blog

Logistiek dienstverleners: volg de roadmap voor u gaat sturen

Logistieke dienstverlening

Logistiek dienstverleners: volg de roadmap voor u gaat sturen
dashboards logistiek

De sector kampt met chronisch slechte rendementscijfers. Ook tijdens hoogconjunctuur slaagt de gemiddelde logistieke dienstverlener er niet in om redelijke marges te halen. Mede debet hieraan is het gebrek aan strategische focus en het ontbreken van inzicht in de prestatie ten opzichte van de gekozen strategie. Een stappenplan…

Auteurs: Peter Ballemans, Arie van Swam, Sjef de Jong, Vincent Faassen en Albert Mandemakers

 

In het kader van het stimuleren van een professionele bedrijfsvoering bij logistieke dienstverleners is het gewenst om een heldere focus te hebben op de richting waarin het bedrijf zich wil ontwikkelen en een duidelijk inzicht te hebben in de eigen bedrijfsprocessen en prestaties. Door te werken met gerichte managementinformatie middels KPI-rapportages kunnen logistieke dienstverleners in het MKB hun bedrijfsvoering op een hoger plan tillen. In het stappenplan wordt aan gegeven hoe men tot een geslaagde dashboard implementatie kan komen.

 

In dit artikel wordt ingegaan op het project Proces Dashboards. Hierbij zijn negen pilots uitgevoerd bij logistieke dienstverleners (met een omvang variërend van circa 50 wagens tot circa 250 wagens) om prestatie indicatoren (KPI’s) te implementeren.

De project aanpak wordt geschetst en bij elke stap worden de belangrijkste ervaringen weergegeven.

 

Stappenplan

‘Meten is Weten’ is een veel gebruikte kreet. Maar het meten op zich heeft natuurlijk geen enkele waarde, als niet wordt stil gestaan bij de vraag wat en hoe men nu precies wil gaan meten om hieruit vervolgens acties te initiëren. Hiervoor is een stappenplan opgesteld dat er uiteindelijk voor zorg draagt dat de belangrijkste prestatie indicatoren in kaart worden gebracht en gemeten. Dit stappenplan is een generiek proces; de uitkomsten hiervan zijn uiteraard per onderneming verschillend.

 

De aanpak bestaat uit negen stappen. Deze zijn hieronder gevisualiseerd. Tevens zijn de adviezen uit de evaluaties van het Project Proces Dashboard per processtap opgenomen.

 

(Klik op de afbeelding voor groter beeld)

1. Project sheet

In de projectsheet wordt de planning van het project opgezet. Verder wordt het projectteam geformeerd en het communicatieplan opgesteld.

Bij de negen pilotbedrijven is gebleken dat de project sheet helpt bij het richting geven van het project, het verkrijgen van draagvlak en het duidelijk afbakenen van het project.

 

2. Blauwdruk

In een blauwdruk worden de primaire bedrijfsprocessen beschreven Door deze te beschrijven wordt meer inzicht verkregen in het proces. Door het proces te beschrijven ziet men knelpunten in het proces (bijvoorbeeld geen eenduidige werkwijze, communicatie lijnen die niet logisch lopen etc). Deze knelpunten zijn essentieel om van tevoren te elimineren, omdat anders het meten van de prestaties geen zin heeft.

 

De blauwdruk bestaat uit de procesbeschrijving(en), een overzicht van de gebruikte informatiesystemen en hun onderlinge relaties, een beschrijving van de data structuur en een beschrijving van de financiële structuur.

In de blauwdruk-fase is door deze beschrijvingen bij enkele bedrijven gebleken dat zij nog niet klaar waren voor een KPI systeem. Bij deze bedrijven was bijvoorbeeld de databeschikbaarheid  niet op orde of waren processen niet klaar voor prestatiemeting. Hier is eerst aan gewerkt alvorens door te gaan met het stappenplan. Door het snel signaleren van problemen op deze gebieden is de totale implementatie verkort.

 

3. Strategisch venster

In het strategisch venster wordt de richting van het proces dashboard bepaald. Input voor het strategisch venster zijn onder andere het strategisch plan, interview sessie met beleidsbepalers en de blauwdruk.

In het strategisch plan wordt de missie (komende 5 tot 10 jaar) en visie (komende 3 tot 5 jaar) van het bedrijf vastgelegd. Vervolgens is het van groot belang deze te vertalen naar strategisch doelstellingen. Zij geven een concreet antwoord op de ‘Wat’-vraag: Wat willen we bereiken? Waar willen we uitkomen in de komende 2 tot 4 jaar?

 

Daarna wordt het antwoord gezocht op de ‘Hoe’-vraag: Als we weten waar we naar toe willen, hoe komen we daar dan, langs welke weg, op welke wijze?

Uit het strategisch venster volgt de richting waarop het proces dashboard moet sturen en waarop de focus komt te liggen.

In deze fase is bij de negen bedrijven het venster gemaakt waar de KPI’s aan zijn opgehangen. Het bleek dat hoe explicieter de strategie was benoemd in deze fase, hoe sneller de implementatie van KPI’s gedaan kon worden in het verdere verloop van het project.

 

4. Longlist

Nadat het strategisch venster is bepaald, kan de longlist worden opgesteld. Vanuit de gestelde doelen kan bekeken worden hoe deze gemeten kunnen worden. Elke manier om een doel te meten wordt in de longlist opgesomd (prestatie indicator PI per doel).

