blog

Tenderen: tien tips voor een succesvol team

Logistieke dienstverlening

Tenderen: tien tips voor een succesvol team

Waarom zijn sommige tender response teams succesvoller dan andere? Wat doen deze teams om een hogere succesfactor te hebben dan anderen? Marc Jägers heeft tien kenmerken van succesvolle teams op een rijtje gezet.

Een uitnodiging voor een transport Request For Proposal (RFP) kan flinke druk op een salesteam geven. Er is grote druk om een competatief voorstel te leveren in een korte tijd. Veel tender response teams maken overuren om hun voorstel op tijd de deur uit te krijgen. Al het harde werk geeft echter geen garantie op het winnen van de tender. Terwijl dit juist het doel is het binnenhalen van (nieuwe) klanten. Dus, waarom zijn sommige teams hier beter in dan andere?

1. Voorbereiding & planning

Een goed voorbereid team snapt dat de klok begint te tikken op het moment dat een RFP op hun bureau terecht komt. Voor hen beginnen de voorbereidingen echter niet op dat moment, maar deze zijn reeds lang daarvoor begonnen. Een tender team wordt niet pas gevormd op het moment van ontvangst van een RFP, maar het is er al. De rollen en ver-antwoordelijkheden van de leden zijn duidelijk. Het team bestaat uit vakexperts en bevat op z’n minst één goede schrijver die ervaring heeft in het samenstellen van een professioneel voorstel document.

Naast de aanwezigheid van de juiste mensen moeten ook de technische middelen beschikbaar zijn. Toegang tot relevante data, modellerings- en pricingsoftware. Maar ook iets simpels als een recente versie van MS-Office (het is opvallend hoe vaak mensen niet in staat zijn om een document te openen vanwege oude software).

2. Begrijp waar je op biedt

Professionele tender response teams schieten niet op alles dat op hun pad komt. Deze teams werken voor elke RFP een checklist af om te zien of deze voldoet aan hun minimale eisen. Als het aan de voorwaarden voldoet komt het team in actie om een detailstudie van de RFP te doen. Anders gaat er een uitleg naar de klant waarom men niet op de RFP gaat bieden.

Het stellen van goede vragen en het in detail begrijpen van de wensen van de RFP aanbieder is essentieel. Maak geen aanbod voor iets wat je niet volledig snapt, het voorkomt nare verrassingen voor beide partijen.

Een succesvol team laat duidelijk zien in het voorstel dat het begrepen heeft waarop ze bieden. Ze tonen aan waar de aangeboden vracht past binnen het huidige business model en welke maximale waarde kan worden toegevoegd. Prijs is belangrijk maar niet de enige drijvende factor.

3. Begrijp waarom je bent uitgenodigd

Succesvolle tender response teams snappen waarom ze zijn uitgenodigd voor een RFP. Ze snappen welke waarde ze kunnen toevoegen voor de klant. Ze snappen ook intiutief welke concurrentie er is. Onzekere teams hebben de neiging om de RFP aanbieder te vragen naar de concurrentie en maken dit een beslissingsfactor.

Een professioneel tender team weet uit ervaring wie de competitie is en waar de sterke en zwakke punten zitten. Deze buiten ze uit bij het opstellen van een voorstel aan de klant.

4. Volg de regels en wees compleet

De meeste (niet alle, helaas) RFP documenten geven duidelijke richtlijnen over de verwachtingen. Deze richtlijnen (regels) moeten worden gezien als niet onderhandelbaar. Een deadline is een deadline. Het missen van een deadline en het moeten vragen om uitstel zet een tender response team meteen op achterstand. Het roept vraagtekens op bij de klant, “als ze dit al niet goed plannen, hoe gaan ze dan met mijn zendingen om?”. Daarnaast levert het een vertraging in het tender proces van de klant. Analyses kunnen niet worden gemaakt en het project kan uitlopen.

Niets is echter zo contraproductief als het inleveren van een incompleet voorstel. Het is beter om niets te leveren dan een incompleet voorstel, hier kan een klant namelijk niets mee. Het zal alleen maar leiden tot extra werk en irritatie. Wees compleet en volg de regels, een belangrijke succesfactor.

5. Differentieer en limiteer risico’s

Winnende tender response teams leveren niet slechts een lijst met hun diensten in, maar maken duidelijk wat hun Unique Selling Points zijn. Ze tonen duidelijk waar ze beter en/of anders zijn dan hun concurrenten. Het toont aan dat ze de markt goed volgen en hun positie begrijpen.

