artikel

Puinruimen ERP-data nodig door gebrek aan discipline

Supply chain Premium

Puinruimen ERP-data nodig door gebrek aan discipline

Bedrijven beseffen zich onvoldoende hoeveel ERP-data vervuild is. De conversie van het ene ERP-systeem naar het andere is het meest voor de hand liggende moment waarop duidelijk wordt hoe het met de datakwaliteit is gesteld. Dit lijkt rijkelijk laat. Toch kan Hans Koevoet van HSO zich wel iets voorstellen bij de prioriteitenstelling van bedrijven: “Als de grootboekcijfers kloppen is voor velen de druk van de ketel.”

De opmerking van Koevoet is veelzeggend. De prioriteit van de gemiddelde onderneming ligt niet bij het koste wat kost voorkomen dat corrupte data in een ERP-systeem komt te staan. Koevoet,  werkzaam als manager consulting, constateert bij zijn klantbezoeken een verbetering ten opzichte van enkele jaren terug. Koevoet: “Toch ligt de prioriteit van het beschikken over juiste data hoger dan die van het regelmatig opschonen van gegevens.”

Bewuster met data omgaan
In de afgelopen vijf jaar zijn bedrijven steeds bewuster omgegaan met data. Dat heeft veel met de economische werkelijkheid te maken. Moderne ERP-systemen zijn beter dan voorheen zo in te richten dat een juiste data-invoer vereist is. Daarnaast leidde de druk op het verlagen van voorraden niet zelden tot een grotere focus op bedrijfsgegevens. Vooral bedrijven die beschikken over grote hoeveelheden voorraad of grote artikelbestanden zijn grondig door de aanwezige data gegaan. De noodzaak om te weten wat er op voorraad ligt, wordt door ondernemingen als belangrijker geacht dan een lijst op te schonen met leveranciers of klanten waarmee langer dan twee jaar geen contact is geweest. Dat laatste stelt althans Edwin Drieszen, Manager Products & Services bij GAC: “Er is binnen bedrijven zelden iemand die zich actief met het opschonen van data bezighoudt. Een order verwijderen waarvoor nog iets open staat is echter onmogelijk. Wat ERP-gebruikers wel kunnen doen is een filter toepassen en zo voor zichzelf duidelijkheid scheppen.”

Onaangename verrassingen
Dataconversies kunnen opvallende zaken aan het licht brengen. Zo is het meer dan eens voorgekomen dat aan oude transacties behoorlijk wat euro’s aan voorraad was gekoppeld. De kosten van een opschoonactie of de benodigde software voor het verfrissende inzicht in de werkelijke cijfers is daarmee in korte tijd terugverdiend. Vooral grotere bedrijven missen een volledig zicht op welke voorraad gealloceerd is door welke transacties. Dit gebrek aan inzicht is voor sommige softwareleveranciers een voorname bron van bestaan. Neem Every Angle. Deze SAP add-on leverancier heeft al menig klant weten te overtuigen van de kracht van haar software door aan te tonen dat met het opschonen van oude ERP-data behoorlijk wat euro´s zijn terug te verdienen. Die eerste opschoonactie opent de ogen van bedrijven, maar, zo benadrukt Every Angle ook keer op keer, daarna is het zaak de discipline rond het bijhouden van ERP-data vast te houden. 

‘Data managen is dé bouw van je supply chain’
Deze discipline is in veel gevallen ver te zoeken, al dan niet om verklaarbare redenen, zoals Koevoet aangeeft. Toch wijzen onderzoeken, zoals van het later in dit artikel aangestipte SucceedIT, keer op keer aan dat het nut van datadiscipline wel wordt erkend. Mario van Ratingen, Senior Master Data Specialist / Operations analyst bij Fluke Europe, kan over dit onderwerp meepraten. Hij deed dat door te reageren op de stelling ‘Puinruimen in ERP’: “Goed data management van alle producten in je portfolio is de fundering van je bedrijfsvoering en de bouwsteen waar je gehele supply chain op rust. Problemen met in- en verkooporders staan niet alleen. In je supply chain kun je problemen krijgen met im- en exportzendingen die bijvoorbeeld door incomplete master data in je ERP-systeem vast komen te hangen bij de douane. Dat brengt veel extra werk met zich mee. Is dit altijd te ondervangen? Nee, maar met een goed ERP-systeem en daaraan gekoppelde deugdelijke rapportagemiddelen kun je problemen veelal voorkomen.”

