artikel

Wanneer kun je ook met heel goedkoop ERP toe

Supply chain Premium

ERP voor een paar tientjes per licentie per maand, kan dat? Ja, zo blijkt uit een inventarisatie door dit blad. Sterker nog: de gebruikers blijken opvallend tevreden. Wel met een belangrijke kanttekening: budget-ERP blijkt meestal alleen ‘Enterprise Resource’, dus zonder de ‘P’ van Planning.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 16 november 2007.

Wie regelmatig luistert naar Radio 1, ontkomt niet aan de reclame van AFAS: ‘ERP voor één tientje per medewerker per maand.’ Naast AFAS zijn er bovendien meer laaggeprijsde pakketten, zoals AccountView, Mamut en King. Ook daarbij kost het onderhouden van het systeem, inclusief de nieuwste updates, en afhankelijk van het aantal gebruikers, tussen de tien en veertig euro per licentie per maand.

       

Dat doet vragen rijzen. ERP zou dan immers niet veel meer kosten dan bijvoorbeeld Windows XP! Hoever kom je eigenlijk met een budget-ERP oplossing?

        

Om daar achter te komen interviewde Logistiek diverse gebruikers. De verderop in dit artikel beschreven cases werden aangedragen door de pakketleveranciers. Je mag daarom verwachten dat het succesverhalen zijn. Maar zelfs in dat licht zijn de gebruikers opvallend enthousiast, juichend bijna.

     

Kennelijk slagen leveranciers van kleine pakketten erin om betere ondersteuning te bieden dan hun grotere broers. Vermoedelijk komt dit door het intiemere contact, en door de minder overspannen verwachtingen. Bovendien heeft een klein systeem een minder grote clientèle, dus kunnen de wensen van één klant zwaarder wegen.

         

Package Control

De eerste case is Package Control, een groothandel in fixatie-materialen en andere transporthulpmiddelen. “Toen wij Exact voor Dos wilden vervangen, was het niet vanzelfsprekend dat we zouden overstappen op hun Windows-versie”, vertelt technisch-commercieel medewerker Chris van der Beek. “We vonden dat de ondersteuning relatief veel geld kostte. Toen viel ons oog op een advertentie van Mamut. Dit bedrijf, opgericht in 1995, had naam gemaakt in Scandinavië en wilde de vleugels uitslaan naar Nederland en Engeland. Om het eerste schaap over de dam te krijgen kwamen ze met heel aantrekkelijke aanbiedingen, zoals een gratis upgrade voor MS office.”

      

Package Control heeft vestigingen in zowel Nederland (16 medewerkers) als Engeland (12 medewerkers), en een kleinere vestiging in Tsjechië (2 medewerkers). “Die geografische verdeling maakte ons, gezien de doelstelling van Mamut, tot een zeer interessante partij. Uiteindelijk hebben we hun ERP-systeem daarom kunnen aanschaffen voor een instapbedrag van 350 euro per licentie, waarvan we er nu zeven hebben. Sindsdien betalen we 19 euro per gebruiker per maand, pakketupgrades zitten daarbij in.”

Drie jaar na de live-gang is Ter Beek nog steeds bijzonder enthousiast. “Het systeem ondersteunt al onze bedrijfsprocessen, van orderverwerking tot voorraadbeheer, en van de boekhouding tot de stuklijsten.”

        

Flexibel is het systeem ook. “Als je een nieuw artikel wilt aanmaken, bijvoorbeeld een sjorband in een andere kleur, dan kun je dit doen door een bestaand artikel te kopiëren en dan de kleur te veranderen. En als een klant een order plaatst, dan kun je een sterk gelijkende order als uitgangspunt gebruiken.”

          

Mamut is een gecertificeerde Microsoft-partner. “Daardoor sluit hun ERP-systeem goed aan op MS Office. Dat kwam van pas toen we vorig jaar het bedrijf Transport Load Systems overnamen. Via Excel hebben we toen artikelgegevens kunnen overzetten.”