Met name een nieuwe potentiele dienstverlener moet ervoor zorgen dat verander risico voor de klant minimaal is. Deze factor kan doorslaggevend zijn. Een klant is huiverig voor risico met betrekking tot continuiteit  en voor veranderingen in (IT) systemen. Beschrijf in detail hoe deze risico’s beperkt worden en gebruik voorbeelden van succesvolle implementaties bij andere klanten als referentie. Zorg voor een “comfort feeling”.

6. “Under promise – over deliver”

Niemand wil een nieuwe zakelijke relatie met een achterstand beginnen. Falen in het leveren van de beloofde diensten kan een ramp opleveren. De grootste vraag die een klant altijd heeft bij het selecteren van een nieuwe dienstverlener is: “Heb ik de goede keus gemaakt”.

Een succesvol tender response team betrekt daarom ook altijd mensen uit hun operations bij de beantwoording. Deze mensen moeten kunnen aangeven wat wel en niet geleverd kan worden. Het is belangrijk om dit aspect ook aan de klant duidelijk te maken. Wat we beloven kunnen we ook waarmaken, operations staat volledig achter ons voorstel.

7. Onderstreep voordelen

Een succesvol tender response team begrijpt dat de klant met name geinteresseerd is in zijn voordelen. Wat ga je voor de klant doen en hoe ga de beloften waarmaken? Winnende teams onderstrepen dat ze begrijpen dat de klant voordelen zoekt. Ze hameren niet op hun lijst met diensten die ze kunnen aanbieden maar op de voordelen die de klant gaat zien.

8. Toon je succes

Succes verhalen zijn goede verhalen. Iedereen wil onderdeel zijn van een “winning team”, daarom vertellen goede tender response teams waarom het voor de klant zo mooi is om bij hun “team” aan te sluiten.

Elke overwinning wordt door een response team gebruikt om succes te demonstreren aan de klant. Het bewijst dat het bedrijf in de loopgraven heeft gestaan en dat het dezelfde successen kan herhalen voor de klant.

Onderbouw successen pro-actief met referenties

9. Zorg dat documenten er professioneel uitzien

Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken. Hoe een tender response team een voorstel presenteert beinvloedt direct hoe een klant een bedrijf ziet. Als het voorstel professioneel is dan lijkt het bedrijf ook professioneel.

Veel mensen zijn visueel ingesteld en reageren beter op beelden dan op tekst. Het duidelijk maken van een punt in een simpele grafiek of een plaatje kan een grote meerwaarde hebben. Winnende tender response teams maken veel gebruik van grafische mogelijkheden, zoals flowcharts en infographics.

Een goede layout van het document is essentieel. Zorg minimaal voor een management samenvatting, contact gegevens en een inhoudsopgave. Lever documenten bij voorkeur aan in PDF formaat, dit zorgt voor een vaste layout die niet kan verschuiven (wat bij Word nog wel eens wil gebeuren als verschillende versies worden gebruikt). Maak een document waar het team trots op is en dat het harde werk onderstreept.

10. Evaluatie proces

Voor een professioneel tender response team eindigt het process niet bij het inleveren van het voorstel bij de klant. Het proces moet worden afgerond met een evalutie proces. Elk tender voorstel moet in detail worden bekeken. Het is daarbij noodzakelijk om zoveel mogelijk feedback van de klant te krijgen. Wat was goed en wat was niet goed?

De evaluatie zorgt voor een continue verbetering van het response proces. Het team moet lering trekken uit het proces en het steeds beter afstellen. Lessen worden toegepast op de volgende RFP’s. Het team wordt met elke evaluatie naar een hoger niveau gebracht. Op deze manier maakt een tender reponse team een succes formule die ze keer op keer kunnen herhalen.

Het is te hopen dat de meeste mensen die dit lezen denken “dat doen we allemaal al”. Als dat het geval is, fantastisch, dan is er een team dat op de goede weg is. Een hoogwaardig voorstel kan een bedrijf een extra impuls geven om klanten te winnen. Een slechte tender response garandeert dat de succesfactor laag blijft.

Lees ook van Marc Jägers: Transport e-sourcing: vijf belangrijke feiten

Reageer op dit artikel