In een brainstorm sessie met de opdrachtgevers en project stakeholders worden manieren om de voortgang naar het gestelde doel te meten gedefinieerd. Door dit in een brainstorm sessie te doen, word je niet tegengehouden door praktische uitvoerbaarheid. In de longlist kunnen dus ook PI’s terugkomen die wellicht (nog) niet gemeten kunnen worden.

 

5. Shortlist

Na (enkele) sessies kan vanuit de longlist naar een shortlist toegewerkt worden. Dit doet men door elke PI te beoordelen op effectiviteit (dekt de vlag de lading), validiteit (is de gevonden data valide) en praktische haalbaarheid (is de data snel, eenvoudig op te leveren).

 

Bij deze fase bleek de koppeling met het strategisch venster belangrijk. Wanneer dit niet goed gedaan wordt, verzandt de brainstorm sessie in allerlei wellicht interessante prestatie indicatoren, echter zijn deze niet te koppelen aan strategie en dus niet van kritisch belang.

Vervolgens worden de belangrijkste prestatie indicatoren uit de shortlist gerangschikt.

 

6. Implementatie

De implementatiefase kan opgedeeld worden in twee fasen: implementatievoorstel en de implementatie.

Dit implementatievoorstel zal een functioneel ontwerp en technisch ontwerp bevatten. In het functioneel ontwerp wordt opgenomen wat de rapportage dient te beschrijven. De opbouw en structuur van het dashboard zal in deze fase met de betrokkenen worden afgestemd. In het technisch ontwerp wordt beschreven welke databronnen op welke wijze gebruikt moeten worden. Hierbij moet ook aandacht worden besteed aan het manueel of geautomatiseerd exporteren van gegevens naar de dashboardomgeving.

Wanneer data reeds beschikbaar is, kan de KPI wel daadwerkelijk geïmplementeerd worden. Deze implementatie zal bestaan uit een functioneel ontwerp, technisch ontwerp en testfase. In het functioneel ontwerp wordt beschreven wat de rapportage dient te beschrijven. In het technisch ontwerp wordt een template rapportage gemaakt met de beschikbare databronnen en in de testfase wordt deze getest met live-data.

 

Uit de best practices is  duidelijk geworden, dat geldt "Keep IT Simple". Excel is een  geschikte basistool om een dashboard mee te ontwikkelen. Ervaringen opdoen in het regelmatig opleveren van KPI’s en het juiste gebruik van deze prestatiemetingen is belangrijk.  In een later stadium kan er worden gedacht over verdere automatisering van de invoergegevens en het kiezen van een meer gespecialiseerde tool zoals bijvoorbeeld een Businesss Intelligence oplossing.

 

Hieronder worden een aantal voorbeelden gegeven van opgestelde KPI-rapportages (klik op de afbeelding voor groter beeld):  

7. Controleplan

In het controleplan wordt beschreven op welke wijze de KPI rapportage periodiek opgeleverd kan worden. Tevens wordt de structuur rondom de rapportages vastgelegd, dus bijvoorbeeld mappenstructuur, filenames, distributiewijze etc.

  

Dit is een belangrijke fase voor de negen pilot bedrijven geweest. In deze fase wordt namelijk de KPI verankerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. De projectorganisatie wordt in deze fase afgebroken en dient vervangen te worden door een permanente organisatie. Zaken waar bijvoorbeeld rekening mee moet worden gehouden zijn: wie is eindverantwoordelijk voor het op tijd opleveren van de rapportages, wie maakt de rapportages, wie verzorgt de IT structuur etc.

Daarnaast is van belang dat beschreven wordt op welke wijze de KPI’s gebruikt worden. Dit is met name gedaan door het introduceren van een periodieke overlegstructuur waar de KPI’s als standaard agenda onderdeel worden besproken.

  

8. Training

Om de opgedane kennis over te dragen en de management rapportages te verankeren in de complete organisatie worden een aantal trainingen verzorgd.

Bij de negen pilot projecten is de trainingsfase grotendeels reeds tijdens de looptijd van het project uitgevoerd (training on the job). Met name de ontwikkelaars en key-users zijn reeds tijdens de uitvoerende fase van het project getraind. In de trainingsfase is dan ook met name getraind op het gebruik van KPI’s door management en de veranderingen die dit veroorzaakt in de organisatie.

 

 

Conclusie

Voor het welslagen van het proces dashboards is het belangrijk dat de organisatie haar processen op orde heeft. Er dient voldoende draagvlak door het management gecreëerd te worden met name bij de start en de beheersfase. In de startfase is het opstellen en het uitdragen van een duidelijke en bewust gekozen strategie van groot belang. In de beheersfase is het belangrijk dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het op koers houden van de organisatie.

 

Het ontwikkelen en werken met een dashboard heeft bij alle deelnemende bedrijven geleid tot een cultuurverandering voor de gehele organisatie. Een betere focus met heldere bedrijfsstrategie, betere proceskwaliteit en beter inzicht in de eigen prestaties hebben geleid tot een professionele en succesvollere manier van werken.

 

Kennisplatform Vitale Logistiek

In het project Proces Dashboards zijn negen pilots uitgevoerd bij logistieke dienstverleners (met een omvang variërend van ca. 50 wagens tot ca. 250 wagens) om prestatie indicatoren (KPI’s) te implementeren. Het project werd uitgevoerd onder auspiciën van het kennisplatform Vitale Logistiek (http://www.vitalelogistiek.nl/). In dit kennisplatform worden projecten uitgevoerd waarbij telkens een samenwerking wordt gerealiseerd tussen kennisinstituten, bedrijfsleven en overheden. Doel is kennisontwikkeling en kennisverspreiding.

 

Reageer op dit artikel