Impact op voorraadniveau en forecast
Dennis Gunther Mohr heeft eveneens ervaring met het opschonen van ERP-systemen. Hij reageerde ook op de discussie op Logistiek.nl. Mohr: “Als je ERP-systeem vervuild is, kan dat altijd gevolgen hebben voor je bedrijfsvoering. Denk aan openstaande inkooporders, bij sommige systemen wordt dit meegerekend in je bestelvoorstel. Dit geldt ook voor openstaande verkooporders die ervoor zorgen dat er een reservering plaats vind in je systeem. Dit alles kan een behoorlijke impact hebben met het bepalen van voorraad niveaus, forecast, etc.” Roald van der Heide, zelfbenoemd verbeteraar van bedrijfsprocessen, structuren en systemen bij Citrien ProcesConsult is het met Mohr eens. “Puinruimen is geen eenmalig actie, maar het is als taak onderdeel van je functie. De meeste systemen hebben wel dashboards of lijsten met openstaande inkooporders, verkooporders, magazijnorders, openstaande verplaatsingen, etc. Het is alleen een kwestie van discipline om het ook te doen, zowel in het dagelijks doen als in het dagelijks aansturen/monitoren. Mensen zullen aangesproken moeten worden op openstaande transacties.” Doen bedrijven dit niet, dan zal het ze uiteindelijk geld gaan kosten, meent Van der Heide. “Als masterdata onjuist is, krijg je fouten in het proces die je geld kosten. Deze fouten leveren schade op.” Hetzelfde geldt wat hem betreft voor open transacties. “Die geven een onjuist beeld van de werkelijkheid. En onbetrouwbaarheid in het systeem kost ook geld.”

Vullen masterdata
De vervuiling van ERP-data begint vaak al bij het vullen van de masterdata, schrijft Hans van Adrichem in een reactie op de LinkedIn-discussie. “Als er paar honderd gegevens moeten worden verzameld dan wel aangeleverd, is angst voor het werk dat op de organisatie afkomt misplaatst. Voordat er wordt gestart met een (nieuw) ERP-systeem dient de masterdata waar mogelijk grotendeels te zijn gevuld. Dit is namelijk maatbepalend voor de vervuiling die daarna ontstaat.” Adrichem, eigenaar van HAVA-logistiek.nl, bedrijfsadviseur en docent logistiek, ziet naar eigen zeggen maar al te vaak dat het verzamelen van data veel tijd kost, een werklast die werknemers of managers graag doorschuiven naar anderen.
Volgens Mohr  is het vooral sowieso onverstandig om al te makkelijk te denken over het opschonen van data.: “Het is uiteraard van belang waar de vervuiling zich bevind. Ik heb hier meerdere malen mee te maken gehad en ben er achter gekomen dat de term ‘even opschonen’ niet klopt. Dit doe je namelijk niet eventjes.”

Stoppen van inflow puin
Toch ontkomt geen enkel bedrijf aan het puinruimen van ERP-data, meent Van Ratingen: “Het doel moet daarom zijn om dit tot een minimum te beperken. Goede processen en goed beschreven standaardwerk voor het compleet maken van producten stopt de inflow van ‘puin’ al voor een groot deel. Bij voorkeur nog voordat producten beschikbaar worden gesteld in het ERP-systeem voor in- en verkooporders. Een goede rapportagetool, direct gekoppeld aan je ERP-systeem, stelt je daarnaast tevens in staat om periodiek checks uit te kunnen voeren op essentiële punten. Deze twee punten stellen een data manager in staat om proactief te zijn ten aanzien van issues, zodat puinruimen op den duur een sporadische, maar helaas nooit onvermijdelijke, actie wordt.” 

