artikel

Hoe selecteer ik een logistiek dienstverlener?

Logistieke dienstverlening

Een verlader maakt zelf keuzes voor het uitbesteden van logistiek en heeft daarmee voor een groot deel zelf de tevredenheid over de logistiek dienstverlener in de hand. De basis daarvoor ligt in de selectie van de logistiek partner, de redenen voor uitbesteding als zodanig en de wijze waarop de afspraken zijn vastgelegd. Er zijn echter veel keuzes te maken in een markt die sterk gefragmenteerd is. Hoe selecteer je nu daaruit voor jouw logistieke vraagstuk de beste dienstverlener?

Hoe selecteer ik een logistiek dienstverlener?

Update juni 2019

Recent onderzoek leert dat 42 procent van de logistiek dienstverleners momenteel constateert dat opdrachtgevers overwegen om (een deel) van de uitbestede activiteiten weer in te besteden*). Dit doen ze omdat ze op enigerlei wijze ontevreden zijn over hun logistiek dienstverlener. De redenen daarvoor variëren sterk. Zoals bijvoorbeeld het niet voldoen aan de contractuele KPI’s, onvoldoende kennis van de specifieke markt en industrie, niet flexibel, gebrek aan IT kennis, te weinig aandacht voor nieuwe technologieën, te hoge tarieven en onvoldoende drive om proactief continue te verbeteren op performance en kosten niveaus.

Oorzaak ontevredenheid

De oorzaken van deze ontevredenheid liggen vaak dieper versleuteld en kunnen bijvoorbeeld gezocht worden in de contract afspraken over volumes, order karakteristieken, tarieven, veranderende marktomstandigheden, toenemende klanteisen en ook in de strategische of culturele (mis)match tussen dienstverlener en opdrachtgever. De uitbesteder van logistiek is zelf verantwoordelijk voor de keuzes die worden gemaakt en heeft uiteindelijk  voor een groot deel de tevredenheid over de logistiek dienstverlener zelf in de hand. De basis daarvoor ligt in de selectie van de partner en de redenen voor uitbesteding als zodanig. De keuzemogelijkheden zijn groot en de markt is sterk gefragmenteerd: alleen al in Nederland zijn er honderden logistiek dienstverleners waaruit kan worden gekozen. Maar hoe selecteer je nu de voor jouw bedrijf beste logistiek dienstverlener?

Hoe werkt het selectie proces?

Het proces om een dienstverlener te selecteren is niet waanzinnig complex. De complexiteit zit in de mate van detail van de specificaties die er echt toe doen, het doorgronden van de echte kwaliteiten van een logistiek dienstverlener en het uitvinden of er ook een strategische en culturele match met de te selecteren partner is.

Schematisch overzicht van het dienstverlener selectie proces

 

Opstellen strategisch partner profiel

 Het proces begint aan de voorkant met het opstellen van een strategisch partner profiel. Dit profiel beantwoordt onder meer vragen als:

  • Wat zoekt een bedrijf in een logistiek dienstverlener? Waarom besteden we uit of willen we weg bij de huidige logistiek dienstverlener?
  • Ben je op zoek naar een ‘leverancier’ die uitvoert wat je vraagt, of zoek je een langdurig strategisch partner die met je bedrijf mee kan groeien en je logistieke prestaties naar een hoger niveau kan tillen?
  • Zoek je een partner voor lokale business in een bepaalde geografie of zoek je een partner voor een wereldwijde supply chain oplossing?
  • Wil je alles uitbesteden of wil je juist zelf investeren in strategische elementen zoals het gebouw, IT en/of specifiek material handling equipment?
  • Is de gewenste bedrijfscultuur juist formeel en zakelijk met daarbij veel geformaliseerde documentatie, of meer informeel met een ‘werken, en niet kletsen’ mentaliteit?

Lees ook: Tenderen: 7 tips voor verladers en logistiek dienstverleners

 

In grotere bedrijven is het vaak belangrijk dat tijdens het opstellen van een strategisch profiel de belangrijkste stakeholders worden betrokken, zodat er op een later moment ook voldoende buy-in gaat zijn voor de keuze die er aan het einde worden gemaakt. Vaak slaan bedrijven de stap van strategisch profileren over en starten direct met het opstellen van een Request for Proposal (RFQ). Deze aanvraag wordt dan naar (een groot aantal) partijen in de markt gestuurd, zonder eerst eens duidelijk te expliciteren wat het bedrijf echt zoekt en een match te doen of de RFQ kandidaten voldoen aan het strategisch profiel. In dat geval is de kans groot dat de aanvraag door veel partijen niet beantwoord wordt, of dat het profiel van de kandidaten die wel een prijsvoorstel maken, niet past bij het gewenste partner profiel. Veel energie bij zowel dienstverlener als opdrachtgever gaan daarmee verloren.

