blog

Global Trade Management: voorkom miljoenen aan boetes

Logistieke dienstverlening

Aandacht voor internationale sanctieregels en handelswetgeving is belangrijker dan ooit. Het voldoen aan die regelgeving wordt echter steeds complexer doordat wereldwijde supply chains niet erg transparant zijn. Zo weet een producent vaak niet precies waar grondstoffen of halffabricaten vandaan komen. Menig exporteur kan niet exact aangeven wie zijn eindklant is. Martijn van Gils over het nut van Global Trade Management.

Global Trade Management: voorkom miljoenen aan boetes
Global Trade Management GTM Logistiek

Onwetendheid is geen excuus voor overtredingen. Daar kunnen veel grote bedrijven over meepraten. DHL kreeg in 2009 een boete van 9,4 miljoen dollar van het Amerikaanse ministerie van Handel voor het afleveren van goederen in Soedan, Iran en Syrië. Ook andere logistieke dienstverleners kregen in de afgelopen jaren boetes voor vergelijkbare overtredingen.

    

Bananenproducent Chiquita betaalde een boete van 25 miljoen dollar voor levering aan een terroristische organisatie. Een recenter voorbeeld is de ING Bank, die ervan verdacht wordt sanctieregimes van Syrië, Iran en Cuba te hebben geschonden. Naast de directe financiële schade van de boete, leiden deze procedures ook tot allerlei juridische kosten en is het gevaar van serieuze reputatieschade levensgroot. Bovendien kan het leiden tot het verliezen van exportpriveleges naar de Verenigde Staten.

 

Risico’s voorkomen 

Om boetes als gevolg van het schenden van regelgeving te voorkomen, is inzicht nodig in nationale en internationale wet- en regelgeving. Zo beheert de Verenigde Naties een lijst van landen waarmee handel is verboden in verband met sancties. Verder bestaan er wereldwijd ruim 200 zwarte lijsten met firmanamen en personen met wie geen handel gedreven mag worden. Internationaal opererende bedrijven hebben te maken met oneindig veel regels en voorschiften die de dagelijkse werkzaamheden complex maken. Hoewel exacte cijfers ontbreken, is het duidelijk dat bedrijven vooral de laatste twee jaar over het algemeen meer aandacht besteden aan interne controle. Dat heeft niet alleen te maken met het risico van een flinke boete of imagoschade, maar ook met toenemende druk vanuit overheden.

  

Bedrijven die alleen af en toe producten exporteren, kunnen de screening van hun internationale klanten nog wel handmatig uitvoeren of eventueel een derde partij inschakelen. Dat is bij grotere aantallen moeilijker. Dit geldt met name voor producten die verschillende gebruikstoepassingen hebben, zoals computerchips die zowel voor consumentenproducten als voor militaire systemen te gebruiken zijn. Vaak laten bedrijven screening achterwege, laten ze het over aan hun logistieke dienstverlener of doen ze het zelf, wat veel tijd en inspanning kost.

   

Global Trade Management (GTM)   

Er bestaan verschillende softwaresystemen voor het screenen van andere partijen, waarbij de gegevens vergeleken worden met data op een officiële zwarte lijst. Deze systemen zijn vooral in trek bij bedrijven in de technologiesector. Zij beschikken met een zogenaamde Global Trade Management-oplossing (GTM) over een systeem dat iedere order en levering controleert op een eventuele overtreding van een sanctielijst of regel. Een rapportagesysteem vereenvoudigt het beheer van alle exportactiviteiten en stelt een organisatie in staat om snel te reageren op een melding. Een GTM-systeem is in bestaande ERP-omgevingen te integreren en meestal modulair opgebouwd.

     

Een GTM-oplossing volgt de werkstromen binnen een organisatie en is in staat om orderdocumenten en vrachtbrieven automatisch te controleren. Zodra het systeem een verdachte ontvanger, plaats van herkomst of bestemming detecteert, vindt alarmering plaats. Een compliance-expert zal vervolgens een beslissing nemen of de levering door kan gaan.

 

Restricted Party Screening (RPS)

Een belangrijk onderdeel van GTM is Restricted Party Screening (RPS). Dit is het proces waarbij een bedrijf continu vaststelt dat het geen zaken doet met landen of organisaties die op een verboden lijst staan. RPS is de basis voor veel compliance programma’s.

  

Voorwaarden voor effectieve screening zijn:

  • accurate en up-to-date content. Daarbij is het de vraag welke partij lijsten beheert en hoe dat gebeurt.
  • geavanceerde screeningmethoden die namen en adressen kunnen vergelijken, foute invoer ontdekken en ook screenen op delen van namen.
  • realtime screenen – zwarte lijsten bevatten veel informatie en veranderen met het uur. Alleen realtime screening is daardoor echt betrouwbaar.
  • effectieve workflows – wanneer de oplossing een match heeft gevonden, moeten acties plaatsvinden om compliancy te waarborgen.