     

Is er behoefte aan nieuwe functionaliteit, dan meldt Package Control dit aan Mamut. “Als het meezit, wordt zo’n verzoek meegenomen in de volgende pakketupgrade. Het systeem kon vroeger bijvoorbeeld niet overweg met typisch Nederlandse tussenvoegsels in namen, zoals Jan van Gent. Helaas wordt niet elk verzoek meteen gehonoreerd. Soms maken wij incidentele prijsafspraken met onze klanten. In dat geval wil je dat de basiskorting niet geldt, maar daar kan Mamut nog niet mee overweg. Maar, nogmaals, op hoofdlijnen ben ik heel content.”

    

Elinko

Ook Bert Olgers is een tevreden Mamut-gebruiker, sinds maart 2006. Hij is directeur van Elinko, een bedrijf met tien werknemers dat machine-besturingsystemen bouwt en onderhoudt. “Ik zocht een systeem dat alle bedrijfsprocessen waar vroeger papier aan te pas kwam, zou kunnen behappen. Van de financiën tot het projectbeheer en de voorraadadministratie. Bovendien willen we een webwinkel beginnen, waarbij klanten in onze voorraden kunnen kijken. Bij King ERP is dat een aparte module, maar bij Mamut kunnen we door het plaatsen van één vinkje ons magazijn on-line maken.”

      

Plannen doet het systeem niet, tenminste niet als je denkt aan het automatisch maken van een material requirements planning. “Daar hebben wij ook niet veel aan, want we werken projectmatig. Het systeem ondersteunt onze menselijke planners overigens wel, bijvoorbeeld door aan te geven of de benodigde werknemers beschikbaar zijn.”

      

Mamut heeft vooral de administratieve processen verbeterd. “Onze monteurs gebruiken tegenwoordig tablet PC’s. Hierop kunnen ze informatie importeren voor ze naar een klant gaan om een storing te verhelpen. Ter plekke voeren ze dan gegevens in over de uitgevoerde werkzaamheden en de gebruikte materialen. Bij terugkomst loggen ze aan op het moedersysteem. In theorie zou daar vervolgens meteen de factuur uit kunnen rollen. Wij hebben echter nog een menselijke controlestap ingebouwd.”

     

Voor 10 licenties betaalde Olgers 12.000 euro. “Ik vind de prijs/kwaliteitsverhouding prima. Toen we nog maar drie werknemers hadden, gaf een grotere ERP-leverancier telefonisch als eerste indicatie een bedrag van 60.000 euro op, gezien onze specifieke wensen. Voor Mamut betalen we maar 12 euro per licentie per maand voor onderhoud en upgrades.”

Nedag

Niet alleen Mamut heeft enthousiaste gebruikers. Hetzelfde geldt voor AFAS. Eén van de gebruikers van dat systeem is Nedag Beheer, bekend van hun uitgave het Nederlands Dagblad. “Wij gebruiken AFAS al zo’n tien jaar voor onze boekhouding en salarisadministratie”, vertelt assistent controller Lammert de Bruin. “Toen er een versie voor Windows uitkwam, konden we daar tegen minimale kosten op overstappen. Daarom hebben we toen niet naar andere ERP-systemen gekeken. De goede relatie die wij hebben met AFAS speelde daarbij een belangrijke rol. Als je een probleem hebt kun je dat aan hen voorleggen via het internet. Je krijgt dan altijd binnen twee uur bericht.” Dat betekent niet, dat alle problemen meteen worden opgelost. Afgelopen juli bleek een nieuwe optie, het elektronisch meesturen van een verlofkaart bij het loonstrookje, niet te werken. “Dat bleek uiteindelijk gewoon aan de software te liggen. Het wordt opgelost in de eerstvolgende update.”

        

Grosso modo is De Bruin echter bijzonder in zijn sas. “We hebben absoluut voldoende aan AFAS ERP, zoals het systeem inmiddels heet. We kunnen er zelfs een multi-company administratie mee voeren, voor onze uitgeverij, de boekhandel, het callcenter, en onze pre-press afdeling. Bovendien kost het systeem erg weinig. Wij hebben 100 fulltime werknemers, per werknemer kom je per maand op minder dan zes euro uit.”