Het is daarom aan te raden om te beginnen met een long-list van kandidaten en deze door middel van een deugdelijke screening van de markt of door middel van een Request for Information (RFI) terug te brengen tot een short-list van gekwalificeerde kandidaten.

RFQ document

Het opstellen van een goed RFQ document is geen sinecure. Specifieke details over de markt, gebruikte verkoopkanalen, specifieke product- en order karakteristieken, verwachte volumes met inzicht in seizoen patronen en pieken dienen nauwkeurig te worden geanalyseerd en vervolgens te worden beschreven in het RFQ document. Het RFQ document moet helderheid geven in de scope, zowel functioneel (bijvoorbeeld inbound transport, alle warehouse functies inclusief Value Added Services en outbound transport naar klanten) als ook geografisch (bijvoorbeeld alle EU landen wel in scope, alle export landen niet in scope). Ook de processen, de beoogde IT integratie en eenduidig gedefinieerde service levels dienen te worden beschreven.

Vaak vergeten in een RFQ zijn de juridische elementen die later in het contract dienen te worden opgenomen. Zaken als tarief structuur, aansprakelijkheden, verzekeringen, beëindiging clausules en afstandsverklaringen kunnen best al in het RFQ document worden beschreven, zodat daar in de contract fase geen discussie meer over bestaat. Ook inzicht in de lange termijn bedrijfsstrategie zijn voor een logistiek dienstverlener belangrijke input om een passende aanbieding te kunnen maken.

Tot slot dient er een passage te staan over de te volgen RFQ procedures met een planning in de tijd, de communicatie lijnen, het besluitvormingsproces en de vertrouwelijkheid van de gedeelde informatie.

Response formats

Om er voor te zorgen dat de voorstellen van de logistiek dienstverleners goed vergelijkbaar zijn, is het advies om gebruik te maken eenduidige response formats, voor zowel de kwalitatieve response en uiteraard voor het commerciële (financiële) deel van het voorstel. Response formats zijn voor elk selectie proces specifiek, afhankelijk van de gevraagde diensten en de gewenste tarief structuur. De tarief structuur kan gebaseerd zijn op een Activity Based Cost model, maar kan ook gebaseerd zijn op een ‘open boek’ model, elke met hun eigen voor- en nadelen. In de praktijk zien wij vaak een mix tussen beide modellen.

RFQ proces

De shortlist met gekwalificeerde kandidaten dienen voldoende tijd te krijgen om een goed onderbouwd voorstel voor de opdrachtgever te maken. Als minimum voor een RFQ met warehousing activiteiten en eventueel met transport dient 3 weken aangehouden te worden. Dienstverleners stellen het op prijs als zij een aantal weken vóór het proces geïnformeerd worden dat er een RFQ aan staat te komen. Zo kunnen zij alvast teams mobiliseren en tijd reserveren. Vergeet niet dat ook aan de zijde van de dienstverlener het uitwerken van een RFQ significante tijd en investering vergt.

Bouw in het proces voldoende tijd in voor vragen en antwoorden en zorg dat de antwoorden op relevante vragen bij alle deelname kandidaten terecht komen.

Offerte analyses en kandidaat selectie

Dan volgt de analyse van de aanbiedingen. Als er geen goede response formats zijn opgesteld dreigt al snel een vergelijking tussen ‘appels en peren’. Maar ook als er wél response formats zijn gehanteerd, is het belangrijk om de aannames en voorwaarden van de aanbieder zorgvuldig te bestuderen en te beoordelen of er ergens adders onder het gras zitten.

Dit is ook het moment dat het RFQ proces niet meer alleen een ‘papieren’ proces is. Verdieping door middel van bedrijfsbezoeken, interviews en workshops moet nu bijdragen aan een verdere funneling van de kandidaten. Deze verdiepingsslag geeft verder inzicht in de organizational fit: is dienstverlener bekend met de specifiek business karakteristieken, hebben ze meerdere referentie in hetzelfde industrie segment, is de omvang passend bij ons bedrijf. Ook belangrijk is gevoel te krijgen bij de organisatie en specifieke team van de dienstverlener dat de directe contacten gaat onderhouden en hun kwaliteiten om een feilloze opstart en operatie te garanderen. En ook de overall bedrijfsfilosofie en bedrijfscultuur worden door deze bezoeken, interviews en workshops verder getoetst. Professionaliteit en vertrouwen in de organisatie zijn belangrijke factoren in de beoordeling van de dienstverleners.

