artikel

De implementatie van een ERP-pakket

Supply chain Premium

De implementatie van het pakket moet resulteren in de best mogelijke fit tussen de pakketfunctionaliteit en de gewenste bedrijfsvoering, waarbij de implementatie uitgevoerd kan worden met een zo gering mogelijke verstoring van de dagelijkse operatie. Daarnaast moeten bedrijven streven naar een zo beperkt mogelijke interne en externe inzet, een zo kort mogelijke termijn, tegen minimale kosten.

Uit te voeren activiteiten bij de implementatie

  • opstellen projectplan (doelstelling, inzet mensen en middelen, tijdsplanning)
  • gezien het grote aantal activiteiten en te nemen beslissingen moet dit plan een goed doortimmerd projectplan zijn
  • analyse van het bedrijf en de gewenste werkwijze
  • opleiden sleutelpersonen
  • oplossingen genereren voor knelpunten (workaround, procedureel, maatwerk)
  • globale inrichting en testen met de nieuwe werkwijze in het pakket (Conference Room Pilot)
  • definitieve inrichting pakket, procedures schrijven en testen
  • systeemtechnische inrichting en conversie
  • trainen eindgebruikers
  • operationeel in gebruik nemen

 

Taken van externe partijen tijdens de implementatie

De implementatie moet geleid worden door het bedrijf zelf. De leverancier biedt functionele en technische kennis aan en kan verder methoden, checklists, voorbeelden en tools voor bijvoorbeeld het modelleeren van bedrijfsprocessen en de conversie van gegevens aanreiken. Vaak leveren zij ook capaciteit om klantspecifieke aanpassingen, oftewel maatwerk, uit te voeren.

De externe consultant kant drie rollen uitvoeren. Als extern projectleider, veelal met zitting in de stuurgroep, staat de ervaring in projectmanagement voorop en is de pakketkennis secundair. In de rol van consultant draagt hij zorg voor begeleiding van werkgroepen, opleiding en het bedenken van een match tussen proces en pakket. De pakketkennis is hierbij wezenlijk. Tot slot is bij grote projecten vaak ook iemand van de directie van het adviesbureau via de stuurgroep betrokken.

 

Uit te trekken tijd voor de implementatie

Bedrijven streven uiteraard naar een zo kort mogelijke implementatietijd. Deze tijd verschilt per bedrijf en wordt beïnvloed door een aantal factoren, zoals de mate waarin de organisatie en de werkwijze moeten worden aangepast, de hoeveelheid keuzes en de snelheid waarmee deze worden gemaakt. Ook is de implementatieduur afhankelijk van het aantal processen dat het pakket moet ondersteunen. Hoe minder te ondersteunen processen, hoe sneller de implementatie gaat. Verder is van invloed hoeveel personen in het project deelnemen, de hoeveelheid maatwerk en de complexiteit van het pakket.

 

De implementatietijd in de praktijk

Implementatietijden lopen uiteen van enkele dagen tot meer dan een jaar. Bedrijven met meerdere vestigingen in misschien wel verschillende landen doen automatisch langer over de implementatie. Ook stellen sommige bedrijven hun livegang een aantal keren uit omdat ze nog niet voldoende draagvlak hebben gecreëerd of omdat ze allerlei onvoorziene zaken zijn tegengekomen.

Er bestaan voorbeelden van bedrijven die hun ERP-implementatie in slechts drie dagen doen. Dit is mogelijk als het een geheel nieuw bedrijf betreft, met als groot voordeel startende bedrijven geen historie meenemen. Er valt niets te converteren en er zijn geen vervuilde bestanden.

 

Reageer op dit artikel