     

Net als de eerdere cases in dit artikel gebruikt Nedag de software niet om logistieke processen actief te ondersteunen. “Het accent ligt op de administratie, dat klopt. Wel houden we voorraden bij in AFAS, en er is een urenadministratie voor het werk in de pre-press afdeling. Voor de logistiek rond het Nederlands Dagblad gebruiken we echter een ander pakket, het Uitgevers Informatie Systeem. Dat kost ons overigens heel wat meer dan AFAS, namelijk een kleine 25.000 euro per jaar.”

        

Net zoals Nedag bleek ook ESRI Nederland het beste af met een klein ‘administratief’ ERP-pakket. “Daarom gebruiken ook wij AFAS”, vertelt algemeen directeur Mark Herbold. “Wij leveren software, die geografische informatie combineert met andere gegevens. Rijkswaterstaat gebruikt die software voor het beheren van de infrastructuur.”

      

De software-producten worden gemaakt in de VS. “Daar heeft ons moederbedrijf 2.500 werknemers en daar gebruiken ze SAP. Vanuit onze Nederlandse vestiging verzorgen wij alleen verkoop, ondersteuning en opleidingen. Voorraden hebben wij bijna niet, alleen doosjes met CD-ROM’s. Aan een material requirements planning hebben wij daarom geen behoefte. Wel zochten we een integraal administratief systeem, dat de grenzen tussen onze afdelingen zou opheffen.”

     

AFAS Profit bleek aan die eis te voldoen. “Als een klant een softwareproduct heeft gekocht, maar nog geen bijbehorende opleiding heeft gevolgd, dan zien we dat nu direct. Die opleiding kunnen wij dan gericht aanbieden.”

Dankzij deze gerichte marketing werd de investering in AFAS, zo’n 100.000 euro, al in een jaar terugverdiend. Sindsdien betaalt ESRI elf euro per maand per gebruiker, voor 150 licenties.

       

De invoering van een integrale oplossing gaat altijd enigszins ten koste van de flexibiliteit, stelt Herbold. “Je kunt in je eentje gemakkelijker adressen beheren in Excel, maar die kun je dan niet met anderen delen. Het verbaast me dan ook niet dat ik uit onze organisatie hoor dat het oude verkokerde CRM-systeem net iets gebruiksvriendelijker was. De voordelen van een afdelingsoverschrijdend systeem zijn echter veel groter. Overigens heb ik het gevoel dat dit niet zo zou zijn, als we bijvoorbeeld hadden gekozen voor SAP. De implementatie daarvan is namelijk vele malen complexer, en hetzelfde geldt als je iets wilt aanpassen.”

      

BRS Groep

Ook productiebedrijven kunnen soms prima uit de voeten met een relatief eenvoudig ERP-systeem, dit bleek al uit de Elinko-case. Hetzelfde geldt voor de BRS-groep, een bedrijf dat net zoals Elinko projectmatig werkt.

       

Financieel manager Cees van der Veen: “Wij ontwerpen, produceren en monteren klantspecifieke staal- en glasconstructies. Die worden bijvoorbeeld toegepast in gevels, daken, en in automatisch bediende beveiligingshekken. Omdat wij projectmatig werken is het belangrijk dat we een goede voor- en nacalculatie kunnen maken. Bij ons is dat een continu proces, want sommige projecten duren meerdere jaren. Aan de belastingdienst moet je dan kunnen opgeven wat de winst–- bijdrage is voor een bepaald boekjaar.”

         

Toen het oude systeem moest worden vervangen passeerden heel wat mogelijke oplossingen revue, waaronder Exact, Baan, ISAH en Prodin. Alleen AccountView, aangevuld met maatwerk door Ridit, bleek aan de wensen van BRS te voldoen. “De database van AccountView, FoxPro, is weliswaar oud maar wel enorm stabiel. Voor ons is dat erg aantrekkelijk, want voor de financiële rapportages hebben we veel koppelingen met Excel.”

    

Duur was het nieuwe systeem niet. “Voor 20 gebruikerlicenties en de consultancy hebben we in het begin ongeveer 75.000 euro betaald. Sindsdien betalen we ruim 20 euro per gebruiker per maand.”

     

Twee jaar na de vlot verlopen live-gang is Van Veen nog steeds enthousiast. “Misschien komt dat wel omdat er bij een klein systeem ook een kleinere afstand is tussen hetgeen je verwacht en hetgeen je krijgt. En wellicht speelt het ook rol een dat ik controller ben, AccountView is voor financials ontworpen.”