Bidronde

Een tweede bidronde is hierna op zijn plaats om (een beperkter aantal) aanbieders op basis van voortschrijdend inzicht hun aanbieding te laten aanscherpen. Analyse van de tweede (of eventueel volgende) bidronde zal dan moeten leiden tot de selectie van de voorkeurs kandidaat.

 

Lees ook: Hoe regel je de eis voor emissievrij transport in tender en contract?

 

Letter of Intent en Contract

Als er dan een kandidaat geselecteerd is zal er een contract overeengekomen moeten worden. Om een snelle opstart van de implementatie te waarborgen wordt een contract soms vooraf gegaan door een Letter of Intent. Een contract opstellen is zeker niet uitsluitend de taak voor juristen. Allereerst zal de business de inhoud van het contract moeten bepalen.

Begin elke contract met een gedetailleerde considerans met een omschrijving van de uitgangspunten en omstandigheden om helderheid te hebben in geval het contract niet zou voorzien in bepaalde onvoorziene omstandigheden. Uiteraard moeten elementen als scope, services, verantwoordelijkheden en verplichtingen, overeengekomen performance en KPIs, communicatie lijnen, interfaces en processen eenduidig worden beschreven, alsook de commerciële afspraken en de bijbehorende tarieven.

Elementen zoals de contractpartijen, beëindiging clausules, aansprakelijkheden, retentierecht, schadeloosstelling en toepasselijk recht is vaak voer voor de juristen om aan te vullen, maar de business owner moet zeker de impact daarvan in de gaten houden.

 

 

 

Wat zijn de valkuilen?

Vaak zien we wel een beëindigingsclausule waarin wordt gedefinieerd wat de voorwaarden voor beëindiging zijn, maar slechts zelden wordt dan beschreven wat de verantwoordelijkheden en verplichtingen zijn hóe partijen dan uit elkaar gaan. Moeizame overdracht naar een opvolgend dienstverlener van informatie, proces kennis en specifieke klanteisen is dan vaak het resultaat.

Een andere valkuil is de definitie van KPIs. Deze zijn vaak niet eenduidig beschreven waardoor er na verloop van tijd onduidelijkheid ontstaat of een meting van bijvoorbeeld compleetheid van order gemeten moet worden gemeten op basis van orders, lijnen of artikel aantal. Met als gevolg discussie over de performance van de dienstverlener.

En een derde valkuil is het contract opstellen te veel geredeneerd vanuit de huidige situatie. Het advies is om voldoende flexibiliteit in te bouwen om bij veranderende omstandigheden ook aanpassingen in de relatie met je dienstverlener te kunnen doorvoeren. Als voorbeeld: het is prima om een 5 jarig contract af te spreken, maar als je na 3 jaar om strategische redenen het netwerk wilt veranderen moet er flexibiliteit zijn met betrekking tot bijvoorbeeld het gebruik van magazijnruimte.

Timeline en kwaliteit

Samengevat is het selecteren van een (nieuwe) logistiek dienstverlener voor het uitbesteden van logistieke activiteiten een proces dat veel aandacht en tijd vergt. Het advies is om voldoende tijd uit te trekken voor het proces zodat er weloverwogen en goed gefundeerde beslissingen kunnen worden genomen.

Bovendien is het een proces dat bedrijven niet frequent uitvoeren, omdat in zijn algemeenheid een strategische keuze gemaakt wordt voor dienstverlener voor langere duur. Daarom is professionele support van een goede supply chain consultant geen overbodige luxe om bijvoorbeeld markt kennis aan te leveren, zinvolle tariefstructuren uit te werken, benchmark performance en KPIs op te stellen, voldoende diepgang en de juiste proces kwaliteit te waarborgen door middel van het gebruik een scorecard of assessment tool.

Wie zijn de belangrijkste logistiek dienstverleners in Nederland? Download hier de meest recente Top 100 Logistiek Dienstverleners in Nederland

 

Tien Do’s and Don’ts

Tot slot tien Do’s and Don’ts.

*) bron: Penn State e.d., 2018 22nd Annual Third-Party Logistics (3PL) Study

Auteur: Carlo Peters, Principal Consultant bij Buck Consultants International en is ruim 30 jaar actief aan zowel de aanbodzijde als aan de vraagzijde van logistieke activiteiten. In zijn huidige rol adviseert hij wereldwijd bedrijven over hun supply chain strategie en hoe deze strategie te realiseren en heeft hij tientallen logistieke partner selectie en uitbestedingstrajecten begeleid.

 

Reageer op dit artikel