Met name het handelsvolume van grote partijen en het grote aantal wijzigingen in zwarte lijsten maakt het handmatig screenen van handelspartijen zeer lastig. Een geautomatiseerde oplossing biedt hier uitkomst. Bij de inzet daarvan zijn zes best practices te onderscheiden:

 

1. vergroot de scope van screening door verschillende lijsten te gebruiken

2. zorg voor een volledig geautomatiseerd screeningproces

3. ondersteun verschillende integratiemethoden

4. gebruik geavanceerde technologieën voor woordherkenning

5. gebruik een on demand-oplossing

6. gebruik workflows en escalaties bij het ontdekken van een verboden transactie.

  

Scope

Tal van landen stellen een eigen lijst van landen of organisaties samen waarmee handel verboden is. In totaal gaat het om ruim 200 zwarte lijsten die een organisatie in principe moet raadplegen bij internationale handel. Door alle wijzigingen is het nagenoeg ondoenlijk om dat in eigen beheer uit te voeren. Tegelijkertijd is het zaak om zoveel mogelijk verschillende lijsten te kunnen raadplegen, zodat de compliancy op een hoog niveau blijft. Daarom is het inschakelen van een gespecialiseerde partij die alle lijsten op abonneebasis onderhoudt en aanbiedt een betere keus.

 

Automatisering

Om effectief te screenen, is vergaande automatisering een voorwaarde. Bij zeer lage volumes is het handmatig verwerken van opdrachten nog een mogelijkheid, maar de meeste organisaties kunnen niet zonder een oplossing die in korte tijd batchgewijs een groot aantal partijen kan screenen. Screenen gebeurt in de regel op drie verschillende momenten: wanneer een nieuwe handelspartner in de eigen administratie wordt opgenomen, wanneer de gegevens van de partner door hem zelf veranderd zijn of wanneer de gegevens door een overheid of toezichthouder veranderd zijn. Op die momenten moet een automatische screening mogelijk zijn zonder tussenkomt van de gebruiker.

 

Data-uitwisseling

Een effectieve RPS-oplossing is in staat om gegevens uit te wisselen met andere bedrijfssoftware. Veel moderne systemen zijn bijvoorbeeld in staat om via XML data uit te wisselen met een ERP-systeem. Dat voorkomt dubbele invoer en vermindert de foutgevoeligheid. In dit verband heeft een RPS-systeem dat tweezijdig integreert de voorkeur. Daarbij voedt het ERP-systeem de screeningoplossing en geeft deze data terug aan bijvoorbeeld het ordersysteem om een order zo nodig on hold te zetten.

 

Woordherkenning

Betrouwbare screening begint met betrouwbare en geavanceerde woordherkenning. Moderne oplossingen zijn in staat om spellingverschillen te herkennen zonder dat ze meteen grote hoeveelheden false positives opleveren. Deze leiden alsnog tot veel handmatig werk. De praktijk wijst uit dat een geavanceerde oplossing ongeveer een procent false positives oplevert. Bij rudimentaire screeningoplossingen kan dat variëren van vijf tot 25 procent.

 

On-demand

Een keus voor een on-demand oplossing voor het screenen van handelspartners biedt verschillende voordelen: geen beheer, geen investeringen in hardware en altijd toegang tot de meest actuele lijsten.

  

Workflows en escalaties

Bij een eventuele match is het belangrijk dat het systeem zelf een werkstroom start en ervoor zorgt dat alle stappen op de juiste manier verlopen. Zo moet de oplossing een melding doen aan de compliancy-medewerker(s). Daarnaast is inzicht nodig in alle taken en moet een systeem in staat zijn om deze op basis van policies te verdelen, waarbij ook oog is voor eventuele noodzakelijke escalatie naar een hoger niveau binnen de organisatie.

 

GTM-systemen en RPS-oplossingen zijn niet alleen interessant voor technologiebedrijven. Ook handelsondernemingen en vervoerders lopen de nodige risico’s bij hun internationale activiteiten. Nu deze producten steeds vaker ‘on-demand’ beschikbaar zijn, liggen hier extra kansen voor vervoerders die een dergelijke dienst aan hun klanten kunnen aanbieden onder eigen vlag. Daar profiteren zowel klant als vervoerder van. Klanten hoeven niet zelf te investeren in deze technologie en vervoerders bieden toegevoegde waarde waarmee ze zichzelf onderscheiden.

Reageer op dit artikel