Tegenstelling over prioriteit datavervuiling
Opvallend is dat verschillende voor dit artikel gesproken personen  aangeven dat het ‘probleem’ van datavervuiling niet al te hoog op de prioriteitenlijst van ondernemingen staat. Onderzoek van SucceedIT wijst het tegendeel uit. Auteur Rijk van Reenen van SucceedIT schrijft dat uit het onderzoek blijkt dat managementinformatie en het verbeteren van datakwaliteit bovenaan staan in de lijst met aandachtsgebieden. “Goede analyse en rapportagemogelijkheden ontbreken veelal in ERP-oplossingen, of worden als te beperkt ervaren. Slechts 34 procent van de respondenten gaf aan met de managementinformatie uit de ERP-oplossing de organisatie voldoende te kunnen sturen”, aldus Van Reenen. Uit het onderzoek blijkt verder dat respondenten over het algemeen een tevreden gevoel hebben als het aankomt op het gebruik van ERP voor dagelijkse werkzaamheden. Van Reenen: “Er is natuurlijk altijd ruimte voor verbetering. Zo kan de presentatie van rapportage en de aantrekkelijkheid van het systeem veelal beter, deze scoorde vooral tussen ontevreden en neutraal in.” De auteur plaatst nog een kritische kanttekening bij het gebruik van ERP. “Respondenten hechten veel waarde aan een hoge klanttevredenheid en de kwaliteit van hun producten. Dat is natuurlijk niet heel verassend. We zien dat een groot deel van hen beweert dat ERP niet bijdraagt aan het realiseren van deze doelen.” In het onderzoek is verder te lezen dat 32 procent aangeeft dat het systeem geen bijdrage heeft geleverd aan het verhogen van de klanttevredenheid.

Relatie klanttevredenheid en ERP-data
Tussen klanttevredenheid en juiste ERP-data ligt een directe link. Dat is ook wat Bart Tromp van HSO schrijft in een reactie op de discussie Puinruimen in ERP. Tromp: “Een ERP-oplossing is de vertaling van de fysieke bedrijfsprocessen in een administratief systeem. Dit betekent dat de waarheid van deze administratie zo dicht mogelijk tegen het fysieke proces aan moet zitten. Wanneer er sprake is van achterstand in het ERP systeem, ontstaan gevoelens van onbetrouwbaarheid en integriteit bij de gebruikers.”

Herkenbare voorbeelden
Tromp verzamelde tot slot voor enkele deelgebieden zeer herkenbare voorbeelden van vervuilde data. Bij het proces rond inkoop en verkoop, zijn er volgens hem teveel orders in het systeem aanwezig die niet meer actueel zijn.  Tromp: “Denk aan geregistreerde orders en ontvangen/geleverde dan wel niet gefactureerde orders.” Ook op logistiek gebied, bij goederenstromen ontstaan er te vaak problemen. “Door het niet juist volgen van processen, blijven transacties onnodig open staan en/of hebben transacties  onjuiste statussen. Denk aan het niet of niet juist uitvoeren van de voorraadafsluiting. Ook blijven transacties te lang staan, zonder te worden afgehandeld. Denk aan teljournalen en voorraadjournalen. Ten slotte zijn er de geannuleerde voorraadafsluitingen/herberekeningen die in het ERP blijven staan. Er wordt geen gebruik gemaakt van de beschikbare functionaliteit om deze transacties te verwijderen uit het systeem.”

Niet afronden productieorders
En ook voor productieprocessen weet Tromp enkele veelvoorkomende missers te melden. “We zien in de praktijk regelmatig dat er sprake is van te weinig kennis rond het financieel maken van transacties binnen Dynamics AX. Het niet afronden van productieorders heeft tot gevolg dat deze niet de actuele financiële productieresultaten opleveren. Daarnaast blijven deze orders invloed uitoefenen op het gedrag van de logistieke processen.” Het bijhouden van gegevens, zodat ERP-data correct blijft, is van groot belang volgens Tromp. De punten die hij aanstipte hebben wat hem betreft invloed op de actualiteit van de voorraadposities, de snelheid van afhandelen van transacties en de betrouwbaarheid van de planningsrun. “Maar ook op de financiële transacties die hieruit voortvloeien.”

Discipline noodzakelijk
Gesteld kan wel worden dat het beheren van ERP-data neerkomt op discipline. Als werknemers weten waaruit data moet bestaan, zich realiseren dat ze openstaande transacties zo snel als mogelijk moeten afronden, dan zal de omvang van het puinruimen in de toekomst afnemen. Drieszen: “Een beetje kritisch zijn op de gebruikte data helpt al heel veel. Is dat ene oude artikel nog wel courant? Met welke klanten of opdrachtgevers heb je de laatste twee jaar contact gehad? Het zijn allemaal vragen die je jezelf regelmatig moet stellen. Alleen dan beheers je je ERP-data zoals het hoort.”

 


Lees hier de nieuwsbrief-special met de top 9 goede voornemens en tips & tricks jaarafsluiting 2012

Reageer op dit artikel