen is het veel minder duidelijk. Denk aan groene verf. Niks mis mee als u die aan een Duits bouwbedrijf wilt leveren. Maar hoe zit dat met een import/exportbedrijf uit Mali? Of een ondernemer uit Wit-Rusland die wel eens verdacht wordt van illegale handel in wapens? Gaat die groene verf gebruikt worden voor het onderhouden van een school of ziekenhuis? Of voor het camoufleren van pantserwagens?

Zelf op zoek gaan naar overzichten met voor het land van herkomst van uw klant verboden goederen is onbegonnen werk. Die lijsten zijn lastig te vinden en u kunt vaak ook niet goed inschatten hoe compleet of gedateerd zo’n lijst eigenlijk is. Bovendien wilt u niet dat uw verkoper dit zelf moet uitzoeken. En u wilt al helemaal niet dat hij hier fouten mee maakt. Want de boetes kunnen enorm zijn.

Automatiseren

Het mooiste is als u dit kunt automatiseren. Waarbij op het moment dat u in uw CRM- of verkoopinformatiesysteem een nieuwe klant of een nieuwe order aanmaakt al direct een aantal controles worden uitgevoerd. Waarbij liefst ook meteen het gehele werkproces geblokkeerd wordt, mocht er van een positie match sprake zijn.

Eigenlijk zou dit een standaard feature in ieder ERP- of CRM-pakket moeten zijn. Uit ervaring weet ik dat dit niet het geval is. Soms kent zo’n pakket een omslachtige procedure en is de content – de lijsten met verboden goederen en de landen, bedrijven of personen waarvoor deze verboden gelden – niet op geautomatiseerde wijze toegankelijk. In andere gevallen wordt de content simpelweg niet goed bijgehouden. Daardoor loopt u als business manager grote risico’s.

Exportvergunningen: steeds meer verboden

De afgelopen jaren zijn de lijsten met verboden producten en verdachte afnemers en landen sterk in omvang gegroeid. Bovendien veranderen deze overzichten vrijwel dagelijks. Veel ondernemers onderkennen weliswaar dat hier een risico zit, maar het ontbreekt nog wel eens aan voldoende urgentie. Men denkt dat het wel los zal lopen. Of dat zij als bedrijf te klein zijn om door controlerende instanties gevolgd te worden.

Niets is minder waar. Zowel de Europese als Amerikaanse overheden zijn heel scherp en actief als het gaat om handelsbeperkingen. Bovendien kunnen de boetes zo hoog zijn dat dit zomaar het einde van de onderneming kan betekenen. Terwijl dit soort problemen eigenlijk eenvoudig te voorkomen zijn door standaard een check in uw werkprocessen op te nemen of er voor de klant en de goederen waar het om handelt een exportvergunning afgegeven kan worden.

Auteur: Richard Groenendijk.

Lees ook: Export dit jaar niet leuker, wel makkelijker

En: Trade Compliance kruipt dichter tegen logistiek aan

Reageer op dit artikel