blog

Zeven incassotips voor aanpakken wanbetalers

Logistieke dienstverlening

De transportsector heeft veel last van wanbetalers. Vooral vanwege de crisis worden facturen steeds vaker te laat of in het geheel niet betaald. Gelukkig kunt u zelf het nodige doen om uw facturen voldaan te krijgen. Volg de onderstaande zeven incassotips van Lucien Ridderbroek om wanbetalers aan te pakken.

Zeven incassotips voor aanpakken wanbetalers

Incassotip 1: factureer snel

Het aanpakken van wanbetalers begint al bij het factureren. Indien u pas na lange tijd factureert, kan de indruk worden gewekt dat de betaling geen hoge prioriteit heeft. Uiteraard is dit een verkeerd signaal voor uw debiteur. Uw debiteur zal uw factuur namelijk zelf mogelijk ook minder prioriteit geven; factureer daarom snel. Het verdient aanbeveling om daags na levering van uw dienst te factureren. Hiervan gaat een signaal uit dat u waarde hecht aan tijdige betaling van uw facturen.

Incassotip 2: factureer regelmatig

Factureer ook regelmatig. Het is niet verstandig om maandenlang diensten te blijven verrichten in afwachting van betaling. Zeker niet indien er ineens en achteraf zou worden betaald en deze betaling uitblijft. Factureer daarom ook tussentijds voor uitgevoerde leveringen. Bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit laatste stelt u ook in staat over te gaan tot opschorting van uw diensten indien betaling van uw deelfacturen achterwege blijft.

Incassotip 3: hanteer korte betalingstermijnen

Hanteer korte betalingstermijnen. Dit geldt zowel voor uw facturen als voor uw betalingsherinneringen en aanmaningen. U verstrekt enkel onnodig risicodragend leverancierskrediet door lange betalingstermijnen te hanteren. Ook gaat dit ten koste van uw liquiditeit. Verder loopt u hiermee het risico dat uw factuur uiteindelijk mogelijk niet wordt betaald. Zeker niet in geval van een faillissement van uw debiteur.

Net als bij het factureren nodigt ook hier een korte betalingstermijn uit tot snellere betaling. Uw debiteur kan een ruime betalingstermijn namelijk als vrijbrief opvatten om facturen voortaan later te mogen betalen. Dit doet zich bijvoorbeeld voor indien u een betalingstermijn voor uw facturen zou hanteren van 30 dagen en termijn van 14 dagen zou hanteren voor uw betalingsherinneringen of  aanmaningen. Uw debiteur heeft dan waarschijnlijk snel door dat hij minimaal 44 dagen de tijd heeft om te betalen. Gevolg: u hebt uw geld pas veel later!

Incassotip 4: verstuur na 2 dagen een betalingsherinnering

Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te versturen 2 dagen nadat de vervaldatum van de factuur is verstreken. Op deze wijze wordt de debiteur snel op de ontstane betalingsachterstand geattendeerd. Ook hiermee geeft u een signaal af dat u hecht aan tijdige betaling van uw facturen.

Eerder of veel later verzenden van de betalingsherinnering is niet verstandig. Verzendt u de betalingsherinnering later, dan komt van de genoemde signaalfunctie weinig terecht. Indien u de herinnering eerder verzendt, zal de betalingsherinnering de betaling van de factuur vaak kruisen. Voorkom dus onnodig werk voor u zelf en onnodige irritatie voor uw debiteur.

De betalingstermijn in de betalingsherinnering kan afhankelijk zijn van allerlei factoren, maar over het algemeen verdient een korte betalingstermijn de voorkeur. Als vuistregel kunnen de onderstaande betalingstermijnen worden gebruikt, welke zijn afgestemd op de betalingstermijn van de factuur.

Betalingstermijn factuur

Betalingstermijn betalingsherinnering

0-14 dagen

5 dagen

15-30 dagen

7 dagen

31+ dagen

10 dagen

Incassotip 5: bel uw debiteur op

De wanbetaling van uw debiteur kan allerlei oorzaken hebben. Door uw debiteur te bellen komt u vaak meer over deze oorzaken te weten. Doe uw voordeel met deze kennis. Bijvoorbeeld door duidelijke afspraken omtrent betaling in termijnen te maken. Hierbij is het van belang om de gemaakte afspraken schriftelijk te bevestigen. Bijkomend voordeel hiervan is dat een debiteur die eenmaal betaling heeft toegezegd, daarop nadien minder makkelijk kan terugkomen. Bijvoorbeeld indien de debiteur uw vordering alsnog op inhoudelijke gronden wil betwisten.

Bij het treffen van een betalingsregeling is het altijd zaak om concrete afspraken te maken over betaaldata en bedragen. Belangrijk is dat de eerste termijn op korte termijn wordt voldaan. Zo weet u immers snel of de debiteur de betalingsregeling wil en kan nakomen. Verder is het verstandig af te spreken dat de betalingsregeling vervalt indien een termijnbetaling niet tijdig wordt voldaan. Op deze wijze blijft uw vordering volledig opeisbaar en kunt u nakoming blijven vorderen van de gehele vordering in plaats van enkel van de vervallen termijnen.

Incassotip 6: verstuur na 2 dagen een aanmaning

Een aanmaning dient ertoe uw debiteur een allerlaatste mogelijkheid te gunnen om uw factuur alsnog te voldoen. Het is verstandig één enkele aanmaning te versturen zodat het duidelijk is voor uw debiteur dat dit echt de laatste mogelijkheid is om uw vordering te voldoen voordat de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven. Om deze reden dienen aanmaningen niet te worden genummerd. Iedere debiteur begrijpt immers dat na de eerste aanmaning nog een tweede aanmaning volgt. Gevolg: verdere vertraging in de betaling!

Het verdient aanbeveling om in de aanmaning een kortere betalingstermijn op te nemen dan in de betalingsherinnering. Dit om de debiteur voldoende druk te laten ervaren. Als vuistregel kunnen de onderstaande betalingstermijnen worden gebruikt, welke zijn afgestemd op de betalingstermijn van de factuur.

Betalingstermijn factuur

Betalingstermijn aanmaning

0-14 dagen

3 dagen

15-30 dagen

5 dagen

31+ dagen

7 dagen

Incassotip 7: schakel snel een incassospecialist in bij niet-betaling

Veel facturen zullen alsnog worden voldaan na het doorlopen van de bovenvermelde stappen. Toch zullen er altijd hardnekkige wanbetalers blijven. Schakel voor die gevallen een incassospecialist in. Een incassospecialist is namelijk gespecialiseerd in het aanpakken van wanbetalers en kan effectiever incasseren.

Wacht niet te lang met het inschakelen van een incassospecialist, want het verhaalsrisico wordt groter naarmate meer tijd verstrijkt. Net als bij het factureren en aanmanen geldt ook hier dat uw vordering door snel te incasseren in veel gevallen sneller zal zijn betaald.

Bovenstaand expertartikel vormt een bewerking van de ‘handleiding voorbeeldbrieven betalingsherinnering en aanmaning’. Deze kan gratis worden gedownload van de website van e-Legal incasso advocaten, inclusief voorbeeldbrieven van aanmaningen.

Lees ook:

Wanbetalers duperen transportsector flink

Logistieke sector kan betalingsproblematiek zelf kop indrukken

Reageer op dit artikel