       

De BRS Groep denkt dat hun systeem de geplande omzetverdubbeling in de komende vier jaar gemakkelijk aankan.

        

Vapro-OVP

Er zijn echter ook bedrijven die tegen de grenzen van hun kleine ERP-oplossing aanlopen. Dit blijkt uit het verhaal van Bart Verlaan, coördinator automatisering bij Vapro-OVP. “Wij doen alles rond opleidingen voor de procesindustrie. We maken bijvoorbeeld lesmaterialen en we hebben een eigen uitgeverij. We zijn ook actief buiten Nederland, tot in China toe.”

Orders voor lesmateriaal komen binnen via de fax of via de webwinkel, die is gebouwd door Quadrant. Voor de financiële administratie wordt al vijftien jaar software van King gebruikt.

       

Dit naar alle tevredenheid, maar toch is er een keerzijde. “King is een erg gesloten systeem. De status van orders kan daardoor niet van buitenaf worden veranderd. Bij ons is dat wel nodig. Onze distributie wordt namelijk verzorgd door Krijgsman Public Warehousing, en we willen dat zij ons elektronisch op de hoogte houden van de voortgang. Voor het proces van bestelling tot het afleveren gebruiken we daarom een ander systeem, Logic Works.”

        

Pas na aflevering komt King in actie. “Op dat moment worden de orders via XML geëxporteerd naar King. Je moet de orderstatus daarna nog handmatig op gereed zetten, hetgeen feitelijk natuurlijk een overbodige actie is. De facturering verloopt daarna weer volautomatisch.”

         

De hierboven beschreven drietrapsraket ‘webwinkel–LogicWorks–King’ dateert van 2004. “We wisten van tevoren over de onvolkomenheid daarvan, maar we wilden King toen nog niet vervangen. Quadrant ondersteunt dat systeem namelijk goed.”

     

Knellen

Toch begint de huidige oplossing geleidelijk te knellen. “Wij groeien en we hebben een complexe organisatie, er zijn bijvoorbeeld meerdere rechtspersonen. Die voeren allemaal hun eigen administratie, maar daarnaast willen we ook voor de hele VAPRO-OVP Groep kunnen rapporteren. Dat zou wel kunnen met King, maar dan zijn weer aanpas–-singen nodig. Misschien moeten we uiteindelijk toch overstappen op een omvangrijker ERP-pakket. We hebben dat zelfs al in huis, want we gebruiken voor onze cursusadministratie al Navision.”

       

Kader bij artikel:

KLEIN ERP IS OVERWEGEN WAARD

Of je met een relatief eenvoudige ERP-oplossing toe kunt, wordt niet zozeer bepaald door het aantal werknemers, maar veel meer door de gewenste functionaliteit. Veel kleine ERP-oplossingen waren oorspronkelijk boekhoudsystemen, dus dat onderdeel is vaak in orde. Die boekhoudfunctie is bovendien in de loop der jaren uitgebreid, zodat ook het bijhouden van voorraden en stuklijsten meestal geen onoverkomelijk probleem meer vormt.

Dat lijkt echter wel de grens. De geïnterviewde bedrijven in dit Focus-artikel , BRS Groep, Elinko, ESRI, Nedag, Package Control en Vapro-OVP, blijken hun ERP-pakket namelijk niet te gebruiken om actief zaken te plannen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het uitvoeren van een vraagvoorspelling of een material requirements planning (MRP). Natuurlijk is daarmee niet bewezen dat de ‘kleine’ ERP-oplossingen dit niet kunnen, maar het wordt in de praktijk in elk geval weinig gedaan. Budget ERP is daardoor meestal geen ERP, maar slechts ‘ER’. Een Enterprise Resource systeem dus, zonder (actieve) planningsfunctie.

Heeft een bedrijf echter voldoende aan een uitgebreid boekhoudsysteem, of bestaat er toch geen optimale oplossing omdat het bijvoorbeeld projectmatig werkt, dan is een klein ERP-systeem zeker het overwegen waard.

Door Dr. Ir. Jaap van Ede

 

Reageer op dit artikel